Sowohl Unternehmen als auch Vereine beschäftigen sich jetzt, Anfang November, bereits mit einem wichtigen Thema: Der alljährlichen Weihnachtsfeier. Wann soll sie stattfinden? Wo soll sie stattfinden? Wie soll sie stattfinden? Keine Frage, wer eine solche Veranstaltung plant, muss an viele verschiedene Punkte denken. In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, wie Sie stressfrei und entspannt die diesjährige Weihnachtsfeier planen.

 

 

Der Beitrag im Überblick

 

Hilfe, ich muss die Weihnachtsfeier organisieren!

 

Schritt #1: Legen Sie ein Datum fest

 

Schritt #2: Bestimmen Sie das Budget für die Weihnachtsfeier

 

Schritt #3: Klären Sie, wer alles eingeladen ist

 

Schritt #4: Suchen Sie nach einer Location und einem Rahmenprogramm

 

Schritt #5: Klären Sie das Thema Geschenke

 

Schritt #6: Gestalten und verteilen Sie die Einladungen

 

Professionelle Hilfe bei der Organisation

 

 

Hilfe, ich muss die Weihnachtsfeier organisieren!

 

Sie sind der oder die „Glückliche“, der sich in diesem Jahr um die Weihnachtsfeier kümmern darf? Keine Panik, das ist kein Weltuntergang. Betrachten Sie die Aufgabe als Chance, etwas dazuzulernen und genießen Sie den Vorteil, die meisten Sachen (wie Ort und Aktivität) selbst bestimmen zu dürfen. Außerdem ergattern Sie durch die Organisation einer Weihnachtsfeier wertvolle Pluspunkte beim Chef und den Kollegen beziehungsweise dem Vorstand und den anderen Vereinsmitgliedern.

 

Wichtig ist, dass Sie die Planung dieser vorweihnachtlichen Veranstaltung nicht zu lang vor sich herschieben. Wer bis zur letzten Minute wartet, wird weder eine Tischreservierung noch ein vernünftiges Rahmenprogramm bekommen. Bedenken Sie immer: Sie sind nicht die einzigen, die im Dezember eine Weihnachtsfeier veranstalten. Diese Tradition hat sich in den meisten Unternehmen und Vereinen durchgesetzt und erfreut sich natürlich auch größter Beliebtheit.

 

 

Schritt #1: Legen Sie ein Datum fest

 

Ehe Sie sich Gedanken über Location, Essen, Programm usw. machen, sollten Sie erst einmal klären, wann die Weihnachtsfeier stattfinden soll. Beim Festlegen des Termins haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

 

 

Während die erste Variante zweifelsfrei die stressfreiere ist, biete die zweite mehr Möglichkeiten der Mitsprache. Indem Sie sich erst einmal erkundigen, wem es wann am besten passt, können Sie einen Termin finden, an dem letztlich möglichst viele Leute zur Weihnachtsfeier erscheinen können.

 

Info: Immer mehr Vereine und Firmen entscheiden sich dafür, die Weihnachtsfeier nicht im Dezember zu veranstalten. Grund hierfür ist der übervolle Terminkalender der meisten Menschen in diesem Monat. Es spricht im Grunde genommen auch nichts dagegen, die Feierlichkeit auf November oder auch ins neue Jahr zu verlegen. Dann müssen Sie allerdings auf das weihnachtliche Flair verzichten. Eine andere Variante ist das „Umpolen“ der Weihnachtsfeier zu einem Sommerfest.

 

 

Schritt #2: Bestimmen Sie das Budget für die Weihnachtsfeier

 

Wie viel Geld steht Ihnen für die Organisation einer Weihnachtsfeier zur Verfügung? Erst wenn Sie diese Frage beantworten können, sind weitere Planungsschritte sinnvoll. Nichts ist schließlich fataler als eine Firmen- oder Vereinsfeier, die nicht bezahlt werden kann.

 

Wenn es um das Thema Budget geht, müssen Sie sich unbedingt an Ihren Vorgesetzten beziehungsweise den Vereinsvorstand wenden. Diese werden Ihnen eine gewisse Summe zur Verfügung stellen und eventuell auch ein paar Wünsche äußern.

 

 

Schritt #3: Klären Sie, wer alles eingeladen ist

 

Während der Teilnehmerkreis für eine Weihnachtsfeier in Firmen meist klar definiert ist (je nach Größe des Unternehmens entweder eine einzelne Abteilung oder die komplette Belegschaft), gestaltet sich dieser Punkt für Vereine schon etwas schwieriger. Die große Frage ist hier: Sind Ehepartner und Lebensabschnittsgefährten sowie Kinder ebenfalls eingeladen oder nicht?

