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Onboarding in Corona-Zeiten: Anders, aber nicht unmöglich!

Onboarding in Corona-Zeiten: Anders, aber nicht unmöglich!

Nach über einem Jahr Corona-Pandemie ist nichts Ungewöhnliches mehr, dass Erwerbstätige nach einem Jobwechsel ihre neuen Kollegen noch kein einziges Mal persönlich getroffen haben. Und selbst wenn es neben dem Home Office auch Präsenztage im Büro gibt, gestaltet sich klassisches Onboarding im Moment durchaus etwas anders. Was also tun, wenn Kennenlern-Runden, Händeschütteln und Co. ausfallen, neue Mitarbeiter aber dennoch aktiv ins Unternehmen integriert werden sollen? Dieser Blogbeitrag liefert Ihnen Antworten.

 

Was genau ist Onboarding eigentlich?

Für den Fall, dass Sie mit dem Begriff Onboarding nur wenig oder gar nichts anfangen können, haben wir hier eine kurze Erläuterung für Sie:

Onboarding beschreibt verschiedene Maßnahmen und Prozesse, die zu einer aktiven Eingliederung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen beitragen. Diese haben verschiedene Gesichter und reichen von Info-Materialien über Rundgänge bis hin zu Mentoren, die den Neuling in der Anfangszeit „an die Hand nehmen“.

Das Ziel vom Onboarding ist es nicht nur, einen neuen Mitarbeiter umfassend über Abläufe im Betrieb zu informieren, sondern ihn im wahrsten Sinne des Wortes „an Board“ zu holen – sprich: Mit seinen Kolleginnen und Kollegen vertraut machen, Unternehmenswerte vermitteln und verdeutlichen, was das Besondere (und Attraktive) am neuen Arbeitgeber ist.

 

Warum ist Onboarding so wichtig?

Studien zum Thema haben bestätigt, was viele Personalabteilungen schon lange predigen: Fand zu Beginn des Arbeitsverhältnisses ein bewusster Onboarding-Prozess statt, sinkt das Risiko, dass der Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit wieder kündigt, rapide. Oder anders formuliert: Unternehmen, die in eine aktive und vor allem attraktive Eingliederung neuer Angestellter investieren, investieren automatisch in langfristige, stabile und von Loyalität geprägte Mitarbeiterbeziehungen. Dies gilt sowohl in Zeiten von Corona als auch darüber hinaus.

Aus diesem Grund sollte Onboarding nie als Zeit- oder gar Geldverschwendung betrachtet werden, sondern vielmehr als sinnvolle Maßnahme, die langfristig der Stabilität und dem Wachstum eines Unternehmens dient.

Ein anderer Aspekt, der in diesem Zusammenhang nicht unerwähnt bleiben darf, ist die wachsende Arbeitsbereitschaft durch Onboarding. Mitarbeiter, die zu Beginn ihrer Tätigkeit in einem neuen Unternehmen professionell eingeführt wurden, sind in der Regel produktiver und zeigen auch eine höhere Bereitschaft zur Eigeninitiative.

 

Wie funktioniert Onboarding trotz Corona?

Viele Personalmitarbeiter sehen sich gerade vor einer großen Herausforderung: Wie neue Kollegen im Unternehmen eingliedern, wenn Corona die meisten klassischen Onboarding-Prozesse unmöglich macht?

Die gute Nachricht ist: Neben der obligatorischen Führung durchs gesamte Unternehmen, Kennenlern-Frühstück und Feierabendbierchen gibt es viele andere Möglichkeiten, einen neuen Mitarbeiter an Board zu holen. Die effektivsten möchten wir Ihnen nachfolgend gern etwas genauer vorstellen.

 

Eindeutig definierte Erwartungen

Kaum etwas lässt uns so sehr mit unserem Job hadern wie Erwartungen, die nicht erfüllt werden. Wer eine neue Arbeit antritt, verbindet mit dieser meist ganz konkrete Vorstellungen, Wünsche und Ziele. Werden diese nicht erfüllt beziehungsweise nicht erreicht, macht sich schnell ein fader Beigeschmack breit, der im schlimmsten Fall sogar zur Kündigung führt.

Um diesen Prozess von Anfang an zu unterbinden, ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter ganz klar kommunizieren dürfen, mit welcher Erwartungshaltung sie die Stelle angenommen haben und was alles gegeben sein muss, um sie auch zu behalten. Sie ahnen es vermutlich schon: Onboarding spielt hierbei eine tragende Rolle.

