Das Vereinswesen ist eine Welt voller Fallstricke. Selbst Ehrenamtliche, die hiermit kein Geld verdienen, sondern lediglich Traditionen aufrecht erhalten, das Miteinander in der Gemeinschaft beleben und/oder einen gemeinnützigen Zweck verfolgen möchten, müssen wissen, dass es jede Menge Aspekte gibt, die es zu beachten gilt. Auch Vereine, beziehungsweise deren Mitglieder können Fehler machen – Fehler, die sich jedoch vermeiden lassen, wenn man sie kennt. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen sieben klassische Fallstricke vorstellen, die Sie (relativ) einfach umgehen können.
Der Beitrag im Überblick
Den Nachwuchs aus den Augen verlieren
Regelungen wie die DSGVO missachten
Fremdes Bildmaterial verwenden
Gemeinnützigkeit aufs Spiel setzen
Fortschreitende Digitalisierung ignorieren
Fehler sind da, um aus ihnen zu lernen
Den Nachwuchs aus den Augen verlieren
Viele Vereine in Deutschland kämpfen mit dem Problem, immer älter zu werden. Während die Alters- und Ehrenabteilung häufig aus allen Nähten platzt, sieht es beim Nachwuchs leider häufig ganz anders aus.
Keine Frage: Das Vereinswesen ist für junge Menschen nur bedingt attraktiv – ein Umstand, den Sie nicht einfach so hinnehmen müssen. Ergreifen Sie stattdessen viel lieber gezielt Maßnahmen, um den Nachwuchs wieder in den Fokus zu rücken und langfristig zu fördern.
Lese-Tipp: In diesem Beitrag auf unserem Bileicoblog verraten wir Ihnen fünf Maßnahmen, mit denen es Ihnen gelingt, junge Mitglieder an den Verein zu binden.
Setzen Sie außerdem ganz gezielt einen Jugendwart ein, der sich nicht nur eingehend mit dem Nachwuchs beschäftigt, sondern auch dessen Interessen und Bedürfnisse bei Vorstandssitzungen vertritt. Auf diese Weise entsteht ein generationsübergreifender Dialog, von dem letztlich alle Beteiligten profitieren.
Regelungen wie die DSGVO missachten
Vereinswesen hat meist viel mit Traditionen und Vergangenheit zu tun. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie sich vor Neuerungen gänzlich verschließen dürfen. Ganz im Gegenteil: In unserer schnelllebigen Welt gibt es immer wieder neue Gesetze und Regelungen, die Sie nicht nur kennen, sondern auch umsetzen müssen.
Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist die EU-Datenschutzgrundverordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist und auch Vereine betrifft. Wer die DSGVO missachtet, riskiert hohe Strafsummen, die unter Umständen sogar das Fortbestehen des Vereins gefährden können.
Umso wichtiger ist es, dass Sie sich solchen Veränderungen gegenüber nie verschließen, sondern immer auf dem Laufenden bleiben. Es ist zum Beispiel eine sehr gute Idee, ein Mitglied zu bestimmen, das sich permanent über eventuelle Neuerungen informiert und entsprechende Anpassungen innerhalb des Vereins voranbringt. Wie wäre es, wenn Sie einen Beisitzer mit dieser Aufgabe betrauen?
Fremdes Bildmaterial verwenden
Immer wieder kann beobachtet werden, dass Vereine für ihre Webseiten, Flyer, Plakate oder ihre Social Media-Präsenz leichtfertig fremdes Bildmaterial verwenden. Solang es (halbwegs) gut passt, scheint es dahingehend auch erst einmal keine Probleme zu geben. Doch diese Einstellung ist grundlegend falsch – und gefährlich.
Die Verwendung von fremden Bildmaterial ist eine Urheberrechtsverletzung und damit ein grober Fehler, den es zu vermeiden gilt. Ob Sie nun die nächste Veranstaltung anpreisen oder auf eine tolle Neuigkeit hinweisen wollen – bebildern Sie Mitteilungen jeder Art (sowohl online als auch analog) entweder mit eigenem oder lizenzfreiem Material. Letzteres finden Sie beispielsweise in der Fotodatenbank pixabay.com.
