Der Vorstand ist das wohl wichtigste Organ eines jeden Vereins. Er setzt sich in der Regel aus mindestens zwei Personen zusammen (kann aber auch allein geführt werden) und befasst sich mit allen Belangen des Vereinswesens. Trotz seiner Bekanntheit ist das konkrete Wissen über den Vereinsvorstand in vielen Fällen erstaunlich begrenzt. Wussten Sie beispielsweise, dass die Anzahl der Vorstandsmitglieder keinesfalls in der Satzung festgehalten werden muss? Oder was genau die Aufgaben eines Schriftführers sind? Dieser Beitrag soll Licht ins Dunkel bringen und alle wichtigen Informationen rund um das Thema Vereinsvorstand zusammentragen.

Der Beitrag im Überblick

Angaben zum Vereinsvorstand in der Satzung

Typische Posten im Vereinsvorstand und ihre Aufgaben

Aufgaben müssen nicht immer klar getrennt sein

 

Angaben zum Vereinsvorstand in der Satzung

Jeder Verein muss auch einen Vereinsvorstand haben. Aus wie vielen Personen sich dieser zusammensetzt und welche konkreten Ämter es innerhalb dieses Organisationsorgans gibt, ist jedem Verein selbst überlassen.

 

Um maximale Freiheiten zu genießen und sich nicht selbst „festzunageln“, sollten Sie stets darauf achten, in der Vereinssatzung nur die nötigsten Informationen zum Vorstand aufzunehmen. Verzichten Sie nach Möglichkeit auf die Angabe einer genauen Personenzahl, die den Vorstand bildet und sehen Sie auch davon ab, konkrete Ämter zu benennen sowie deren Aufgaben zu definieren. Um dennoch den benötigten Absatz zum Vorstand in der Vereinssatzung mit Inhalt zu füllen, können Sie beispielsweise diese (oder ähnliche) Worte wählen:

 

„Der Vorstand des Vereins XY besteht aus mindestens zwei, maximal aus sieben Vereinsmitgliedern. Wie viele Personen dieses Organ in der jeweiligen Wahlperiode bilden, wird im Zuge der Mitgliederversammlung festgelegt.

Die interne Aufgabenverteilung wird vom gewählten Vorstand festgelegt. Eine genaue Verteilung von Ämtern und Positionen ist an dieser Stelle nicht vorgesehen.“

 

Der Vorteil einer solch allgemeinen Formulierung ist, dass Sie in Ausnahmefällen und Krisensituationen – beispielsweise dann, wenn sich nicht genügend Vereinsmitglieder zur Wahl aufstellen lassen – flexibler reagieren können. Außerdem können Sie dann individuell entscheiden, welche konkreten Posten besetzt werden sollen und was die Aufgaben der jeweiligen Vorstandsmitglieder sind.

 

Typische Posten im Vereinsvorstand und ihre Aufgaben

Trotz all der Freiheiten und allgemeinen Formulierungen in der Vereinssatzung sollten Sie natürlich genau wissen, welche Posten es innerhalb Ihres Vereinsvorstands geben soll. Die Anzahl der zu besetzenden Ämter sollte sich immer danach richten, wie viele bereitwillige Vereinsmitglieder es gibt. Es bringt recht wenig, einen riesigen Vorstand bilden zu wollen, ohne dass es ambitionierte Mitglieder gibt, die sich zur Wahl stellen.

Mögliche zu besetzende Ämter im Vereinsvorstand sind beispielsweise:

 

Vereinsvorsitzender

Vereinfacht formuliert ist der Vereinsvorsitzende der „Chef“ des Vereins. Er organisiert und leitet beispielsweise Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, überwacht die internen Abläufe und stellt nach außen hin (neben dem Pressewart) eine wichtige Kontaktperson dar. Der Vereinsvorsitzende muss sich nicht nur vollständig mit den Zielen und Wertes des Vereins identifizieren, sondern auch ausgeprägte Führungsqualitäten aufweisen. Nicht selten ist er der Kitt, der die einzelnen Vereinsmitglieder zusammenhält. Es ist deswegen auch nicht von der Hand zu weisen, dass ein erfolgreicher Vereinsvorsitzender auch Beliebtheit und Charisma mitbringen muss.

 

stellvertretender Vereinsvorsitzender (können auch zwei Personen sein)

Der stellvertretende Vereinsvorsitzende (auch zweiter Vereinsvorsitzende genannt) ist „die rechte Hand“ des Vereinsvorsitzenden. Er hilft ihm bei allen anfallenden Aufgaben und vertritt ihn, falls er selbst nicht anwesend sein kann. Häufig wird der stellvertretende Vereinsvorsitzende mit dem Ziel gewählt, irgendwann in die Fußstapfen des aktuellen Vereinsvorsitzenden zu treten. Darum muss er ähnliche Voraussetzungen mitbringen.

