Das Auslagern bestimmter Aufgaben (im Fachjargon auch Outsourcing genannt) ist in den meisten Firmen und auch unter Einzelunternehmern längst gang und gäbe. Kein Wunder, schließlich ist die Zusammenarbeit mit Freelancern in der Regel unkompliziert, flexibel und zeit- sowie kostensparend. Doch ganz so einfach, wie es sich in der Theorie darstellt, ist es in der Praxis nicht immer. Gerade von Seiten der Freelancer – also der Auftragnehmer – ist immer wieder zu hören, dass Sie sich eine Zusammenarbeit etwas anders vorstellen. Was die freien Mitarbeiter besonders häufig auf die Palme bringt, das erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Der Beitrag im Überblick
#1 unkoordinierte Kommunikation
#1 unkoordinierte Kommunikation
Erfolgreiches Outsourcing basiert in erster Linie auf einer unmissverständlichen Kommunikation. Denn nur wenn jeder genau weiß, was zu tun ist, kann das Projekt am Ende von Erfolg gekrönt werden. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass maximal über zwei Kanäle miteinander kommuniziert wird.
Heute eine kurze Mail mit Anhang, morgen ein Anruf und übermorgen eine Chat-Nachricht – kaum etwas nervt Freelancer so sehr wie eine unkoordinierte Kommunikation, die (zumindest gefühlt) über alle erdenklichen Wege stattfindet.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Projekt mit einem freien Mitarbeiter zu realisieren, dann einigen Sie sich schon ganz zu Beginn auf ein Kommunikationsmedium, von dem Sie nicht mehr abweichen. Das schafft Klarheit und räumt Missverständnisse aus der Welt.
Unser Tipp: Bileico eignet sich hervorragend für die Arbeit mit Freelancern. Hier können Sie sich nicht nur im Chat kurz und bündig austauschen, sondern beispielsweise auch verschiedene Dokumente an einem zentralen Ort sammeln und speichern.
#2 Preisverhandlungen
Ein Freelancer hat seinen festen Preis. Wenn er Ihnen diesen mitteilt, dann dürfen Sie ruhig davon ausgehen, dass er sich bei der Kalkulation etwas gedacht und nicht einfach die erstbeste Zahl in den Raum geworfen hat.
Natürlich sind Preisverhandlungen grundsätzlich immer erlaubt, aber vergessen Sie nicht, dass Sie sich im Gespräch mit einem professionellen Dienstleister und nicht auf dem Flohmarkt befinden.
Nicht selten empfinden es Freelancer als Abwertung ihrer Arbeit, wenn Auftraggeber mit dem Feilschen beginnen. Und das wiederum kann einen langfristigen (und negativen) Einfluss auf die weitere Zusammenarbeit haben.
Entscheiden Sie sich also: Ist Ihnen die Fachexpertise das Geld wert – dann schlagen Sie zu – oder nicht – dann halten Sie Ausschau nach einem günstigeren Anbieter.
#3 Schlechte Briefings
Freelancer sind keine Hellseher, die dank übernatürlicher Fähigkeiten in Ihr Gehirn eindringen und dort sehen können, wie Sie sich dieses und jenes Projekt in der finalen Form vorstellen. Das bedeutet: Erklären Sie so detailliert und umfassend wie nur möglich, was Sie sich wünschen (und vielleicht auch, was Sie keinesfalls wollen).
Ein Briefing – also ein Dokument, in dem das Projekt von unterschiedlichen Seiten beleuchtet und grob festgehalten wird – ist ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern.
Nehmen Sie sich ruhig die Zeit, es mit möglichst vielen Informationen zu füttern und dem Freien somit etwas an die Hand zu geben, womit er auch wirklich arbeiten kann.
In einem guten Briefing beleuchten Sie unter anderem:
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das Ziel des Projektes
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die Zielgruppe
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die Ansprache der Zielgruppe
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den gewünschten Stil (der Grafik/der Sprache/der Fotos/etc.)
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eventuelle No-Gos
Je mehr Input Sie über das Briefing liefern, desto besser. Die meisten Freelancer werden Ihnen dankbar für diese umfangreiche und aussagekräftige Zuarbeit sein. Denken Sie aber auch daran, nicht zu viele Vorgaben zu machen, sodass der freie Mitarbeiter immer noch genügend Raum für kreative Entfaltung hat.
