Blog

Bileico Blog

- Herzlich Willkommen auf dem Blog von Bileico
- Alles rund um die Themen Unternehmensgründung und Vereinswesen
- Tipps, Tricks und mehr für Firmen und Vereine

Das papierlose Büro: Definition, Vorteile, Nachteile und Praxis-Beispiele

Das papierlose Büro: Definition, Vorteile, Nachteile und Praxis-Beispiele

Die Digitalisierung ist die große Entwicklung, die die moderne Arbeitswelt seit Jahren beschäftigt und auch in kommender Zeit weiterhin Aufmerksamkeit erregen wird. Wenn auch Sie als Gründer oder Unternehmer auf den „Digital-Zug“ aufspringen wollen, haben Sie sicherlich schon einmal etwas vom sogenannten papierlosen Büro gehört. Eine fast schon märchenhafte Beschreibung für einen Zustand, der in einigen Jahren bereits gelebte Normalität sein könnte. Erfahren Sie in diesem Beitrag, was genau das papierlose Büro ist und wie Sie es schrittweise bei sich im Unternehmen – egal ob Startup oder Traditionsbetrieb – einführen.

Der Beitrag im Überblick

Definition: Was ist ein papierloses Büro?

Vorteile und Nachteile vom papierlosen Büro

Praxistipps: Wie funktioniert das papierlose Büro?

Mit Bileico zum digitalen Büro

Papierloses Büro: Gelebte Realität oder ferne Zukunftsmusik?

 

Definition: Was ist ein papierloses Büro?

Die Idee vom papierlosen Büro ist ebenso simpel wie ihre Bezeichnung. Es geht im wahrsten Sinne des Wortes darum, jegliche Form von Papier – seine es ausgedruckte Präsentationen, Rechnungen, Bewerbungen, Notizen oder Konzepte – aus dem Büro zu verbannen. Oder anders formuliert: Tschüss Zettelwirtschaft! Hallo digitale Übersichtlichkeit!

 

Damit dieser Schritt möglich ist, setzt das papierlose Büro eine zunehmende Digitalisierung innerhalb des Unternehmens voraus. Analoge Prozesse wie die Terminankündigung per Aushang am schwarzen Brett werden dadurch nach und nach verdrängt.

 

Das papierlose Büro funktioniert natürlich keinesfalls nach dem Motto „Ganz oder gar nicht“. Es gibt viele Büros, die sich zu Beginn mit der (vollständigen) Digitalisierung schwertun und darum zunächst einmal das papierminimierte Büro in die Tat umsetzen. Es gibt nichts, was dagegen spricht.

 

Vorteile und Nachteile vom papierlosen Büro

Das Konzept papierloses Büro hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Verfechter um sich geschart. Egal ob traditionelle Großkonzerne oder digitale Nomaden – also ortsunabhängig arbeitende Freelancer – wo man sich auch in der Arbeitswelt umschaut, das papierlose Büro hat überall Fans.

 

Diesen gegenüber stehen jedoch auch etliche Menschen, die die vollständige Digitalisierung der Büroabläufe eher kritisch betrachten und sich dabei auf diverse Nachteile vom papierlosen Büro stützen. Auch dieses Lager hat selbstverständlich seine Daseinsberechtigung und soll in diesem Beitrag keinesfalls ignoriert werden.

 

Damit es Ihnen leichter fällt, sich eine eigen Meinung zu diesem Thema zu bilden, haben wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Vorteile und Nachteile vom papierlosen Büro zusammengetragen.

 

Vorteile vom papierlosen Büro

  • Platzersparnis

  • Kostensenkung

  • Nachhaltigkeit

  • einfacherer Teamarbeit

  • verbesserte Kommunikation

  • Zeitersparnis

  • Flexibilität

  • Effizienzsteigerung

  • Such- und Filterfunktionen

  • mehrfache Datensicherung

  • ortsunabhängiges Arbeiten möglich

  • Datenverschlüsselung

  • zentrale Speicherung aller Daten und Dokumente

  • Struktur und Übersichtlichkeit

 

Nachteile vom papierlosen Büro

  • verschiedene Programme notwendig

  • schwierige Umstellung (v.a. für ältere Mitarbeiter)

  • technische Abhängigkeit

  • erhöhter Kommunikationsbedarf (in der Anfangszeit)

  • Verantwortlichkeit einer bestimmten Person

 

Praxistipps: Wie funktioniert das papierlose Büro?

Sie wollen das Abenteuer papierloses Büro wagen und sind nun auf der Suche nach konkreten Tipps für die praktische Umsetzung? Hier sind Sie genau richtig. Wir verraten Ihnen gern, wie Sie in Zukunft Schritt für Schritt das Papier im Büro minimieren und irgendwann vielleicht sogar vollständig verbannen.

 

Schritt #1: Ein zentrales Kommunikationsmedium

Während die eine Firma auf Messenger wie Skype oder Slack setzt, kommunizieren andere ausschließlich per E-Mail. Wieder andere greifen entweder zum Telefonhörer oder gehen einfach in das Büro nebenan, um eine Absprache zu treffen.

 

Was auch immer die von Ihnen bevorzugte Kommunikationsform ist – es kommt in erster Linie darauf an, dass sich alle Kollegen auf ein zentrales Medium einigen und nicht auf zig Hochzeiten parallel tanzen. Denn das ist das Absprache-Chaos geradezu vorprogrammiert.

 

Schritt #2: Eine umfassende und sichere Cloud-Lösung

Wenn Sie im World Wide Web nach „Cloudlösung für Unternehmen“ suchen, werden Sie von der Masse der Ergebnisse regelrecht erschlagen. Ganz im Sinne der Digitalisierung und des papierlosen Büros sind in letzter Zeit unzählige Anbieter auf den Markt getreten, um Ihnen ihre Lösungen zu präsentieren.

