Adressen verwalten: Warum Excel ausgedient hat

Die Adressverwaltung ist für viele Unternehmen ein leidiges Thema. Es handelt sich hierbei um eine Tätigkeit, die auf den ersten Blick kaum einen Nutzen bringt und daher gern als Zeitverschwendung betrachtet wird. Das Problem: Je mehr Adressen sich im Laufe der Zeit ansammeln, desto wichtiger und desto anstrengender ist die Adressverwaltung. Wer hier nicht mit System an die Arbeit geht, wird schon bald das Nachsehen haben.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Warum Sie Adressen verwalten müssen

Adressen verwalten fällt unter den großen Aufgabenbereich Kontaktmanagement. Nicht nur große, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen häufen im Laufe der Zeit eine erstaunliche Menge an Kontakten an. Hierbei handelt es sich natürlich zum Großteil um Kunden, aber auch um Zulieferer, Geschäftspartner, Freelancer usw. Mit anderen Worten: Jeder, der in irgendeiner Weise Berührungspunkte zum Unternehmen XY hat, wird in dessen Kontaktkartei aufgenommen.

Hierbei sollte es jedoch nicht bleiben. Wer Adressen einfach nur sammelt, hat am Ende nichts weiter als eine riesige Menge Daten – in Form von Visitenkarten und digitalen Dokumenten. Um hiervon auch wirklich zu profitieren, müssen die Adressen auch verwaltet werden. Nur so haben Sie die Möglichkeit, einen möglichst großen Nutzen aus den Kontaktinformationen zu ziehen.

Die Vorteile der Adressverwaltung im Überblick:

• Sie müssen nie wieder lange nach einer Adresse suchen
• Sie erhalten zusätzlich zur Adresse weitere wichtige Informationen zu dem Kontakt
• Sie können Ihre Akquise verbessern und Umsätze steigern
• Sie sparen Zeit (und somit auch Geld)

Adressen verwalten über Excel? Ziemlich in die Jahre gekommen!

Es gab Zeiten, in denen galt das Microsoft Office-Programm Excel als das Nonplusultra, wenn es um die Verwaltung von Daten ging. Die Tabellensoftware versprach übersichtliche Lösungen und zahlreiche Extrafunktionen, die die Datenverarbeitung auf ein völlig neues Level erhoben. Das Problem: Man durfte keinen einzigen Tag in der Schule gefehlt haben, um Excel in all seiner Komplexität zu verstehen. Auch wenn das Design des Programms mittlerweile sehr modern daherkommt, lässt die Benutzerfreundlichkeit immer noch sehr zu wünschen übrig.

Ein weiterer Nachteil von Excel: Das Dokument, das Sie erstellen, ist nur wenig flexibel. Natürlich kann es auf einen Server gelegt und dort von verschiedenen Menschen genutzt werden, doch entspricht dies nicht wirklich dem zeitgemäßen Verständnis vom papierlosen Büro.

Bileico: Adressen verwalten wie die Profis

Keine Frage: Es ist höchste Zeit für einen Paradigmenwechsel. Wir von Bileico haben einen klaren Anspruch: Wir wollen Ihnen die Arbeit so einfach wie möglich machen. Unsere Software richtet sich klar an zwei Zielgruppen:

• kleine und mittelständische Unternehmen
• Vereine

Beide Gruppen wissen genau, was es bedeutet, im Laufe der Zeit eine Vielzahl an Kontakten anzusammeln. Und für beide Gruppen ist es überaus wichtig, Adressen richtig zu verwalten. Denn nur so wird garantiert, dass Sie niemals den Überblick verlieren und das Maximale aus den geknüpften Kontakten herausholen. Wie Ihnen das gelingt, wird am besten verdeutlicht, wenn wir Ihnen die Kontaktsoftware Bileico einmal genauer vorstellen. Wenn Sie Adressen verwalten wollen, haben Sie die folgenden Optionen:

• Kontakte anlegen: Der erste Schritt sieht selbstverständlich vor, den Kontakt und die dazugehörige Adresse anzulegen. Hierbei hilft Ihnen eine übersichtliche Eingabemaske, die Platz für alle wichtigen Informationen bereithält. Neben Namen und Adresse können Sie beispielsweise auch Kontaktmöglichkeiten, Geburtstag und individuelle Ergänzungen hinterlegen. Unser Tipp: Übertragen Sie auch Adressen, die in Form von Visitenkarten in Ihrer Schreibtischschublade verstauben. Die Zukunft ist digital und papierlos. Das gilt auch für die Pflege Ihrer (privaten und geschäftlichen) Kontakte.

