Die to-do-Liste ist mal wieder gut gefüllt und Sie wissen gar nicht so recht, wo Sie anfangen sollen? Sicherlich kennt jeder dieses Problem und ist auf der Suche nach Lösungen. Was tun, wenn der berufliche Alltag droht, im Chaos zu versinken? Fragt man den Produktivitäts-Coach und Autor David Allen, so lautet seine ebenso einfache wie wirkungsvolle Antwort: Getting Things Done – Erledigen Sie die Dinge!
Der Beitrag im Überblick
GTD als eine Methode des Selbstmanagements
Wenn die Last der Aufgaben erdrückt
Wie funktioniert Getting Things done?
Finden Sie Ihr eigenes System!
Und was bringt es mir im Endeffekt?
GTD als eine Methode des Selbstmanagements
In diesem Beitrag soll es um die Methode Getting Things Done (kurz: GTD) gehen, die vorrangig zur Verbesserung des Selbstmanagements und zur Steigerung der Produktivität eingesetzt wird. Es handelt sich hierbei auf keinen Fall um „die eine, einzig wahre“ Herangehensweise. Wir wollen Sie Ihnen viel eher als eine Möglichkeit von vielen ans Herz legen und verraten, was sich hinter dem Prinzip verbirgt.
Tipp: Sie wollen noch eine andere Methode für besseres Selbstmanagement kennenlernen? Dann empfehlen wir Ihnen den Bileicoblog-Beitrag über die Pomodoro Technik.
Wenn die Last der Aufgaben erdrückt
Jeden Tag werden wir von ihnen begleitet: Aufgaben. Sie sind beruflicher und privater Natur, sowohl wichtig und als auch nebensächlich, manchmal ziemlich unangenehm, häufig sehr schön. Jeden Tag sammelt sich eine riesige Menge an, die nicht nur von unserem Gehirn verarbeitet, sondern auch erledigt werden will. Wenn die Flut der Aufgaben Überhand gewinnt, passiert es schnell, dass uns die dadurch entstehende Last scheinbar erdrückt. Das Gehirn blockiert, wir bekommen Angst, nicht an alles zu denken und fangen an, Fehler zu machen. Beim Bearbeiten der Aufgabe A fallen uns plötzlich wieder die Aufgaben B, C und D ein (die gar nichts mit A zu tun haben) und sind so präsent, das wir an nichts anderes mehr denken können.
Genau an diesem Punkt setzt GTD an. Ziel der Methode ist es, alles aus dem Kopf herauszuholen, was eine Denkblockade verursachen kann und mentale Unterbrechungen zu vermeiden. Ganz wichtig: Getting Things done ist nicht nur auf berufliche Aufgaben begrenzt. Wer dieses Prinzip in der Praxis testen möchte, muss wirklich alles aufschreiben, was erledigt werden soll –also auch private Angelegenheiten. Nur so kommen Sie an einen Punkt, an dem Ihr Gehirn wirklich „leer“ ist – die Voraussetzung für konzentriertes und produktives Arbeiten.
Wie funktioniert Getting Things done?
Damit Sie GTD in der Praxis einsetzen können, müssen Sie natürlich wissen, auf welchen Prinzipien und Regeln die Methode aufbaut. Die folgende Übersicht bringt Licht ins Dunkel.
- Übertragen Sie alle offenen Aufgaben aus Ihrem Kopf an einen anderen Ort (beispielsweise in eine Excel-Datei, auf eine Kartei-Karte oder in den Aufgaben-Bereich von Bileico), um frei denken und handeln zu können
- Schlüsseln Sie die Aufgaben in Schritte auf (Schritte sind die kleinste Einheit bei GTD) und denken Sie von einem Schritt zum nächsten (Beispiel: neues Projekt planen > Team zusammenstellen > Organisation in Bileico anlegen > Aufgaben erfassen > Aufgaben verteilen > …)
- Kontrollieren Sie Ihre Übersicht regelmäßig auf Aktualität und Qualität (die Pflege und Kontrolle des Systems sollte wöchentlich erfolgen)
- Es erfolgt keine Trennung zwischen privat und beruflich, dafür aber zwischen Aufgaben und Terminen
- Ziel ist es stets, Dinge nicht nur zu planen, sondern Sie auch wirklich zu erledigen
- Zwei und mehr themenverwandte Aufgaben werden in einem Projekt zusammengefasst und in einer gemeinsamen Liste erfasst
- Projekte müssen immer zweidimensional betrachtet werden: horizontal = die breite Masse beachten, vertikal = in die Tiefe des einzelnen Projektes gehen
- Beachten Sie beim Erfassen der Aufgaben stets die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, sollte auch direkt erledigt werden, alles andere wird zu einem späteren Zeitpunkt behandelt
- GTD arbeitet mit verschiedenen Listen (beispielsweise to-do-Liste, not-to-do-Liste, Telefon-Liste, Ideenliste, Projektliste usw.)
