Adressdatenbank: Alle Adressen an einem zentralen Ort

Die klassische Adresse ist auch in Zeiten der Digitalisierung noch immer der direkteste Draht zu einem Unternehmen, einem Kunden oder einer Privatperson. Sie sagt uns nicht nur, wo jemand wohnt oder wo ein Betrieb zu finden ist, sondern wird auch genutzt, um Post zu versenden. Keine Frage: Adressen sind so aktuell und wichtig wie eh und je und sollten daher immer mit der nötigen Aufmerksamkeit behandelt werden. Hierfür gibt es beispielsweise Adressdatenbanken.

Von analog zu digital

Es ist gar nicht so lange her, da wurden Adressen in entsprechenden Büchern oder Visitenkarten-Ordnern gesammelt. Die analogen Varianten sind mit wenig Aufwand verbunden und funktionieren auch dann noch, wenn die Technik ausgefallen ist. Trotzdem haben es digitale Möglichkeiten geschafft, sich zu etablieren und die alten Wege der Adressverwaltung auch ein Stückweit zu verdrängen. Der Grund hierfür ist schnell gefunden: Die digitale Adressdatenbank ist schlicht und ergreifend viel praktischer, übersichtlicher und leichter zu pflegen.

Diese Liste der Vorteile, die natürlich durch weitere Punkte ergänzt werden kann, wird besonders dann deutlich, wenn eine Adresse nicht mehr aktuell ist beziehungsweise geändert wurde. In analogen Adressdatenbanken führen solche Situationen schnell zu Unübersichtlichkeit, die wiederum Fehler hervorrufen kann. Beim Einsatz der digitalen Adressdatenbank oder einer Kundenkartei muss man keine Adressen durchstreichen oder mit Weißmacher übertünchen, sondern kann sie ganz einfach und ordentlich ändern.

Die Vorteile der digitalen Adressdatenbank im Überblick

• übersichtlicher Aufbau
• einfaches Ändern und Löschen von Adressen in der Kundendatenbank
• verschiedene Suchfunktionen
• verschiedene Kategorisierungsmöglichkeiten
• Nutzung der Groupware durch mehrere Personen möglich
• über verschiedene Geräte erreichbar

Warum cloudbasierte Adressdatenbanken besser sind als Excel-Tabellen

Der letzte Punkt in der obenstehenden Auflistung soll an dieser Stelle noch etwas genauer unter die Lupe genommen werden. Man muss beim Thema Adressdatenbank natürlich zwischen mehreren Formaten unterscheiden. Die wohl einfachste Variante ist die allseits beliebte Excel-Tabelle. Diese bietet natürlich ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit, verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten und weitere Funktionen, kommt jedoch auch mit einem riesigen Nachteil daher: Sie ist (wenn Sie nicht gerade auf einem Server oder in einer Cloud liegt), gerätegebunden. Das heißt: Wenn eine Adresse auf dem PC von Mitarbeiter XY abgespeichert ist, kann auch nur über dieses Gerät darauf zugegriffen werden.

Viel praktischer (und auch zeitgemäßer) ist es, eine cloudbasierte Software wie Bileico für die Adressverwaltung einzusetzen. Warum? Das erklären wir Ihnen im Folgenden gern ein bisschen genauer.

Die Adressdatenbank für Firmen und Vereine

Bei der Firmen- und Vereinssoftware Bileico handelt es sich um ein umfangreiches Browser-Programm, das mit vielen verschiedenen Funktionen ausgestattet ist. Eine davon ist die digitale Adressdatenbank, die geräteunabhängig und von mehreren Personen genutzt beziehungsweise gepflegt werden kann.

Es handelt sich bei der Datenbank um eine intuitive Eingabemaske, die vorrangig der Kontaktpflege oder der Kundenverwaltung dient. Bileico ist so ausgerichtet, dass die Software sowohl für Vereine als auch kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet ist. Es ist also Ihnen überlassen, ob Sie hierüber die Adressen der Vereinsmitglieder oder der Mitarbeiter und Kunden pflegen.

