Startups, Einzelunternehmer und auch klassische Betriebe, die noch in den Kinderschuhen stecken, sind gerade in der Anfangszeit sehr darum bemüht, Kosten zu sparen. Anstatt Personal einzustellen, werden die meisten Aufgaben – von der Produktentwicklung über die Kundenakquise bis hin zum Marketing und der Buchhaltung – selbst übernommen. Diese Taktik kann vielleicht eine Weile funktionieren, stößt aber früher oder später immer an ihre Grenzen. Kein Mensch, und sei er auch noch so talentiert, kann dauerhaft auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig tanzen. Erfolgreiche Gründer wissen, dass sie sich auf ihre Kernkompetenz fokussieren müssen, um noch schneller an ihr Ziel zu kommen. Das wiederum bedeutet, gewisse Aufgabenbereiche, die häufig als lästig empfunden werden, abzugeben – entweder indem Mitarbeiter eingestellt werden oder durch Outsourcing. Letzteres wollen wir uns in diesem Beitrag einmal etwas genauer anschauen.
Der Beitrag im Überblick
In welchen Bereichen ist Outsourcing sinnvoll?
Welche Gründe sprechen für das Outsourcing?
Welche Gefahren sprechen gegen das Outsourcing?
Outsourcing – Was ist das?
Ins Deutsche übersetzt bedeutet Outsourcing soviel wie „Die Nutzung externer Ressourcen“. Das Wort setzt sich aus drei Komponenten zusammen, nämlich:
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outside (außen oder auch extern)
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resource (Ressourcen)
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using (Nutzung)
Der Grundgedanke vom Outsourcing ist, nicht alle Aufgaben selbst zu erledigen, sondern sie unter Umständen an externe Experten zu übergeben. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Zwar muss der Dienstleister, der beispielsweise ein bestimmtes Teil produziert, das Video erstellt oder die Buchhaltung übernimmt, bezahlt werden, doch fallen für ihn – anders als für feste Mitarbeiter – keine Sozialausgaben und Versicherungskosten an.
In welchen Bereichen ist Outsourcing sinnvoll?
Outsourcing ist keinesfalls ein neues Phänomen, das beispielsweise durch junge Startups geprägt wurde. Die Strategie, gewisse Aufgabenfelder auszulagern, ist in allen Branchen bekannt und wird in den unterschiedlichsten Bereichen genutzt. In der Industrie ist es beispielsweise Gang und Gäbe, bestimmte Produktionsschritte auszulagern und die fertigen Teile vom Zulieferer zu beziehen. Vielen ist gar nicht bewusst, dass es sich dabei um Outsourcing handelt. Die Nutzung externer Ressourcen funktioniert allerdings auch im kleineren Rahmen. Besonders beliebte und häufig genutzte Outsourcing-Bereiche sind:
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IT
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Marketing
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Content-Produktion
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Buchhaltung / Steuern
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Personalwesen
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Recruiting
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Grafik- und Webdesign
Wichtig zu wissen: Bei all diesen und weiteren Beispielen für Outsourcing handelt es sich um sogenannte Sekundärfunktionen eines Unternehmens. Das bedeutet, es handelt sich dabei nicht um die Kernkompetenz des Betriebs. Hier ein Beispiel zum besseren Verständnis: Wenn Sie eine Tischlerei betreiben, ist es durchaus sinnvoll, Buchhaltung und die Betreuung Ihrer Webseite in die Hände von Profis zu geben. Weniger empfehlenswert ist es jedoch, die Herstellung von Fenstern und Treppen zu outsourcen.
Welche Gründe sprechen für das Outsourcing?
Vielleicht fragen Sie sich gerade, warum Sie die Option des Outsourcings überhaupt in Betracht ziehen sollten – immerhin gibt es immer noch die Möglichkeiten, entsprechende Mitarbeiter einzustellen oder es einfach selbst zu machen. Die Gründe beziehungsweise Vorteile, die für das Outsourcing sprechen, können folgendermaßen zusammengefasst werden:
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Zeitersparnis: „Das machen wir selbst.“ ist zwar in der Theorie schnell gesagt, in der Praxis allerdings häufig sehr zeitintensiv. Wenn Sie sich als Unternehmensgründer immer wieder in neue Bereiche einarbeiten, kostet Sie das unglaublich viel Zeit (und somit auch Geld). Outsourcing hat den entscheidenden Vorteil, dass Sie sich nicht um X kleine Baustellen kümmern müssen, sondern sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
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Qualitätssteigerung: Hand aufs Herz – wie wahrscheinlich ist es, dass Sie eine bessere Infografik zaubern als der Profi? Beim Outsourcing geht es darum, Aufgaben nicht an irgendwen zu übergeben, sondern an einen Experten. Egal ob Marketing-Agentur, professionelle Texterin oder Steuerkanzlei – spezialisierte Profis werden die Aufgaben nicht nur schneller sondern auch besser als Sie erledigen.
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Kostensenkung: Häufig schrecken Existenzgründer vor dem Outsourcing zurück, weil sie sich vor den zusätzlichen Kosten fürchten. Bedenken Sie allerdings, dass das Auslagern von Tätigkeiten letztendlich sogar Kosten senken wird. Hierfür gibt es gleich mehrere Gründe. Zum einen wären da die wegfallenden Sozialausgaben, die im Falle von Festanstellungen fällig wären. Zum anderen können Sie bares Geld sparen, wenn Sie einzelne Schritte oder auch die komplette Produktion Ihres Produktes auslagern. Externe Anbieter profitieren häufig von großen Mengenrabatten, haben bereits spezielle Maschinen, die Sie erst anschaffen müssten und können viele Schritte automatisieren. Auf diese Weise wird die Produktion so billig wie nur möglich.