 

Wer alles zur Weihnachtsfeier eingeladen werden soll, klären Sie am besten, wenn feststeht, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht. Wenn es das Budget zulässt, können Sie den Teilnehmerkreis gern erweitern. Im Vereinswesen ist es generell üblich, auch die Familien der Mitglieder einzuladen (sofern diese nicht sowieso ebenfalls im Verein sind).

 

 

Schritt #4: Suchen Sie nach einer Location und einem Rahmenprogramm

 

Die klassische Weihnachtsfeier findet entweder im Unternehmen oder einer Vereinsräumlichkeit statt. Das hat die folgenden Vorteile:

 

 

Der große Nachteil dieser Wahl: Die Weihnachtsfeier findet in einem bekannten und dadurch auch langweiligen Umfeld statt. Eventuell lohnt es sich also, der Kreativität freien Lauf zu lassen und nach einer anderen Location Ausschau zu halten. Wie wäre es beispielsweise mit:

 

 

Wer die Weihnachtsfeier gleichzeitig als Teambuilding-Maßnahme nutzen möchte, tut gut daran, ein Aktiv-Programm auf die Beine zu stellen. Soll heißen: Statt der herkömmlichen Sitz-Veranstaltung werden Kollegen und Vereinsmitglieder dazu animieren, etwas zu tun. Hierbei kann es sich um eine klassische Wanderung, einen Ausflug in die Kletterhalle oder auch spezielle Outdoor-Angebote handeln. Am besten ist es, wenn Sie sich über die individuellen Möglichkeiten in Ihrer Stadt via Internet informieren.

 

Wichtig: Wenn die Veranstaltung nicht in einem Restaurant stattfindet, müssen Sie sich unbedingt um ein Catering kümmern. Dieses kann von einfachen Snacks über das klassische Buffet bis zum mehrgängigen Dinner reichen und lässt Raum für jede Menge Möglichkeiten. Das Thema alkoholische Getränke sollte insbesondere im Fall von Unternehmen mit Vorsicht behandelt werden. Hier gilt der klare Grundsatz: Wenn Alkohol, dann immer nur in Maßen, nie in Massen.

 

Tipp: Ihr Budget reicht lediglich für eine kleine und bescheidene Weihnachtsfeier? Dann verzichten Sie auf das Catering und bitten Sie die Gäste etwas mitzubringen. Auf diese Weise entsteht meist ein abwechslungsreiches Buffet mit Weihnachtskeksen, Salaten, Häppchen und verschiedenen Getränken, das es durchaus mit der professionellen Variante aufnehmen kann.

 

 

Schritt #5: Klären Sie das Thema Geschenke

 

Weihnachten ohne Geschenke ist irgendwie unvollständig. Auch im Fall der Firmen- und Vereins-Weihnachtsfeiern hat es sich inzwischen etabliert, kleine Präsente zu überreichen. Wenn es um dieses Thema geht, haben Sie generell zwei Möglichkeiten:

 

 

Variante 2 schont nicht nur Ihr Budget, sondern lockert auch ganz automatisch die Stimmung während der Weihnachtsfeier auf.

 

 

Schritt #6: Gestalten und verteilen Sie die Einladungen

 

Bei der Erstellung der Einladung zur Weihnachtsfeier haben Sie die Qual der Wahl zwischen digital und analog. Während die Online-Einladung kostengünstig und einfach verteilt ist, besticht das Offline-Pendant vor allem durch seine reale Existenz. Hand aufs Herz: Wir alle freuen uns doch gleich noch ein bisschen mehr, wenn wir einen Brief, eine Postkarte oder eben auch eine Einladung in den Händen halten und an der Pinnwand befestigen können.

 

Egal, für welche der beiden Möglichkeiten Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass die folgenden Informationen auf der Einladung zur Weihnachtsfeier zu finden sind:

 

 

Professionelle Hilfe bei der Organisation

 

Eine Weihnachtsfeier organisieren ist zweifelsfrei keine Kleinigkeit. Wer eine reibungslose Veranstaltung planen möchte, die allen Gästen gefällt und lange in guter Erinnerung bleibt, sollte am besten von Anfang an Wert auf eine professionelle Organisation legen. Die Firmen- und Vereinssoftware von Bileico unterstützt Sie hierbei gern.

 

Mithilfe unserer Software können Sie beispielsweise:

 

Haben Sie weitere Tipps für die Vorbereitung einer Weihnachtsfeier im Unternehmen oder Verein? Wir freuen uns sehr auf Ihre Anregungen und Kommentare.

 

Foto: www.pixabay.com