• Adressen in Gruppen verwalten: Kunden, Lieferanten, Freelancer. Neue Mitglieder, aktive Mitglieder, Alters- und Ehrenabteilung. Wenn Sie sich mit der Adressverwaltung befassen, werden Sie eines schnell feststellen: Kontakt ist nicht gleich Kontakt. Es ist überaus sinnvoll, Kontakte beziehungsweise Adressen in verschiedene Gruppen oder Kategorien zu unterteilen. Dieses Vorgehen hilft Ihnen beispielsweise beim Versenden von Newslettern oder einer Termin-Erinnerung. Die Gruppierung erfolgt bei Bileico über die Status-Optionen. Sie können zum einen die voreingestellten Optionen nutzen und zum anderen auch individuelle anlegen.

• Kontakte suchen: Adressen verwalten bedeutet auch, eine bestimmte Information in möglichst kurzer Zeit zu erhalten. Auch hier ist Ihnen Bileico eine große Hilfe. Wenn Sie auf „Kontakte suchen“ klicken, erscheint eine umfangreiche Suchmaske. Hier können Sie ganz klassisch einen Namen oder auch eine Stadt, eine Handynummer, eine Webseite und vieles mehr eingeben. Auf diese Weise wird garantiert, dass Sie die gewünschte Adresse in kürzester Zeit zur Hand haben.

• Adressen importieren und exportieren: Sie haben bereits eine Adressliste, die auf Bileico übertragen werden soll oder wollen eine solche erstellen? Hierfür können Sie die Import- und Export-Funktion nutzen. Um eine Adressliste zu importieren, muss es sich um eine CSV-Datei handeln. Wenn Sie die Daten exportieren, wird die Übersicht auch in diesem Dateiformat gespeichert.

• Rechnungen verknüpfen: Auch wenn es nicht direkt mit der Verwaltung von Adressen zu tun hat, soll an dieser Stelle erwähnt werden, dass Sie mit Bileico nicht nur Rechnungen online erstellen, sondern diese auch direkt einem Kunden zuweisen können. Auch hierfür werden die Adressen, die Sie zuvor hinterlegt haben, genutzt.

Doch damit noch nicht genug. Bileico überzeugt nicht nur durch seine Funktionen, sondern auch seine Nutzungseigenschaften. Sie können die Software zum Adressen verwalten nämlich nicht nur wie gewohnt über den Laptop oder PC öffnen, sondern auch unterwegs via Smartphone oder Tablet. Der Grund: Das Programm ist nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden, sondern cloudbasiert. Das bedeutet, dass Sie nur ein internetfähiges Endgerät brauchen, um Bileico von überall aus aufzurufen. Gerade Personen, die viel unterwegs sind und beispielsweise auch in der Bahn oder vor dem Kundentermin noch schnell etwas erledigen wollen, werden hiervon absolut begeistert sein.

Adressen verwalten in Vereinen – Wichtiger als oftmals angenommen

Dass Unternehmen besser einen Überblick bewahren sollten, wenn es um die Verwaltung von Adressen geht, ist unumstritten. Dass das gleiche auch für Vereine gilt, wird hingegen gern unter den Tisch gekehrt. Egal ob Feuerwehr-, Sport-, Modellbau- oder Tanzverein – auch hier sollten die Adressen der Mitglieder stets mit größter Sorgfalt behandelt werden. Warum es auch hier so wichtig ist, Adressen zu verwalten, zeigen die folgenden Beispiele:

• Einladung zur nächsten Versammlung
• Erinnerung an dem Mitgliedsbeitrag
• Versenden von Rundbriefen
• Besuche an Geburtstagen, Hochzeiten, anderen Feierlichkeiten