#4 mangelhafte Zuarbeit
Kaum etwas nervt Freelancer so sehr wie das Warten auf Zuarbeit von Seiten des Auftraggebers.
Der Webseiten-Designer benötigt Bildmaterial, der Texter braucht spezielle Infos zum Unternehmen und der Programmierer würde wirklich gern die Zugangsdaten für den Server wissen – weil alle andernfalls einfach nicht weitermachen können und das Projekt stillsteht.
Auch hier gilt einmal mehr: Kommunikation ist das A und O. Am besten ist es, wenn Sie schon in der frühen Phase der Zusammenarbeit gemeinsam einen Zeitplan erstellen, aus dem hervorgeht
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wann der Freelancer welche Zuarbeit benötigt
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wann Sie mit ersten (Zwischen-) Ergebnissen rechnen
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wann das Projekt abgeschlossen sein soll
Wenn sich alle Beteiligten an diese Vorgaben halten, steht einer reibungslosen Zusammenarbeit kaum noch etwas im Weg.
#5 unrealistische Deadlines
Bleiben wir noch kurz beim Thema Zeitplan – denn auch hier lauert ein Fettnäpfchen, in das fast jeder Auftraggeber früher oder später tritt.
Natürlich kommt es immer mal vor, dass ein Foto, ein Text oder eine Grafik ganz dringend – am besten schon gestern – benötigt wird. Aber denken Sie dabei auch immer daran: Freelancer sind auch nur Menschen.
Sie haben auch noch andere Kunden, ein Privatleben, sonstige Verpflichtungen und selbstverständlich ein Recht auf Verschnaufpausen. All das sorgt dafür, dass nicht jeder Auftrag sofort erledigt werden kann. Geben Sie daher immer realistische Deadlines vor, wenn Sie auch zukünftig gern weiter mit dem Freelancer zusammenarbeiten und ihn nicht vergraulen wollen.
#6 mangelndes Vertrauen
„Wie kann ich denn sicher sein, dass Sie auch wirklich so lang für das Projekt gebraucht haben?“ - Kaum eine Aussage nervt Freelancer zuverlässiger als diese; denn sie impliziert: Eigentlich vertraue ich dir nicht wirklich.
Wer sich auf die Zusammenarbeit mit einem freien Mitarbeiter einlässt, sollte sich von Anfang an im Klaren darüber sein, dass er damit Kontrolle abgibt und sich im Vertrauen üben muss.
Natürlich kann es immer mal vorkommen, dass ein Freelancer hie und da ein paar zusätzliche Minuten auf die Rechnung mogelt. Doch ist es der falsche Ansatz, alle Freien unter Generalverdacht zu stellen.
Wenn Sie merken, dass Sie Probleme mit dem Kontrollverlust haben und Ihrem Programmierer doch lieber während der Arbeit über die Schulter schauen wollen, dann müssen Sie einen fest einstellen.
#7 plötzliche Sonderwünsche
Und noch ein Klassiker: Der Freelancer präsentiert seinem Auftraggeber ein (Zwischen-)Ergebnis und diesem fällt „ganz plötzlich“ ein, dass er es so ja überhaupt nicht haben wollte. Viel zu oberflächlich, viel zu flapsig, viel zu gelb, viel zu…
Plötzliche Sonderwünsche, die erst geäußert werden, wenn der Freelancer schon viel Aufwand und Hirnschmalz in ein Projekt gesteckt hat, sind nicht nur nervig, sondern können auch den Zeitplan extrem gefährden.
An dieser Stelle wird einmal mehr deutlich, wie wichtig ein umfassendes und tiefgreifendes Briefing ist, das Ihnen genug Platz bietet, um all Ihre Anforderungen und Sonderwünsche zu äußern.
Die Zusammenarbeit mit einem Freelancer ist nicht immer einfach – doch sie lohnt sich. Wenn Sie sich erst einmal als Team eingespielt haben, werden Sie schon bald feststellen, wie sehr Sie von diesem externen Profi profitieren können.
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