Jeder von uns hat sie abonniert und jeder von uns liest sie zumindest hin und wieder. Die Rede ist von Newslettern – einem Kommunikations- und Marketingkanal, der vor allem mit dem Siegeszug des Online-Shoppings stark an Bedeutung gewonnen hat. Doch auch abseits davon ist der Newsletter ein spannendes Medium, das unter anderem Vereinen in vielen Bereichen behilflich sein kann. Ob nun Information, Mitgliederbindung oder Öffentlichkeitsarbeit – die Einsatzbereiche des Newsletters im Vereinswesen sind vielfältig. Grund genug, uns die digitale Infopost einmal etwas genauer anzuschauen.

 

Vereine und Newsletter: Eine Liebe mit (vermeintlichen) Hindernissen

Natürlich gibt es bereits zahlreiche Vereine, die die Vorteile von Newslettern erkannt haben und den Kanal dementsprechend aktiv nutzen. Mindestens genauso viele scheuen sich jedoch nach wie vor vor dem Medium und begründen das vor allem mit diesen Punkten:

Es ist absolut nachvollziehbar, dass eine Person, die sich noch nie mit dem Erstellen von Newslettern auseinandergesetzt hat, erst einmal vor dieser Aufgabe zurückschreckt. An dieser Stelle soll jedoch mit aller Deutlichkeit klar gemacht werden: Es ist kein Hexenwerk, einen Vereins-Newsletter zu verschicken. Mit der richtigen Software wird dieser Prozess sogar zum Kinderspiel.

 

Auf der Suche nach dem richtigen Newsletter-Anbieter

Wenn Sie anfangen, sich mit der Thematik Newsletter (zum Beispiel als Alternative zum klassischen Rundschreiben per Post) auseinanderzusetzen, werden Sie schnell feststellen: Die Anzahl der entsprechenden Anbieter ist wirklich groß.

Lassen Sie sich davon jedoch nicht abschrecken, sondern fokussieren Sie sich lieber auf das Wesentliche beziehungsweise diese Fragen: Welcher Anbieter…

Gerade dann, wenn Sie sich erst einmal an das Erstellen von Newslettern für Ihren Verein herantasten, muss es nicht gleich die Premium-Software mit XXL-Leistungsumfang sein. Zu viele Funktionen können schnell überfordern und den Fokus auf Unwesentliches verschieben.

Unser Tipp: Mit unserer Vereinssoftware Bileico können Sie Serienmails beziehungsweise Newsletter ohne viel Schnickschnack an Ihre Mitglieder verschicken – schnell und unkompliziert.

 

Wichtig: Auch Vereine müssen Rechtliches beim Newsletter-Versand beachten!

So praktisch Newsletter auch sind – sie dürfen nicht unbedacht oder gar leichtsinnig genutzt werden. Tatsächlich gibt es eine ganze Reihe von rechtlichen Vorschriften, an die sich auch Vereine halten müssen. Hier finden Sie eine Übersicht:

 

Lese-Tipp: Für noch mehr und tiefgreifendere Informationen rund um rechtliche Fallstricke beim Newsletter-Versand empfehlen wir Ihnen diesen Artikel von e-recht24.de.

 

Vereins-Newsletter verschicken: Interne und externe Anlässe

Es gibt viele gute Anlässe, um einen Newsletter an Vereinsmitglieder und/oder Freunde des Vereins zu versenden. Nachfolgend möchten wir Ihnen diverse Inhalte vorstellen, die wir in interne (für Mitglieder) und externe (für alle anderen) aufteilen.

 

Interne Anlässe für einen Vereins-Newsletter

 

Externe Anlässe für einen Vereins-Newsletter

 

Fünf Tipps für einen gelungenen Vereins-Newsletter

Am Ende dieses Artikels wollen wir Ihnen noch fünf konkrete Tipps mit auf den Weg geben. Diese helfen Ihnen hoffentlich zukünftig dabei, erstklassige Newsletter im Namen Ihres Vereins zu verschicken.

 

#1 Weniger ist mehr

Sowohl im Hinblick auf die Inhalte als auch auf das Design darf ein Newsletter für Vereine ruhig bescheiden daher kommen. Sie müssen Abonnenten nicht mit zig Themen und einer opulenten Optik überfordern, sondern dürfen sich gern auf das Wesentliche berufen.

Wenn es aktuell nur einen Punkt auf der „Tagesordnung“ gibt, der besprochen werden muss, dann ist das okay. Wenn Sie keine Lust haben, an einem herausstechenden Design zu feilen, dann ist das in Ordnung.

Setzen Sie sich nicht unnötig unter Druck, indem Sie denken, Ihr Newsletter müsse dem namhafter Onlineshops nacheifern. Das ist ein Irrtum, der Sie im zweifel viel Zeit und nerven kostet.

 

#2 Legen Sie ein Ziel fest

Bevor Sie einen Newsletter verschicken, sollten Sie sich fragen: Was möchte ich damit erreichen?

Jeder gute Newsletter verfolgt ein klares Ziel, beispielsweise:

Indem Sie das Ziel im Vorfeld klar definieren, steigern Sie fast schon automatisch die Qualität Ihres Vereins-Newsletters. Sie können sich dann nämlich sicher sein, keine leeren Worthülsen zu verschicken, sondern stattdessen einen echten Mehrwert zu liefern.

 

#3 Definieren Sie verschiedene Zielgruppen

Wie im Abschnitt über Anlässe für Ihren Vereins-Newsletter bereits erwähnt, gibt es verschiedene Empfänger für Ihre digitale Infopost: interne, also Vereinsmitglieder und externe, sprich Interessenten und Freunde des Vereins.

Um beide Gruppen optimal mit Inhalten zu versorgen (und nicht aus Versehen vertrauliche Interna auszuplaudern), können Sie verschiedene Empfänger-Kategorien anlegen und Ihre Newsletter somit noch gezielter verteilen.

 

#4 Ein fester Turnus ist kein Muss

Viele Verfasser von Newslettern brüsten sich regelrecht damit, dass ihre Mail beispielsweise alle zwei Wochen oder immer pünktlich zum Monatsersten verschickt wird.

Eine solche Regelmäßigkeit mag dem einen oder anderen Empfänger sicherlich gefallen – doch sie ist definitiv kein Muss. Wenn Sie gerade keine spannenden Neuigkeiten haben oder es schlichtweg nicht schaffen, den Newsletter zu verfassen, dann ist das kein Weltuntergang. Stressen Sie sich nicht unnötig, indem Sie irgendeinem regelmäßigen Turnus hinterherjagen. Sie sind niemandem etwas schuldig.

 

#5 Gezielte Handlungsaufrufe für mehr Interaktion

Natürlich dient ein Newsletter in erster Linie der Überbringung von Neuigkeiten (= News). Er sollte aber auch immer Anlass bieten, in eine Interaktion mit Ihrem Verein zu treten und beispielsweise:

Ein sogenannter „Call to Action“ sorgt dafür, dass aus einem Newsletter heraus eine konkrete Handlung entsteht – und diese wiederum sorgt in der Regel für einen positiven Einfluss auf Ihren Verein.

Newsletter sind eine gute Möglichkeit, kostengünstig und überraschend leicht mit Vereinsmitgliedern und anderen Menschen in Kontakt zu treten oder zu bleiben. Spezielle Software-Angebote wie Bileico und andere Newsletter-Anbieter sorgen dafür, dass Sie auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse in kurzer Zeit Ihren ersten Digital-Brief versenden können.

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