 

Kassenwart

Dieser Posten ist neben dem Vereinsvorsitzenden und seinem Stellvertreter in den meisten Vorständen zu finden. Die Aufgaben des Kassenwart drehen sich um alle finanziellen Belange – also beispielsweise den Einzug der Mitgliederbeiträge, das Führen von Kassenbüchern und Inventarlisten, das Begleichen von Rechnungen, Gänge zur Bank, Buchführung und vieles mehr. Da der Kassenwart häufig direkten Kontakt zum Geld des Vereins hat, muss ihm besonders viel Vertrauen entgegengebracht werden. Es kam schon häufig zu vereinsinternen Streitereien, weil diesem Vorstandsmitglied Diebstahl oder unkorrekte Buchführung vorgeworfen wurde. Der Posten sollte demzufolge mit besonderer Sorgfalt besetzt werden.

 

Pressewart

Der Pressewart kommt im Gegensatz zum Kassenwart in verhältnismäßig wenigen Vorständen vor. Seine Aufgabe kann vereinfacht mit „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“ zusammengefasst werden. Häufig ist der Pressewart die erste Ansprechperson für Journalisten. Weitere mögliche Aufgaben dieses Vereinsmitglieds sind das Anlegen und Pflegen von einem Pressearchiv sowie das Betreiben eines Vereinsblogs. Hierfür kann allerdings auch ein Mitglied verantwortlich sein, das gar nnicht Teil des Vereinsvorstandes ist.

 

Jugendwart

Dieser Posten sollte unbedingt im Vereinsvorstand aufgenommen werden, wenn Sie beabsichtigen, mehr Zeit und Energie in den Nachwuchs zu investieren. Egal ob freiwillige Feuerwehr, Tanzverein oder Fußballclub – der Jugendwart ist immer dann gefragt, wenn junge Mitglieder aktiv und gezielt ins Vereinsleben integriert werden sollen. Zu seinen Aufgaben gehören beispielsweise die (vereinsspezifische) Ausbildung beziehungsweise Trainings, die Organisation von Ausflügen und die persönliche Betreuung der Kinder und Jugendlichen. Da der Jugendwart meist eine sehr enge und vertrauensvolle Bindung zum Vereinsnachwuchs aufbaut, sollte dieser Posten bestenfalls so selten wie möglich neu besetzt werden.

 

Schriftführer

Der Schriftführer übernimmt eine ganze Reihe von wichtigen Aufgaben im Vereinsvorstand. Zu seinen zentralen Tätigkeiten gehören beispielsweise das Protokollieren von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, die Korrespondenz mit Außenstehenden und das Verfassen von Einladungen.

 

Neben diesen allgemeinen Posten gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Vorstandsmitglieder, die nur vereinzelt auftreten. Gute Beispiele hierfür sind der Wehrleiter und sein Stellvertreter in Feuerwehrvereinen oder der Sportwart in Sportvereinen.

 

Aufgaben müssen nicht immer klar getrennt sein

Auch wenn diese Auflistung der einzelnen Posten im Vereinsvorstand den Anschein erweckt, dass die Aufgaben klar verteilt sind, zeigt sich in der Praxis doch immer wieder, dass die Grenzen schnell verschwimmen. So kommt es beispielsweise häufig vor, dass der Vereinsvorsitzende die Beziehungen zu Sponsoren pflegt (was eigentlich Aufgabe des Kassenwarts wäre) oder der Schriftführer eine Pressemitteilung verfasst (womit er den Pressewart entlastet).

 

Diese Beispiele machen einmal mehr deutlich, warum es zwecklos ist, die einzelnen Posten und Aufgaben des Vorstandes genau in der Vereinssatzung zu definieren. Im realen Vereinsleben kommt sowieso meist alles ganz anders als geplant – und das ist auch gut so. Denn ein gut funktionierender Vorstand besteht aus Mitgliedern, die bereit sind, sich gegenseitig zu unterstützen und auch mal die Aufgabe eines anderen zu übernehmen. Würde jedes Vorstandsmitglied stur sein eigenes Süppchen kochen und nie nach links und rechts blicken, käme es vermutlich schnell zu unterschwelligen Konflikten und offenen Auseinandersetzungen.

 

Foto: www.pixaybay.com