Indem Sie sich als Personalverantwortlicher gleich zu Beginn ausreichend Zeit für ein Gespräch nehmen, in dem der neue Kollege alle Wünsche und Anforderungen klar und ohne Scham formulieren kann, schaffen Sie nicht nur eine wertvolle Vertrauensbasis, sondern erlangen selbst viele spannende Erkenntnisse. Denn: Das, was dem einen Mitarbeiter wichtig ist, ist in der Regel auch für viele andere von Bedeutung.

Themen, die in diesem Gespräch aufgegriffen werden können, sind beispielsweise:

  • Präsenz-Arbeitszeit und Home Office (Stichwort: Vertrauen!)

  • Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheiten

  • Feedback-Kultur (auch Vorgesetzten gegenüber)

  • kollegiales Miteinander bzw. zwischenmenschlicher Umgang

  • Flexibilität der Arbeitszeiten

  • Aufgabenbereiche

Wichtig: Nehmen Sie die Erwartungen neuer Angestellter stets ernst und hören Sie gewissenhaft zu. Ihr Gegenüber wird diese Form der Wertschätzung bemerken und entsprechend mit guten Leistungen und Loyalität gegenüber seinem Arbeitgeber belohnen. Genau das ist es doch, was Sie letztlich mit Onboarding-Maßnahmen erreichen wollen.

 

Digitales Kennenlernen

Nicht nur im Onboarding, sondern in nahezu allen Bereichen eines Unternehmens spielt digitale Kommunikation spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie eine zentrale Rolle. Plattformen wie Slack, Zoom oder Google Hangouts – um nur ein paar von vielen zu nennen – sind aus dem Alltag der meisten Büro-Angestellten nicht mehr wegzudenken. Wichtig zu wissen: Sie sind nicht nur hervorragende Hilfsmittel für Meetings und Co., sondern auch für Eingliederungsprozesse in Form von Kennenlern-Gesprächen!

Unser Tipp: Organisieren Sie digitale Verabredungen zum Mittagessen. Beim Lunch kommen meist die besten (weil ungezwungenen) Unterhaltungen zustande, die es neuen Mitarbeitern viel leichter machen, ihre zukünftigen Kollegen und auch Vorgesetzte besser kennenzulernen.

 

Umfassendes Infomaterial

Durch welche Werte zeichnet sich Ihr Unternehmen aus? Auf welche großen Erfolge der letzten Jahre können Sie zurückblicken? Was ist im Fall eines Brandes zu tun? Welche social benefits bietet die Firma (wenn nicht gerade eine weltweite Pandemie wütet)?

Viele Fragen, die im Zuge des klassischen Onboardings face-to-face beantwortet werden, können Sie auch hervorragend schriftlich behandeln. Erstellen Sie hierfür zum Beispiel umfassendes Infomaterial in Form von PDF-Dokumenten, die Sie ganz einfach per Mail versenden oder in der Firmen-Cloud hochladen können.

Alternativ bietet sich unter anderem auch ein Trello-Board mit allen relevanten Informationen oder auch ein entsprechendes Projekt in unserer Unternehmenssoftware Bileico an.

Das Gute an diesem Material: Wenn Sie es einmal erstellt haben, können Sie es immer wieder verwenden und bei Bedarf erweitern – auch nach Corona.

Unser Tipp: Bedenken Sie beim Erarbeiten der Informationen auch scheinbar Selbstverständliches – beispielsweise: Sprechen sich die Kollegen mit Du oder Sie an? Was ist, wenn das Kind spontan krank wird und eine Deadline nicht eingehalten werden kann? Welche Gepflogenheiten sind üblich, wenn ein Mitarbeiter Geburtstag hat?

 

Klare Kommunikationsabsprachen

Wenn der neue Mitarbeiter allein im Home Office arbeitet und plötzlich ein Problem auftritt, ist es das A und O, sofort zu wissen:

  1. welchen Kollegen er nun kontaktieren muss

  2. auf welche Weise er den Kollegen am besten erreicht

Klare Kommunikationsabsprachen bilden nicht nur die Basis für eine erfolgreiche Eingliederung im Unternehmen, sie sorgen auch für einen möglichst reibungslosen Ablauf im Geschäftsbetrieb. Darum ist es wichtig, dass jeder neue Mitarbeiter eine umfassende Liste erhält, in der – aufgeschlüsselt in Abteilungen beziehungsweise Zuständigkeitsbereiche – alle Kollegen mit (präferierten) Kontaktmöglichkeiten aufgeführt sind.

Unser Tipp: Weisen Sie jedem neuen Mitarbeiter einen „alten Hasen“ zu, der als eine Art Mentor agiert und immer für Fragen und Co. kontaktiert werden kann. Bedenken Sie hier, dass ein solches Mentorship nur funktioniert, wenn alle Beteiligten ausreichend darüber informiert wurden und auch einverstanden sind. Kein Kollege sollte ungefragt oder ungewollt in die Rolle des Mentoren gedrängt werden.