Beim Anlegen der Adresse hat man verschiedene Möglichkeiten. Es ist natürlich Ihnen überlassen, wie umfangreich und detailliert der jeweilige Eintrag sein soll. Aus unserer Erfahrung heraus können wir jedoch sagen: Je mehr Informationen in der Adressdatenbank eingetragen werden, desto besser ist es. Zu den klassischen Eingabemöglichkeiten gehören:

• Name
• Adresse
• weitere Kontaktmöglichkeiten
• Geburtstag
• weitere Notizen und Informationen

Tipp: Eine wirklich hervorragende Funktion der Bileico-Adressdatenbank sind die Status-Optionen. Diese erlauben es, die Kontakte unabhängig von ihren Anfangsbuchstaben zu kategorisieren – beispielsweise in Neu- und Bestandskunden, normale Mitglieder und Alters- und Ehrenabteilung etc.

Doch damit noch nicht genug. Bileico hat weitere Features, die dafür sorgen, dass die Arbeit mit dieser Adressdatenbank nicht nur unkompliziert ist, sondern sogar richtig Spaß macht. So gibt es beispielsweise eine umfassende Such- und Filtermaske, die mit jedem neueingetragenen Kontakt wichtiger wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine bestehende Adressdatenbank in Form einer csv-Datei zu importieren oder die angelegten Kontakte in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Letzteres Vorgehen ist beispielsweise dann von Vorteil, wenn Sie eine tabellarische Übersicht aller Adressen erstellen und eventuell auch ausdrucken wollen.

Die Verknüpfung von Adressen und Aufgaben

Kommen wir an dieser Stelle noch einmal auf die analogen Adressdatenbanken und auch auf die klassische Excel-Variante zurück. Keine Frage, diese Methode haben sich über Jahre hinweg als durchaus praktikabel erwiesen und durchaus ihre Daseinsberechtigung. Dass der digitale Weg dennoch der bessere – oder eher gesagt: der effektivere – ist, beweist folgende Funktionsweise der Bileico Adressdatenbank.

Die Adressen werden hier nämlich nicht einfach nur angelegt und gelegentlich aktualisiert, sondern aktiv genutzt und in den Workflow integriert. Vor allem Unternehmen, die häufig kundengebundene Projekte realisieren, werden davon profitieren. Konkret gestaltet sich die aktive Nutzung der Adressen folgendermaßen. Sie haben mit Bileico die Möglichkeit, einem Kontakt

• Rechnungen, Produkte, Beiträge, Gutschriften und Zahlungsoptionen zuzuordnen (mit dem Rechnungsprogramm)
• (Serien-) Emails und (Serien-) Briefe zu schicken
• Projekte zuzuordnen
• Aufgaben zuzuordnen (in der Aufgabenverwaltung)
• Termine zuzuordnen (im Online Kalender)

Eine Adresse, die einmal in Bileico angelegt wurde, sollte nie isoliert behandelt werden. Wer das volle Potential unserer Software ausschöpfen will, integriert die Kontakte in verschiedene Arbeitsabläufe und freut sich über eine sinkende Fehlerquote, einen verbesserten Workflow, funktionierende Kommunikation und eine daraus resultierende verbesserte Kunden- beziehungsweise Mitgliederbindung. Sowohl Adressbücher und Visitenkarten-Sammlungen als auch eine Excel-Tabelle werden Ihnen diese Vorteile auf keinen Fall bieten können.

Wozu ist die Adressdatenbank überhaupt notwendig?

Sie haben Adressen bisher nie an einem zentralen Ort gesammelt, weil Sie das nicht für notwendig gehalten haben? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um endlich damit zu beginnen. Warum? Weil das Suchen dadurch endlich ein Ende hat. Hand aufs Herz? Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Sie eine Rechnung schreiben, einen Brief versenden oder einen Anfahrtsweg bestimmen wollten und erst einmal minutenlang nach der nötigen Adresse suchen mussten? Tun Sie sich selbst und anderen einen Gefallen und nutzen Sie die Möglichkeit von einer Adressdatenbank. Der Aufwand, der beim Eintragen der einzelnen Adressen entsteht, ist gering und lohnt sich auf jeden Fall. Einmal angelegt, ist die Datenbank in gewisser Weise ein Selbstläufer. Wichtig ist nur, dass Sie Änderungen sofort einpflegen und regelmäßig prüfen, ob alle Angaben noch korrekt sind. Jeder, der Ordnung in sein Unternehmen oder seinen Verein bringen will, tut gut daran, eine Adressdatenbank anzulegen und auch aktiv zu nutzen. Mit der Vereins- und Vertriebssoftware Bileico ist dieser Arbeitsschritt ein Leichtes. 

Bileico kann noch mehr!

Neben der Adressdatenbank, bietet diese Software weitere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet: