Der vermutlich unangenehmste Teil des Daseins als Unternehmer ist die Buchführung. Sie ist in erster Linie eine reine Fleißaufgabe, noch dazu eine mitunter recht umfangreiche. Was bedeutet, dass sie zugleich Ursache von (vermeidbaren) Fehlern ist, die in manchen Fällen gravierende Folgen haben können. Ein Grund mehr also, bei allen Vorgängen, die die Buchführung im eigenen Unternehmen betreffen, genauer hinzuschauen.

 

Wo liegen die typischen Buchführungsfehler?

So erschreckend es klingen mag, aber im Grunde genommen können innerhalb der gesamten Buchführung mehr oder weniger schwerwiegende Fehler auftreten. Sie lassen sich grob in drei Kategorien einordnen:

 

#1: Formelle Fehler

Darunter fallen etwa Versäumnisse bei den geltenden Aufbewahrungs- und Ordnungsvorschriften, Buchungen, für die der zugehörige Beleg fehlt,verspätete Einträge oder Minusbeträge im Kassenbuch sowie eine zu späte Buchung von Kasseneinlagen und Kassenentnahmen.

 

#2: Sachliche Fehler

Was eigentlich selbstverständlich ist, entpuppt sich dennoch häufig als Fehlerquelle, was insbesondere für Einnahmen und Ausgaben gilt, die nicht erfasst werden. Weitere sachliche Fehler bestehen etwa darin, keine Belege für Privatentnahmen zu erstellen, das Kassenbuch nicht chronologisch zu führen, keine tägliche Zählung des Kassenbestandes durchzuführen oder einen Kassenbucheintrag ohne Einzelnachweise vorzunehmen.

 

#3: Klassische Fehler

Dann gibt es noch die Klassiker unter den Fehlern, die sich nur allzu leicht in die Buchführung einschleichen können. Dazu gehören Rechenfehler, unvollständige Aufzeichnungen zum Wareneingang, fehlende Verbuchungen von Einnahmen, Ausgaben und/oder Löhnen und nicht zuletzt fehlende oder gar fiktive Belege.

 

Der größte Fehler dürfte allerdings darin bestehen, Ausmaß und Aufwand der Buchführung – erst recht, wenn eine doppelte Buchführung anzulegen ist – zu unterschätzen. Das ist ein besonders unter Gründern gerne gemachter Fehler, denn gerade in jungen Unternehmen mag der Gedanke, die Ausgaben für die professionelle Unterstützung bei der Buchführung dadurch einzusparen, dazu verleiten, dass diese Arbeit eigenhändig vorgenommen wird.

 

So naheliegend das ist: Die Buchführung zählt nicht zu den Aufgaben im Unternehmen, die schnell nebenbei erledigt werden könnten und schon gar nicht auf diese Weise erledigt werden sollten. Selbst mit Grundlagenkenntnissen zur Buchführung dürfte es spätestens mit einem Anwachsen des Unternehmens zusehends schwieriger werden, den Überblick über alle Zahlen zu behalten.

 

Dazu kommen Neuerungen und Änderungen, die die Buchhaltungs- und Steuerpflichten betreffen. Hier ist es unerlässlich, bei Fragen zur Gesetzeslage auf dem neuesten Stand zu sein. Nicht unbedingt die angenehmste Aufgabe, die durch ihre Komplexität nicht gerade erfreulicher wird. Allerdings: Die Buchführung auszulagern und beispielsweise einen Steuerberater mit ihr zu betrauen, bedeutet wiederum nicht, damit auch die Verantwortung abzugeben – die liegt immer beim Unternehmer selbst.

 

Das kann unter anderem relevant werden, wenn es an die Prüfung des Jahresabschlusses geht, bei der verschiedene Risiken bestehen, vom inhärenten Risiko bis zum Entdeckungsrisiko, also der Möglichkeit, dass wesentliche Fehler nicht entdeckt werden. Sie alle sind Bestandteil des allgemeinen Prüfungsrisikos, sie alle führen dazu, dass im ungünstigsten Fall Fehler unberücksichtigt und unkorrigiert bleiben. Damit lässt sich zwar mit einem entsprechenden Prüfungsansatz vorgehen, wichtiger wäre allerdings, schon im Vorfeld Fehler zu vermeiden.

Buchhalterin bei der Arbeit

 

Wie lassen sich die Fehler im Einzelnen vermeiden?

Grundsätzlich gilt: Je sorgfältiger bei der Buchführung vorgegangen wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen. Was bei der einfachen Buchführung schwierig genug ist, birgt bei der doppelten Buchführung folgerichtig auch die doppelte Gefahr, fehlerhaft zu arbeiten.

 

Der richtige Umgang mit Rechnungen

Keine Überraschung dürfte es sein, dass sich ein nicht unerheblicher Teil der Buchhaltung um Rechnungen dreht: stellen, verschicken, verbuchen, alle Rechnungsvorgänge erfordern ein Höchstmaß an Aufmerksamkeit.

 

Fehlerquelle: Falsch gestellte Rechnung

Wie eine gültige Rechnung auszusehen hat, ist gesetzlich geregelt. Werden diese Regelungen nicht eingehalten, weil etwa die Steuern falsch angegeben sind (z.B. ohne die fällige Umsatzsteuer), kann das ganz verschiedene Folgen haben, von denen keine sonderlich erfreulich ist: Verlangt ein Kunde die Nachbesserung einer fehlerhaften Rechnung, verzögert sich etwa der Zahlungseingang.

 

Noch schwieriger wird die Situation, wenn eine mangelhaft erstellte Rechnung bereits verbucht und einsortiert wurde. Unter Umständen fällt das erst bei der Prüfung durch das Finanzamt auf, es kann sogar dazu führen, dass der betroffene Kunde die Rechnung nicht als Betriebsausgabe geltend machen kann. Kundenbindung funktioniert anders, fängt aber offenkundig schon bei der Rechnungsstellung an. Zusätzlich drohen bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungsstellung sogar Bußgelder, die zwischen 500 Euro und 5.000 Euro liegen.

 

Wie wird der Fehler vermieden?

Durch einen Blick in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes, in dem ganz klar festgelegt ist, welche Angaben unbedingt auf einer Rechnung stehen müssen:

 

Was tun, wenn eine Rechnung trotzdem Fehler enthält?

Für diesen Fall müssen zwei Konstellationen unterschieden werden, die jeweils ein anderes Vorgehen erforderlich machen. Ausschlaggebend ist dabei die Frage, ob der Fehler vor oder nach der Erfassung in der Buchführung bemerkt wurde.

 

Unabhängig davon sollte eine Korrektur unbedingt durchgeführt werden, schon aus finanziellem Eigeninteresse – eine neue Rechnung auszustellen, ohne die alte gesetzeskonform zu korrigieren, führt nur dazu, dass die Umsatzsteuer für beide Rechnungen an das Finanzamt abgeführt werden muss.

 

Fall 1: Fehler auf noch nicht gebuchter Rechnung

Die unkompliziertere Variante, da es theoretisch ausreichend ist, die Korrektur handschriftlich auf dem ursprünglichen Dokument vorzunehmen. Das gängigere Vorgehen dürfte aber ein Korrekturschreiben zur ersten Rechnung sein, das folgende Angaben enthalten muss:

 

Fall 2: Fehler auf bereits gebuchter Rechnung

Ist die fehlerhafte Rechnung bereits vom Kunden gebucht worden, kann immer noch eine Korrektur vorgenommen werden. Diese macht aber eine vorherige Stornierung der ursprünglichen Rechnung notwendig. Wichtig dabei:

 

Für die Buchführung des Rechnungsempfängers ist es wichtig, alle drei Belege – die falsche Rechnung, die Stornorechnung und die korrekte Rechnung – zusammen aufzubewahren.

 

Fehlerquelle: Geldeingang nicht überprüfen

Mit dem Verschicken der Rechnung ist es nicht getan, jedenfalls nicht für die eigene Buchführung. Das Problem, wenn nach gestellter Rechnung nicht überprüft wird, ob der Kunde auch wirklich gezahlt hat: Auf der einen Seite fehlen natürlich die Einnahmen, auf der anderen Seite werden die Steuern auf die ausgegangene Rechnung trotzdem fällig. Ein Verlustgeschäft in doppelter Hinsicht.

 

Wie wird der Fehler vermieden?

Am besten durch regelmäßige Prüfungen der Zahlungseingänge, wenigstens einmal im Monat. Fallen dabei säumige Kunden auf, sollten die entsprechenden Rechnungen korrekt angemahnt werden.