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Flexibilität in schlechten Zeiten: Natürlich ist es großartig, ein Unternehmen zu gründen und schon nach kurzer Zeit mehrere Mitarbeiter zu beschäftigen. Doch was, wenn nach der ersten Hochkonjunktur das böse Erwachen kommt, weil plötzlich die Umsätze ausbleiben? Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto „schwerfälliger“ wird es. Indem Sie auf Outsourcing setzen und externe Profis engagieren, bewahren Sie sich die maximale Flexibilität und können in wirtschaftlich schlechten Zeiten viel besser und schneller reagieren.
Welche Gefahren sprechen gegen das Outsourcing?
Auch wenn das Outsourcing bis hierher in einem sehr positiven Licht dargestellt wurde, ist es natürlich auch unsere Aufgabe, Sie auf diverse Nachteile hinzuweisen. Es ist nachvollziehbar, auch Bedenken zu haben, wenn es darum geht, wichtige Aufgaben in fremde Hände zu geben. Hier ein paar Gefahren, die Sie unbedingt auf dem Schirm haben müssen, wenn Sie über Outsourcing nachdenken:
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Mehr kommunikativer Aufwand: Absprachen sind meist schon intern eine große Herausforderung, die meist mehr Zeit als geplant schluckt. Noch komplizierter wird es, wenn Sie mit einer außenstehenden Person kommunizieren müssen. Gerade in der Anfangszeit bedeutet Outsourcing immer einen erhöhen kommunikativen Aufwand. Wenn Sie mit geübten Experten zusammenarbeiten, werden sich die Absprachen mit der Zeit jedoch einpendeln.
Tipp: Nutzen Sie Bileico nicht nur für interne Kommunikation mit den Angestellten, sondern auch für externe Outsourcing-Absprachen.
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Einblicke in vertrauliche Unternehmensbereiche: Mit diesem Nachteil vom Outsourcing tun sich besonders viele Unternehmer schwer. Möchte ich wirklich, dass ein Externer tiefe Einblicke in unsere Unternehmensstrukturen bekommt und Zugriff zu vertraulichen Informationen hat? An dieser Stelle muss klar gesagt werden, dass Outsourcing ohne Vertrauen nicht funktionieren kann. Wer Kontrolle abgibt, muss einfach darauf vertrauen, dass sie nicht missbraucht wird.
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Negativer Einfluss auf das Betriebsklima: Wenn bereits existierende Stellen gestrichen und anschließen ausgelagert werden, kann das durchaus für schlechte Stimmung im Team sorgen. Die Möglichkeiten des Outsourcings zu nutzen, bedeutet immer, sich gegen ein festes Teammitglied zu entscheiden. Es kann unter Umständen sein, dass Ihre Angestellten im Laufe der Zeit mit Unzufriedenheit und Demotivation darauf reagieren.
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Ausnutzen eines Freelancers: Selbstständige, die für Ihre Outsourcing-Vorhaben in Frage kommen, arbeiten meist als Freelancer, sprich: freier Mitarbeiter auf Auftragsbasis. Natürlich ist es verlockend, einen IT-Spezialisten oder Grafikdesigner, der seine Arbeit besonders gut macht, mehr und mehr in die Aktivitäten des Unternehmens einzubinden, einen Arbeitsplatz vor Ort einzurichten (um die Kommunikation zu vereinfachen), ihn mit Arbeit zu überschütten und dabei auch noch Steuern und Versicherungen zu sparen. Hier lauert jedoch eine große Gefahr, nämlich die der Scheinselbstständigkeit. Freelancer (und auch alle anderen Selbstständigen) müssen stets darum bemüht sein, mehrere Kunden zu bedienen, um nicht als scheinselbstständig zu gelten. Liegt eine Scheinselbstständigkeit vor, handelt es sich keinesfalls nur um das Problem des Freelancers. Auch Sie als Auftraggeber geraten dann ins Visier des Finanzamtes und müssen unter Umständen Steuern und Sozialabgaben nachzahlen.
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Wahl des falschen Freelancers: Kritisch wird es jedoch nicht nur, wenn Sie einen Freelancer vollständig „beschlagnahmen“, sondern auch, wenn Sie an den falschen geraten. In jeder Branche gibt es schwarze Schafe, die häufig nicht auf den ersten Blick erkennbar sind. Wenn Sie auf die Möglichkeiten vom Outsourcing zurückgreifen, müssen Sie immer damit rechnen, dass die Zusammenarbeit nicht so abläuft, wie Sie es sich vorgestellt haben. Unser Tipp: Gestalten Sie Verträge stets so, dass Sie die geschäftliche Beziehung flexibel und möglichst schnell lösen können.
Das Thema Outsourcing ist extrem breit gefächert und würde in seiner Vollständigkeit den Rahmen dieses Blogbeitrags sprengen. Wir hoffen dennoch, dass wir Ihnen einen guten Einblick geben und Ihr Interesse an dieser Form der Aufgabenverteilung wecken konnten. Denn auch wenn Outsourcing stets mit diversen Nachteilen verknüpft ist, können Sie und Ihr Unternehmen hiervon auch maßgeblich profitieren. Kaum eine Firma – auch im kleinen und mittelständischen Bereich – kommt gänzlich ohne Outsourcing aus.
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