Ab einer bestimmten Mitgliederzahl eint viele Vereine das gleiche Problem: Obwohl es genügend Personen gibt, die anpacken könnten, versinkt die Organisation nach und nach im Chaos und gipfelt schlussendlich im Stillstand. Um diesem Szenario zu entgehen, ist ein zielorientiertes Umdenken gefragt. Ein Lösungsansatz, der sich großer Beliebtheit in der Vereinswelt erfreut: Ressortbildung. Was es damit auf sich hat und wie Sie diese Maßnahme effektiv im eigenen Verein umsetzen können, möchten wir Ihnen gern in diesem Beitrag verraten.
Der Beitrag im Überblick
Warum ist Ressortbildung so wichtig?
Welche Ressorts sind im Verein denkbar?
Die Organisation innerhalb der einzelnen Ressorts
5 praktische Tipps zur Ressortbildung im Verein
Warum ist Ressortbildung so wichtig?
Das Thema „Ressorts“ begegnet den meisten von uns tagtäglich, wenn wir die Zeitung aufschlagen. Egal ob Lokalpresse oder überregionales Qualitätsmedium – klassische Zeitungen (und auch die meisten Online-Angebote) sind in verschiedene Ressorts wie Politik, Wirtschaft und Feuilleton aufgeteilt und erhalten dadurch eine klare Struktur.
Darüber hinaus haben Ressorts einen Effekt der Spezialisierung. Sie dienen einerseits dem Leser als Orientierung („Was will ich lesen?“) und andererseits dem Journalisten als (grobe) Marschrichtung („Worüber will ich schreiben?“).
Dieser Umstand lässt sich wunderbar auf das Vereinswesen übertragen. Denn auch hier sind Orientierung und eine klare Marschrichtung unverzichtbare Voraussetzungen für eine funktionierende Organisation.
Oder mit anderen Worten: Indem das Vereinswesen in verschiedene Ressorts unterteilt wird, brechen Sie komplexe Strukturen auf und sorgen dafür, dass jedes einzelne Mitglied genau weiß, was sein Platz und seine Aufgabe ist. Das wiederum führt automatisch zu einer Steigerung der Produktivität und sorgt dafür, dass die Ziele des Vereins schneller erreicht werden.
Welche Ressorts sind im Verein denkbar?
Welche Ressorts etabliert werden sollen, hängt natürlich stark davon ab, womit sich Ihr Verein beschäftigt. Eine freiwillige Feuerwehr wird beispielsweise völlig andere Ressorts bilden als ein Kleingartenverein oder ein Chor.
Trotzdem gibt es eine Reihe möglicher Ressorts, die in unterschiedlichen Vereinen denkbar sind:
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Nachwuchsförderung und Jugendarbeit
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Veranstaltungsplanung und -durchführung
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Presse- und Öffentlichkeitsarbeit / Social Media
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interne Kommunikation
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usw.
Die Organisation innerhalb der einzelnen Ressorts
Wenn verschiedene Ressorts gebildet wurden, ist es wichtig, diese als eine Art „Staat im Staat“ zu betrachten.
Ressorts müssen möglichst autark handeln können und auch dementsprechend organisiert sein. Gleichzeitig ist es auch wichtig, dass alle Abteilungen untereinander perfekt vernetzt sind und immer wissen, was die anderen gerade machen.
Um diese beiden Grundvoraussetzungen zu gewährleisten, sollten diese Aspekte unbedingt beachtet werden:
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Jedes Ressort braucht einen Ressortleiter, der die Zügel in der Hand hält und eine Schnittstelle zum Vereinsvorstand bildet. Ein Ressortleiter muss im hohen Maße engagiert sein und ein ausgeprägtes Kommunikationstalent vorweisen. Außerdem ist es wichtig, dass ihm die anderen Mitglieder des Ressorts loyal gegenüberstehen.
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Die Kommunikation muss geordnet und zielorientiert stattfinden. Jedes Ressort sollte sowohl intern als auch im Austausch mit den anderen Abteilungen auf eine klare und unmissverständliche Kommunikation achten. Nutzen Sie hierfür beispielsweise unsere Vereinssoftware Bileico. Mithilfe von dieser können Sie für jedes Ressort einzelne Gruppen anlegen, in der sich die Mitglieder austauschen können. Eine zusätzliche Gruppe für alle Ressortleiter (und vielleicht auch ausgewählte Vorstandsmitglieder) sorgt für die optimale Vernetzung der einzelnen Abteilungen.