 

Der richtige Umgang mit Belegen und Unterlagen

Rechnungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten für die Buchführung, sie sind aber eben nicht die einzigen. Von Quittungen über Kaufverträge bis hin zu solchen „Kleinigkeiten“ wie Parkscheinen sind viele Belege in Steuerfragen von Bedeutung – sofern sie denn vorliegen.

 

Fehlerquelle: Ablage ohne System

Wie bei allen Aspekten der Buchführung gilt auch für den Umgang mit Belegen und wichtigen Unterlagen, dass ein systematisches Vorgehen der Standard sein sollte. Den Papierkram also einfach zu sammeln, ist kaum ausreichend. Schon gar nicht vor dem Hintergrund, dass entstandene Kosten nicht steuerlich geltend gemacht werden können, wenn die Belege fehlen. Natürlich erhöht sich der Aufwand erheblich, sobald eine doppelte Buchführung gemacht wird. Allerdings sollte das ein nur noch größerer Anreiz sein, sorgsam mit Belegen und Dokumenten umzugehen.

 

Wie wird der Fehler vermieden?

Mit dem richtigen System, das regelmäßig gepflegt wird. Es sollte getrennte Ordner für die verschiedenen Konten (für private und geschäftliche Ausgaben) umfassen, Ausgabenbelege sollten dabei den jeweiligen Bankauszügen zugeordnet und Barbelege (für Ausgaben, die bar bezahlt wurden) chronologisch nach ihrem Rechnungsdatum abgeheftet werden. Damit ist für ein Minimum an Struktur gesorgt.

 Buchhaltungsordner

Fehlerquelle: Aufbewahrungsfristen missachtet

Besteht für ein Unternehmen nach dem Steuer- oder Handelsrecht die Pflicht, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, ist das automatisch mit bestimmten Aufbewahrungsfristen verbunden. Überschreiten die Umsätze also die Grenze von aktuell 500.000 Euro oder steigen die Gewinne über 50.000 Euro im Jahr, ist es für etwaige Überprüfungen wichtig zu wissen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

 

Wie wird der Fehler vermieden?

Hilfestellung zu allen Fragen der Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen bietet unter anderem das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie mit einer umfassenden alphabetischen Auflistung von Schriftgut, das im unternehmerischen Kontext relevant sein könnte und den jeweiligen Aufbewahrungsfristen.

 

Die IHK Berlin stellt außerdem ein Merkblatt zum Thema Aufbewahrungsfristen bereit, aus dem sich beispielsweise ablesen lässt, welche Unterlagen seit dem 1. Januar 2019 vernichtet werden können. Hier wird zusätzlich erklärt, was hinsichtlich der Form und des Ortes der Aufbewahrung im Einzelnen beachtet werden muss.

 

Fehlerquelle: Praktischer Umgang mit Unterlagen

Tatsächlich verbergen sich hinter diesem Punkt verschiedene Fehlerquellen, die zwar keinen unmittelbaren Einfluss auf die Vollständigkeit der Buchführungsunterlagen haben, aber spätestens bei der Prüfung durch den Steuerberater zum Ärgernis werden können:

 

Die sorgfältige Ablage von Belegen ist wichtig, allerdings kann die Sorge um deren Erhalt auch übertrieben werden. Jeden Beleg durch eine eigene Klarsichthülle schützen zu wollen, gehört definitiv dazu. Schon wegen des Mehraufwands, der dadurch notwendig wird: Denn so muss jedes Dokument aus der Hülle genommen, beschriftet und wieder verpackt werden.

Ähnliches Problem, mit anderen Mitteln herbeigeführt: Der Tacker hilft zwar dabei, ein Durcheinander der Belege zu verhindern. Sein Einsatz bedeutet aber auch, für die buchhalterische Bearbeitung erst wieder alle Nachweise trennen zu müssen.

Kassenbons werden vielfach auf Thermopapier gedruckt. Das ist langfristig ein Problem, weil diese Belege mit der Zeit ausbleichen und die Angaben nicht mehr erkennbar sind. Anders als bei den zuvor genannten Fehlern ist es in diesem Fall sinnvoll, ein wenig mehr Arbeit zu investieren und diese Belege zu kopieren.

 

Bild 1: fotolia.com © StockPhotoPro

Bild 2: fotolia.com © rogerphoto

Bild 3: fotolia.com © pure-life-pictures