Wer sich mit modernem Unternehmertum auseinandersetzt, der stolpert dieser Tage immer wieder über einen Begriff: Automatisierung. Automatisierung als wichtiger Bestandteil der Digitalisierung begegnet uns in immer mehr Unternehmensbereichen. Die Omnipräsenz der Thematik macht deutlich: Wer sein Business auch in Zukunft weiter wachsen lassen und mit der Konkurrenz mithalten möchte, der kommt um die Automatisierung nicht herum. Höchste Zeit also, uns diesen Aspekt der modernen Arbeitswelt einmal etwas genauer anzuschauen.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung ist nichts, was es erst seit gestern gibt. Schon in der Antike beschäftigten sich Menschen mit den Möglichkeiten, bestimmte Handlungsabläufe zu automatisieren. Richtig Fahrt aufgenommen hat die Automatisierung im Zuge der industriellen Revolution im 18. Jahrhundert.
Automatisierung im modernen Sinne bedeutet, dass unterschiedliche Arbeitsschritte nicht mehr von einer Person ausgeführt werden, sondern von einem künstlichen System (einem sogenannten „Automat“) gesteuert werden – und zwar ganz ohne menschliches Zutun. Waren es bis vor einigen Jahrzehnten vor allem industrielle Maschinen, die Automationsprozesse in der Produktion durchgeführt haben, findet Automatisierung inzwischen auch vermehrt digital statt. Computer sind die wichtigsten Werkzeuge der Gegenwart, wenn es um die Automatisierung bestimmter Unternehmensbereiche geht.
Besonders prädestiniert für Automatisierung sind Prozesse mit sich wiederholenden Mustern. In diesem Fall ist es besonders einfach, das individuelle Handeln eines Menschen durch das automatisierte Tun eines künstlichen Systems zu ersetzen. Dies gilt sowohl für die Fertigung von Waren als auch komplexe virtuelle Abläufe.
Was sind die Vorteile und Nachteile der Automatisierung?
Automatisierung ist momentan in aller Munde – und das nicht ohne Grund, denn tatsächlich bringt sie einige spannende Vorteile mit sich. Welche das sind und welche Nachteile Sie in diesem Zusammenhang kennen müssen, möchten wir Ihnen hier gern verraten.
Vorteile der Automatisierung
Automatisierung spart Zeit
Getreu dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“ sind es doch meistens die kleinen Aufgaben, die uns am längsten aufhalten. Handelt es sich hierbei um Prozesse, die nach dem immer gleichen Muster ablaufen, dann lohnt es sich durchaus, an dieser Stelle einmal über Automatisierung nachzudenken.
Tatsächlich spart das Automatisieren von Aufgaben extrem viel Zeit und ist allein deswegen höchst attraktiv.
Automatisierung verringert die Fehlerquote
Künstliche Systeme, die die Aufgaben eines Menschen übernehmen, arbeiten in der Regel so genau, dass sie kaum Fehler machen. Das wiederum ist ein extrem großer Vorteil, denn im Gegensatz zu Maschinen und Computern neigt der Mensch von Natur aus dazu, Fehler zu machen – gerade dann, wenn er sich einer eher monotonen Aufgabe widmet, die ihn unter Umständen auch noch stark unterfordert.
Automatisierung lenkt den Blick aufs Wesentliche
Jeder Unternehmer kennt die Situation, in der man von hunderten Aufgaben überrollt wird und gar nicht mehr genau weiß, was davon eigentlich wirklich wichtig ist. Auch wenn jeder to do vermutlich seine Daseinsberechtigung hat, sollten Sie dennoch unterscheiden zwischen:
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Ihrem Kerngeschäft
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allem anderen drum herum
Automatisierung ist Ihnen hierbei behilflich. Denn indem Sie ein paar der „drum herum“-Aufgaben automatisieren (oder alternativ outsourcen), haben Sie wieder mehr Zeit und Muse für das Wesentliche.
Automatisierung kann ein Wettbewerbsvorteil sein
Automatisierte Prozesse in den verschiedensten Unternehmensbereichen sind zeitsparend, kostensenkend und helfen Ihnen dabei, sich wieder mehr auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Oder anders formuliert: Sie sind unverzichtbar, wenn Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus sein möchten.