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Jedes Ressort sollte möglichst viele Freiheiten erhalten. Es ist nicht zielführend, wenn Sie beispielsweise als Vorstandsvorsitzender ständig Ihren Senf dazugeben und somit die Entscheidungen in eine bestimmte Richtung lenken. Wenn Ressorts gebildet werden, dann sollten diese immer als eine Art „Spezialkommando“ betrachtet werden. Verlassen Sie sich darauf, dass jedes Vereinsmitglied genau weiß, was es tut.
5 praktische Tipps zur Ressortbildung im Verein
In der Theorie klingt es ziemlich simpel, den Verein in verschiedene Ressorts aufzuteilen und somit klar zu strukturieren. Doch in der Praxis zeigt sich immer wieder: Ganz so einfach ist es dann doch nicht.
Wenn Sie planen, Ihrem Verein durch Ressorts mehr Struktur und Produktivität zu verleihen, dann sind Ihnen die nachfolgenden Praxis-Tipps behilflich.
#1 Lassen Sie die Mitglieder entscheiden
Es ist durchaus legitim, dass der Vereinsvorstand die verschiedenen Ressorts festlegt. Welches Mitglied sich welcher Abteilung anschließt, sollte jedoch jeder eigenständig entscheiden dürfen.
Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Jeder Akteur im Verein weiß selbst am besten, was ihm liegt und in welchem Bereich er am besten aufgeht. Indem Sie die Mitglieder selbst auf einzelne Ressorts verteilen, riskieren Sie, dass das gesamte Vorhaben scheitert und letztlich bei weitem nicht so viel Struktur und Produktivität liefert wie erwartet.
#2 Bilden Sie temporäre Ressorts
Ihr Verein organisiert jährlich ein großes Fest, das nach einer umfassenden Vorbereitung verlangt? Dann bilden Sie hierfür ruhig temporäre Ressorts, die sich hinterher wieder auflösen können.
Denkbar sind beispielsweise Abteilungen wie:
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Kinderbetreuung
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Werbung/Marketing
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Versorgung
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Auf- und Abbau
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Sicherheit
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Sauberkeit
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Programmorganisation
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Anmeldungen/Behördengänge
Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass sich alle Vereinsmitglieder voll und ganz auf die Veranstaltung (oder ein anderes wichtiges Projekt) fokussieren und trotzdem jeder seine Spezialaufgabe erhält.
#3 Meißeln Sie nichts in Stein
Nicht jedes Ressort, das ins Leben gerufen wird, hat auch eine dauerhafte Daseinsberechtigung. Und ebenso gut kann sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass eine weitere Abteilung dringend benötigt wird, um das Vereinsleben am Laufen zu halten.
Soll heißen: Die Ressortbildung in Vereinen ist ein stetiger Prozess, der nie stillstehen sollte. Natürlich ist eine gewisse Kontinuität durchaus angebracht. Doch sollten Sie auch gleichzeitig nie Ihre Flexibilität einbüßen.
#4 Fördern Sie die Kommunikation
Auch wenn weiter oben im Beitrag bereits darauf hingewiesen wurde, soll auch an dieser Stelle noch einmal betont werden: Kommunikation ist das A und O – sowohl intern als auch zwischen den einzelnen Ressorts.
Um hierbei eine möglichst große Effizienz an den Tag zu legen, ist es clever, sich auf ein zentrales Kommunikationsmedium zu begrenzen. Unsere Software Bileico bietet sich hierfür hervorragend an, denn sie hält u.a. folgende Optionen für Sie bereit:
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Chat für schnelle Absprachen
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Projekt- und Aufgaben-Strukturen für komplexere Absprachen
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Teamkalender für Terminabsprachen
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Datei-Upload und -Speicher
#5 Lassen Sie alle Informationen an einer zentralen Stelle zusammenlaufen
Damit der Verein trotz Ressorts weiterhin als „großes Ganzes“ agiert, sollten alle Beschlüsse, Fortschritte und Änderungen an einer zentralen Stelle gesammelt werden. Es ist sinnvoll, hierfür den Vorstandsvorsitzenden zu wählen, da dieser sowieso immer alle Vereinsaktivitäten im Auge behält. Doch auch seine Stellvertreter oder ein anderes engagiertes Mitglied können diese Aufgabe übernehmen.
Ressortbildung im Verein ist eine ausgezeichnete Idee, wenn Sie Struktur in Ihr komplexes Organisationsgeflecht bringen und die Produktivität der einzelnen Mitglieder fördern wollen. Bedenken Sie hierbei aber auch, dass der Erfolg kein Produkt des Zufalls ist. Damit sich die Ressortbildung auch tatsächlich lohnt, müssen verschiedene Aspekte zu jeder Zeit beachtet werden.
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