Wenn sich das aktuelle Jahr so langsam aber sicher dem Ende entgegen neigt, sind viele Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber gedanklich längst im nächsten. Nicht nur neue Projekte und Umstrukturierungen verlangen nach Aufmerksamkeit, auch die Urlaubsplanung aller Kollegen sorgt jetzt für reichlich Kopfzerbrechen. Denn gerade dann, wenn die freien Tage für das komplette nächste Jahr festgelegt werden und sich mehrere Mitarbeiter aufeinander abstimmen müssen, sind Stress und Chaos schon vorprogrammiert. In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, wie die Planung vom Jahresurlaub im Team nicht nur entspannter wird, sondern auch in Rekordzeit über die Bühne geht.

Der Beitrag im Überblick

Konfliktherd Urlaubsplanung

Klare Kommunikation ist das A und O

Jahresurlaub im Team planen – Bileico macht‘s möglich

5 Tipps für eine stressfreie Urlaubsplanung

 

Konfliktherd Urlaubsplanung

Je mehr Mitarbeiter das Jahr „urlaubstechnisch“ untereinander aufteilen müssen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Diskussionen entstehen. Vor allem dann, wenn der Arbeitgeber verlangt, gleich den kompletten Jahresurlaub zu planen, können Sie sich unter normalen Umständen bereits darauf einstellen, dass es zu Konflikten, Unklarheiten und Kommunikationsproblemen kommen wird.

 

Das große Problem: Trotz des gesetzlichen Anspruchs auf bezahlte Urlaubstage hat ein Arbeitgeber natürlich auch das Recht, seinen Angestellten die freien Tage zu bestimmten Zeitpunkten zu verweigern – beispielsweise dann, wenn der Geschäftsbetrieb droht, stillzustehen.

 

Um diesem Fiasko zu entgehen, wird in der Praxis meist darauf geachtet, dass (je nach Unternehmensgröße) nie mehr als X Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub sind. Keine schlechte Regelung – wäre da nicht der Streit um besonders begehrte Urlaubstage (beispielsweise nach Feiertagen und in der Ferienzeit).

 

Auch wenn dieser Konflikt in erster Linie zwischen den einzelnen Kollegen stattfindet, ist letztlich der Arbeitgeber (beziehungsweise die Personalabteilung, falls vorhanden) der Leidtragende. Denn er ist es, der das letzte Wort hat und dem eingereichten Urlaub grünes Licht geben muss.

 

Klare Kommunikation ist das A und O

Die Planung vom Jahresurlaub im Team steht und fällt mit den Absprachen. Wenn mehrere Kollegen zur gleichen Zeit planen müssen, wann sie im kommenden Jahr ihre Freizeit genießen wollen, dann muss in erster Linie eine klare Kommunikation an den Tag gelegt werden. Ist dies nicht der Fall, ist es sehr unwahrscheinlich, dass am Ende alle Beteiligten zufrieden mit ihrem Jahresurlaub sind.

 

Doch wie genau gestaltet sich die ideale Absprache in der Praxis? Eine Mitarbeiterversammlung, die sich ausschließlich mit dem Thema Jahresurlaub befasst? Ein Aushang am schwarzen Brett, in den jeder seine Wunsch-Urlaubstage eintragen kann? Eine Rund-Mail?

 

Jahresurlaub im Team planen – Bileico macht‘s möglich

Unser Praxis-Tipp für Sie: Organisieren Sie die Planung vom Jahresurlaub einfach und stressfrei über den Online-Kalender von Bileico. So funktioniert es:

 

  1. Laden Sie alle beteiligten Mitarbeiter in eine neue Gruppe ein (die Sie beispielsweise „Urlaubsplanung“ nennen)

  2. Informieren Sie die Mitarbeiter (beispielsweise auf der Pinnwand), dass jeder ab Zeitpunkt XY seinen Urlaub in den Teamkalender eintragen kann

  3. Geben Sie dem Kalender einen entsprechenden Namen (zum Beispiel „Jahresurlaub 2019“)

  4. Weisen Sie jedem Kollegen eine bestimmte Kategorie-Farbe zu, die dieser beim Anlegen des Urlaubs-Termins auswählen muss (das sorgt für mehr Übersichtlichkeit)

  5. Verfolgen Sie die Eintragungen in den Urlaubskalender und moderieren Sie diese gegebenenfalls („In Zeitraum XY dürfen nicht mehr als zwei Mitarbeiter Urlaub machen“)

 

Wichtig ist, dass jedes Gruppenmitglied vor Eintragung seiner gewünschten Urlaubstage alle anderen Mitglieder als „Teilnehmer“ markiert. Denn nur so wird gewährleistet, dass der Termin (bzw. der Urlaub) auch in den Kalendern der Kollegen auftaucht und wahrgenommen wird.