- Bei Getting Things done geht es nicht darum, Aufgaben zu priorisieren, alle Punkte sind „gleich wichtig“
Tipp: Um Getting Things done bis ins kleinste Detail verstehen und nachvollziehen beziehungsweise anwenden zu können, ist es unverzichtbar, das dazugehörige Standard-Werk zu lesen. „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ von David Allen ist im Jahr 2007 erschienen und immer noch die unumstrittene Grundlage für GTD.
Finden Sie Ihr eigenes System!
Je mehr Aufgaben in Ihrem Kopf herumschwirren, desto wichtiger ist es, sich vor dem Start von Getting Things done für besseres Selbstmanagement umfassende Gedanken über das passende System zu machen. Immer wieder wird betont, dass die Methode auch ohne technische Hilfe praktiziert werden kann. Leider neigen handschriftliche Listen und Notizen jedoch schnell dazu, unübersichtlich zu werden. Aus diesem Grund hat es sich durchgesetzt, diverse Softwares, Tools und Apps als Hilfsmittel zu nutzen. An dieser Stelle wollen wir Ihnen gern ans Herz legen, Bileico als GTD-System zu verwenden.
Egal ob analog oder digital – wichtig ist, dass Sie mit Ihrem System zurechtkommen und dieses so einfach wie möglich gestaltet ist. Rufen Sie sich hier ruhig noch einmal eines der wichtigsten Prinzipien von Getting Things done ins Gedächtnis: Es geht nicht darum, Aufgaben zu planen, sondern darum, sie auch wirklich zu erledigen. Verschwenden Sie Ihre Zeit also nicht damit, kleinteilige Übersichten zu erstellen, sondern legen Sie direkt los.
Und was bringt es mir im Endeffekt?
Schon wieder der halbgare Versuch, alle Aufgaben in einer to-do-Liste zu vereinen? Noch mehr Zettel-Chaos auf dem Schreibtisch? Lohnt sich die Mühe wirklich oder handelt es sich bei Getting Things done doch nur um einen Trend, der eher Zeit raubt anstatt sie zu schaffen?
Die Antwort ist eindeutig: Ja, es lohnt sich. GTD führt nicht nur dazu, dass unzählige, wirre Gedanken aus dem Gehirn verschwinden und „extern“ geordnet werden, sondern sorgt auch dafür, dass die Aufgaben endlich erledigt werden. Weitere positive Nebeneffekte dieser Technik sind:
- Steigerung der Kreativität
- befreites, losgelöstes Arbeiten
- bessere Strukturierung des Alltags
- bewusstes Genießen von erledigten Aufgaben
- Entspannung
- gezieltes Ordnen loser Gedanken(-fetzen)
- Kategorisierung aller Gedanken und Aufgaben
Wichtig ist, dass Sie die Prinzipien und Regeln von Getting Things done nie aus den Augen verlieren und immer strikt verfolgen. Sie werden schon nach kurzer Zeit bemerken, wie Sie die Technik verinnerlichen und viele Schritte fast schon automatisch umgesetzt werden.
Interessieren Sie sich für die breite Thematik der Selbstorganisation? Dann lassen Sie es uns wissen. Gern befassen wir uns in weiteren Beiträgen mit anderen Methoden und Aspekten von Selbst- und Zeitmanagement.