 

Kreative Video-Präsentation

Wenn das Kennenlernen vor Ort ausfällt und auch ein Rundgang durch die Firma nur bedingt möglich ist, können Sie auch ganz einfach auf andere Möglichkeiten ausweichen. Wie wäre es beispielsweise, wenn Sie das Unternehmen und seine Mitarbeiter in einem humorvollen Video vorstellen und dem neuen Kollegen somit einen ersten (bleibenden) Eindruck hinterlassen?

Der Vorteil vom Bewegtbild (gegenüber Texten, Präsentationen und anderen „starren“ Inhalten) ist, dass Sie hierüber nicht nur Informationen, sondern auch Emotionen transportieren können. Das wiederum führt dazu, dass sich der neue Mitarbeiter meist schon nach wenigen Augenblicken mit dem Arbeitgeber identifizieren kann und trotz der räumlichen Distanz eine echte Nähe zu den Kollegen verspürt.

 

Kleine Aufmerksamkeiten

Eine Postkarte zum Geburtstag, ein nettes Präsent zu Weihnachten oder eine witzige „Meme-Party“ im Slack-Chat, wenn das große Kundenprojekt endlich abgeschlossen wurde – es sind oftmals die kleinen Dinge, die den größten Effekt haben und einen Mitarbeiter wirklich langfristig ans Unternehmen binden.

Onboarding muss nicht immer zwangsläufig im großen Stil stattfinden, sondern funktioniert auch wunderbar im kleinen. Viele (zukünftige) Mitarbeiter finden eine nette Aufmerksamkeit zwischendurch oftmals sogar besser als ausufernde Info-PDFs und andere Maßnahmen.

Unser Tipp: Wenn zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag ein längerer Zeitraum liegt, ist es eine aufmerksame Geste, dem neuen Kollegen beispielsweise per Brief, Postkarte oder Mail mitzuteilen: „Wir freuen uns auf Sie/dich und die Zusammenarbeit mit Ihnen/dir.“ Kostet wenig bis gar nichts, hat aber eine enorm große Wirkung.

 

Wichtige Erinnerung

Eine Besonderheit vom Onboarding während Corona ist, dass auch die Mitarbeiter, die bereits länger im Unternehmen tätig sind, bewusst eingebunden werden müssen. Denn: Wenn fast alle Kollegen überwiegend im Home Office arbeiten, passiert es schnell, dass ein neues Gesicht gar nicht wahrgenommen und sogar vergessen wird.

Damit das nicht passiert, ist es natürlich wichtig, alle Angestellten über den „Neuzugang“ zu informieren. Hierfür eignet sich grundsätzlich eine schlichte Rundmail. Wenn Sie es jedoch professioneller (und mit mehr Nachdruck) angehen wollen, können Sie beispielsweise auch

  • einen Steckbrief mit Foto des neuen Mitarbeiters erstellen und versenden

  • den neuen Mitarbeiter selbst zu Wort kommen lassen (in Form einer kurzen Text- oder Video-Vorstellung)

  • ein digitales Kennenlern-Meeting einberufen

  • eine Postkarte mit Namen, Foto, Aufgabenbereich und Kontaktmöglichkeiten des neuen Kollegen verschicken

 

Umfassende Feedback-Möglichkeiten

Es ist ein illusorischer Gedanke, dass beim Onboarding neuer Mitarbeiter immer alles glatt läuft beziehungsweise für alle Beteiligten wünschenswert ist. Gerade in Zeiten von Corona ist es unverzichtbar, den Kollegen, die frisch an Board gekommen sind, offene Feedback-Möglichkeiten zu geben.

Fragen Sie also nach: Was lief in den ersten Tagen gut, was schlecht? An welchen Stellen hätte sich der neue Mitarbeiter mehr Unterstützung gewünscht? Wie fand er das Onboarding allgemein? Wie könnten Kollegen noch besser in den Prozess eingebunden werden?

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie wirklich offen für ehrliches Feedback sind und das auch so kommunizieren. Die wenigsten Angestellten werden sich gleich zu Beginn trauen, vernichtende Kritik am neuen Arbeitgeber zu üben. Um dennoch wertvolle Erkenntnisse aus dem Feedback-Gespräch zu erlangen, ist ein vertrauensvolles Miteinander die Grundvoraussetzung.


Onboarding während Corona ist anders – aber keinesfalls unmöglich! Gerade in dieser Zeit sollten Sie neue Mitarbeiter nicht aus den Augen verlieren und sie aktiv ins Unternehmen einbinden. Mit den Maßnahmen, die wir Ihnen in diesem Artikel vorgestellt haben, wird es Ihnen gelingen.

Foto: www.pixabay.com

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