Andernfalls kann es unter Umständen passieren, dass Sie vom Urheber des Fotos (oder Videos, Liedes, etc.) verklagt werden und eine hohe Schadenersatzsumme zahlen müssen.
Lese-Empfehlung: Vereine in sozialen Netzwerken: Diese 5 Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden!
Gemeinnützigkeit aufs Spiel setzen
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass eine Gemeinnützigkeit, die einmal ausgesprochen wurde, für immer Bestand hat. Vereine, die diesen Status erhalten haben, können ihn auch jederzeit wieder verlieren – und damit ein echtes (steuerliches) Problem bekommen.
Die Gemeinnützigkeit eines Vereins gerät immer dann in Gefahr, wenn dieser seinen gemeinnützigen Zweck aus den Augen verliert/nicht mehr verfolgt und/oder finanzielle Ziele irgendwann im Vordergrund stehen. Vermeiden Sie beides, um auch weiterhin als gemeinnützig zu gelten.
Lese-Empfehlung: Noch mehr zum Thema Gemeinnützigkeit für Vereine können Sie in diesem Beitrag auf unserem Blog nachlesen.
Buchhaltung schleifen lassen
Für viele Vereine ist alles, was sich rund um Zahlen und Steuern dreht, ein wahrer Graus, der gern verdrängt oder vollständig ignoriert wird. Auch hierbei handelt es sich um einen groben Fehler, denn spätestens wenn die nächste Steuererklärung ansteht, beginnt das große Zusammensuchen von Unterlagen, Kontoauszügen und Belegen.
Um diesem Fallstrick entgegenzuwirken, ist es von entscheidender Wichtigkeit, einen Kassenwart einzusetzen, der die Finanzen und Zahlen des Vereins stets im Blick hat und die Buchhaltung zu keiner Zeit schleifen lässt. Dann ist auch die jährliche Steuererklärung keine allzu große Herausforderung mehr.
Satzung nie überarbeiten
Vor allem Vereine, die schon seit Jahrzehnten bestehen, haben oftmals eine Satzung, die fast schon das Prädikat „historisch“ verdient hat. Es ist natürlich keinesfalls notwendig, dieses Dokument alle zwei Jahre zu aktualisieren. Doch ist es durchaus sinnvoll, hin und wieder einen Blick in die Satzung zu werfen und gewisse Passagen an neue Regelungen anzupassen.
Es ist schlichtweg normal, dass sich Anforderungen, bisherige Handhabungen etc. im Laufe der Zeit verändern und Formulierungen entsprechend angepasst werden müssen.
Fortschreitende Digitalisierung ignorieren
Es mag dem einen oder anderer Verein noch immer reichlich suspekt erscheinen, doch wer sich heutzutage immer noch der Digitalisierung gegenüber verschließt, der riskiert, früher oder später den Anschluss zu verlieren.
Machen Sie nicht den Fehler, alle Neuerungen, die das Internet mit sich bringt, kategorisch zu verteufeln, sondern öffnen Sie sich den spannenden Möglichkeiten, die sich hieraus ergeben. Sie werden schon bald feststellen, dass vieles, das durch die Digitalisierung möglich ist, einen maßgeblichen Vorteil für Ihren Verein mit sich bringt.
Ein hervorragendes Beispiel hierfür ist unsere Vereinssoftware Bileico, mit der Sie unter anderem Mitglieder und Beiträge verwalten, Veranstaltungen planen und Termine koordinieren können.
Lese-Empfehlung: Vereinswesen und Digitalisierung – Wie passt das zusammen?
Fehler sind da, um aus ihnen zu lernen
Es ist natürlich nahezu unmöglich, dass ein Verein nie Fehler macht. Grundsätzlich sind Fehltritte auch nichts Schlimmes – solang man sie hinterher reflektiert, aus ihnen lernt und sie nicht wiederholt.
Entwickeln Sie also keine panische Angst vor eventuellen Missgeschicken, sondern entwickeln Sie ein gesundes Verhältnis zu Rückschlägen und Co. Die wenigsten sind „schlimm genug“, um Ihren Verein vollständig in die Knie zu zwingen.
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