 

5 Tipps für eine stressfreie Urlaubsplanung

Ob nun mit oder ohne Bileico – wenn die Urlaubsplanung vor der Tür steht, wird von den Angestellten einiges abverlangt. Um mögliche Konflikte (bestmöglich) zu vermeiden, sollten diese Tipps beherzigt werden:

 

Seien Sie kompromissbereit

Ja, jeder hat ein Recht auf Urlaub und jeder hat in der Regel gute Gründe dafür, diesen in einem bestimmten Zeitraum zu beantragen. Dem Betriebsklima zuliebe sollte trotzdem jeder (zumindest bis zu einem gewissen Punkt) kompromissbereit sein.

 

Wer seinen Kollegen hin und wieder den Vortritt gewährt und den eigenen Urlaub nochmal verschiebt, der erhöht automatisch die Chancen, ebenfalls von Kompromissen zu profitieren. Das Ganze funktioniert nach dem simplen Prinzip „Geben und nehmen“.

 

Seien Sie lösungsorientiert

Es bringt in den wenigsten Fällen etwas, sich an einem Problem festzukrallen. Um dieses aus der Welt zu schaffen (beispielsweise: mehrere Kollegen wollen zur gleichen Zeit Urlaub machen, was jedoch bedeuten würde, die Abteilung liegt brach), ist es wichtig, lösungsorientiert zu denken.

 

Nicht nur die Kollegen, sondern auch der Arbeitgeber wird es zu schätzen wissen, wenn Sie das Problem gemeinschaftlich aus der Welt schaffen.

 

Kommunizieren Sie klar und unmissverständlich

Wie weiter oben bereits erwähnt, funktioniert die Urlaubsplanung im Team nur, wenn alle Beteiligten klar und deutlich formulieren, was sie wollen. Wer immer nur um den heißen Brei herum redet und/oder keine klare Stellung beziehen kann, darf sich am Ende nicht wundern, wenn er nicht im Wunschzeitraum Urlaub nehmen darf.

 

Seien Sie rücksichtsvoll

Es ist allgemein bekannt, dass Mitarbeiter mit Kindern im Hinblick auf die Urlaubsplanung einen allgemeinen Vorteil genießen. Das hat natürlich auch seine Gründe, denn wenn die Eltern nicht während der Ferienzeit Urlaub bekommen, dann fällt der Familienurlaub automatisch ins Wasser.

 

Doch nicht nur schulpflichtige Kinder, auch persönliche Notfälle, sich plötzlich verändernde Lebensumstände oder schlichtweg der nachdrücklich geäußerte Wunsch, in einem bestimmten Zeitraum Urlaub zu nehmen, sollte Arbeitnehmer immer dazu veranlassen, dem Kollegen oder der Kollegin den Vortritt zu lassen. Allgemeine Rücksichtnahme ist nicht selten der Schlüssel zu einer konfliktfreien Urlaubsplanung.

 

Klammern Sie Ihre Emotionen aus

Auch wenn die Diskussionen rund um die Urlaubsplanung schnell hitzig und temperamentvoll werden können, ist es von großer Wichtigkeit, dass Sie Ihre Emotionen weitestgehend ausklammern und immer sachlich bleiben.

 

Denken Sie immer daran, dass jeder gute Gründe dafür hat, für einen bestimmten Urlaubszeitraum zu kämpfen. Wenn trotz aller rationaler Gespräche keine Einigung in Sicht ist, hilft es letztlich nur noch, eine unparteiische Person (jemanden aus der Personalabteilung oder den Arbeitgeber) zu befragen und diese entscheiden zu lassen.

 

Trotz aller Schwierigkeiten bei der Planung wünschen wir Ihnen eine erholsame Urlaubszeit!

 

Foto: www.pixabay.com