Der Wettbewerbsvorteil, der sich durch systematische und professionelle Automatisierung ergeben kann, darf keinesfalls unterschätzt werden.
Nachteile von Automatisierung
Automatisierung erfordert zunächst Investitionen
Natürlich fallen automatisierte Workflows, die perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind, nicht einfach so vom Himmel. Wer sich hierfür interessiert und sein Business entsprechend anpassen möchte, der muss sich auf einen langwierigen Prozess einstellen.
Automatisierung kostet erst einmal Geld, ehe Sie Geld dadurch sparen können. Sowohl für die eigentliche Infrastruktur als auch eventuelle Experten, die diese einrichten können, müssen finanzielle Mittel vorhanden sein. Vor diesem Hintergrund wird klar: Wer automatisieren möchte, der muss zunächst einmal investieren.
Automatisierung mindert die Flexibilität
Ist ein Arbeitsprozess erst einmal automatisiert, dann kann er nicht ständig angepasst werden (da dadurch der Sinn der Automatisierung verloren geht). Das wiederum bedeutet im Umkehrschluss, dass automatisierte Abläufe den Großteil ihrer Flexibilität verlieren und sich diese „Starre“ natürlich auch auf alle anderen Prozesse im Unternehmen überträgt.
Unsere Empfehlung für Sie lautet daher: Bewahren Sie sich immer Aufgabenfelder, die nicht automatisiert werden, um flexibel, kreativ und wandelbar zu bleiben.
In welchen Unternehmensbereichen ist Automatisierung (besonders) sinnvoll?
Automatisierung findet inzwischen in nahezu jedem Unternehmensbereich statt – ein Umstand, der die Wichtigkeit der Thematik zusätzlich unterstreicht.
Doch „wo“ - abgesehen von der Industrie und der Fertigung von Produkten - ist das Automatisieren von Prozessen besonders sinnvoll?
Automatisierung im Personalwesen
Das Personalwesen – kurz auch HR für human ressources – ist an sich ein extrem individuelles Feld. Doch trotzdem bietet es zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung, wie zum Beispiel:
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automatische Antworten auf Bewerber-Emails
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Chatbots
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digitale Personalakten
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Lohnabrechnung
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Urlaubsplanung
Automatisierung im Online Marketing
Im Online Marketing allgemein und im Social Media-Marketing im Besonderen spielt Automatisierung eine immer größere Rolle. Gerade im Hinblick auf das automatisierte Posten von Social Media-Beiträgen, die Auswertung von Daten und umfangreiche Kampagnen ist der Einsatz künstlicher Systeme inzwischen unverzichtbar.
Automatisierung im Kundenmanagement
Auch wenn die Kommunikation mit Kunden stets individuell und auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst sein sollte, gibt es auch hier ausreichend Raum für automatisierte Prozesse.
Wie im Personalwesen können auch im Kundenmanagement automatisierte Antworten und Chats eingerichtet werden. Auch FAQs und Newsletter können (zumindest teilweise) dem Feld der Automatisierung zugeschrieben werden.
Automatisierung in der Informationstechnik
Computerbasierte Automatisierung spielt selbstverständlich auch im Bereich IT eine große und wichtige Rolle. Da, wo die Experten sitzen, lassen sich automatisierte Prozesse in der Regel besonders einfach etablieren und umsetzen. Die Akzeptanz ist hier auf jeden Fall besonders groß.
Automatisierung bedeutet keinen automatischen Erfolg!
Die fortschreitende Digitalisierung hat maßgeblich dazu beigetragen, dass Automatisierung auch außerhalb des Produktions- und Verarbeitungssektors eine immer größer werdende Rolle spielt. Doch bei all der (berechtigten) Euphorie dürfen Sie auch nie vergessen: Automatisierung allein ist noch kein Schlüssel zum Erfolg.
Automatisierte Prozesse bringen durchaus überzeugende Vorteile mit sich, die sicherlich zum Erreichen Ihrer unternehmerischen Ziele beitragen. Trotzdem werden zusätzlich immer auch individuelle Entscheidungen, flexible Herangehensweise und kreative Problemlösungen erforderlich sein, um dauerhaft erfolgreich zu sein.