 

Welche davon die beste ist, kann an dieser Stelle nicht gesagt werden – zu unterschiedlich sind schließlich die Anforderungen der Nutzer. Um Ihnen dennoch bei der Suche behilflich zu sein, sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass gute Cloudlösungen für Unternehmen vor allen diese beiden Kriterien erfüllen müssen:

 

  • umfassende Funktionen

  • (Daten-)Sicherheit

 

Lese-Tipp: Heiter statt wolkig: Arbeiten in der Cloud

 

Schritt #3: Unterschiedliche Prozesse digitalisieren

Projektplanung, Rechnungswesen, Terminabsprache, Mitarbeiter-Koordination – nur vier Beispiele von vielen, die deutlich machen, wie (unerwartet) einfach man klassisch analoge Arbeitsprozesse digitalisieren kann.

 

Wichtig ist hierbei, dass Sie die komplexen Abläufe möglichst weiter herunterbrechen und für die „digitale Variante“ so einfach wie möglich gestalten. Das spart später nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Nerven.

 

Weiterhin muss natürlich jeder Mitarbeiter darüber informiert werden, wie Arbeitsprozess XY zukünftig im papierlosen Büro gehandhabt und durchgeführt wird. Das Ziel sollte es stets sein, so wenig Irritation wie möglich zu erwecken. Das papierlose Büro ist dann erfolgreich, wenn alles reibungslos funktioniert und jeder Mitarbeiter trotz Wegfall klassischer Handlungsschritte weiß, was zu tun ist.

 

Schritt #4: Geeignete Endgeräte einführen

Da wo das Papier nach und nach das Feld räumt, rücken elektronische Endgeräte wie Laptop, Smartphone und Tablet nach.

 

Damit das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen auch wirklich funktioniert, müssen Sie gewährleisten, dass alle Mitarbeiter trotzdem zu jeder Zeit auf die benötigten Dateien und Dokumente zugreifen können. Das bedeutet unter Umständen, dass Sie erst einmal etwas tiefer in die Taschen greifen und beispielsweise mehrere Tablets für die Kollegen anschaffen müssen.

 

Im perfekten papierlosen Büro hat jeder Mitarbeiter mindestens ein portables Endgerät, das ausschließlich ihm zur Verfügung steht und auch mit zum Kundentermin oder nach Hause genommen werden darf.

 

Schritt #5: Papierdokumente einscannen

Nur weil Sie ab morgen Schritt für Schritt auf ein papierloses Büro umsteigen, bedeutet das keinesfalls, dass all Ihre Kunden und Partner nur noch digital mit Ihnen verkehren werden.

Natürlich werden Sie auch zukünftig noch Rechnungen, Policen, Briefe und andere Dokumente in Schriftform bekommen – und zwar selbst dann, wenn Sie ausdrücklich um digitale Formate bitten.

 

Um dennoch nicht im Zettelchaos unterzugehen – und um alle bereits existierenden Papierdokumente in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren – werden Sie einen hochwertigen Scanner benötigen. Dieser muss nicht nur schnell arbeiten, sondern auch eine ausgezeichnete Qualität liefern. Nichts ist ärgerlicher als ein digitalisiertes Dokument ohne Original, das nicht lesbar ist.

 

Praxis-Tipp: Fürs Smartphone und Tablet gibt es inzwischen jede Menge Scanner-Apps, die das Scannen auch mobil oder „mal schnell zwischendurch“ möglich machen. Viele der Anwendungen legen eine überraschend gute Qualität an den Start, ersetzen jedoch keinesfalls einen echten Scanner.

 

Mit Bileico zum digitalen Büro

Papierloses Büro? Ja gerne, aber wie und wo soll man anfangen?

 

Unsere Antwort auf diese Frage: Mit Bileico! Die cloudbasierte Unternehmenssoftware bietet die ideale Basis für eine umfassende Digitalisierung in Ihrem Unternehmen – und das im Hinblick auf nahezu alle Bereiche. Nachfolgend finden Sie einige Punkte aus der Funktionspalette von Bileico, die für Ihr papierloses Büro von Interesse sein können.

 

  • Digitalisiertes Rechnungswesen

  • Teamkalender

  • Projektmanagement

  • Aufgabenmanagement

  • Chat-Funktion

  • Mitarbeiter-Verwaltung

  • Kunden- und Geschäftspartnerverwaltung

  • Dokument-Upload

  • zentraler Speicherort

  • Freigabe für ausgewählte Kollegen

 

Papierloses Büro: Gelebte Realität oder ferne Zukunftsmusik?

Manche Kritiker mögen Recht haben: Es ist nahezu unmöglich, Papier vollständig aus dem Büro – und sei es noch so modern ein- und ausgerichtet – zu verbannen. Darum gelingt es bisher auch nur sehr wenigen Unternehmen und Solo-Selbstständigen, vollständig auf dieses Material zu verzichten.

 

Trotzdem kann davon ausgegangen werden, dass analoge Arbeitsprozesse – und damit auch Papier – in Zukunft eine immer unwichtigere Rolle in der modernen Arbeitswelt spielen werden. Es ist daher keinesfalls verkehrt, schon jetzt die Arbeitsweise in Richtung Digitalisierung zu lenken und damit der Konkurrenz vielleicht ein paar Schritte voraus zu sein.

 

Foto: www.pixabay.com

 

 

Bewerte diesen Beitrag:
Vorstandsmitglieder im Detail – Teil 5: Der Jugend...
Praxis-Tipps: Themen für den Unternehmensblog find...