Egal ob Einzelunternehmer, Freiberufler oder Chef eines mehrköpfigen Teams – früher oder später denkt jeder, der ein eigenes Business hat, darüber nach, einen Praktikanten einzustellen. Ein großer Schritt, der gut durchdacht und geplant werden will. Was Sie alles beachten müssen, wenn Sie einen Praktikanten beschäftigen wollen, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Der Beitrag im Überblick
Rechtliche Rahmenbedingungen für Praktikanten
Wie und wo findet man geeignete Praktikanten?
3 klassische und 3 originelle Aufgaben für Praktikanten
Der richtige Umgang mit einem Praktikanten
Tipps für das Praktikumszeugnis
Rechtliche Rahmenbedingungen für Praktikanten
Ehe Sie sich überlegen, welche Aufgaben Sie alles an Ihren Praktikanten abgeben wollen, sollten Sie sich über verschiedene rechtliche Vorgaben und Fallstricke informieren. Tun Sie das am besten in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater, der sich oftmals schon gut mit dem Thema auskennt und Sie beraten kann. Das kostet Sie vielleicht etwas mehr Geld, dafür aber weitaus weniger Zeit.
Freiwilliges Praktikum oder Pflichtpraktikum?
Wenn Sie einen Praktikanten einstellen wollen, muss von Anfang an klar definiert werden, ob es sich hierbei um ein freiwilliges oder ein Pflichtpraktikum handelt. Für beide Formen gelten nämlich teils unterschiedliche Regelungen.
Wird ein freiwilliges Praktikum absolviert, hat der Praktikant unter anderem Anspruch auf Urlaub, eine angemessene Vergütung (Stichwort: Mindestlohn) und ein Praktikumszeugnis. Außerdem kann er im Rahmen einer vierwöchigen Frist ohne Grund kündigen.
Im Fall des Pflichtpraktikums entfällt der Anspruch auf Urlaub und Bezahlung. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie als Arbeitgeber nicht trotzdem entsprechende Vereinbarungen mit Ihrem Praktikanten treffen können.
Braucht man unbedingt einen Praktikumsvertrag?
Grundsätzlich sind deutsche Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Zusammenarbeit mit Praktikanten vertraglich festgehalten. Es wird trotzdem dazu geraten – einfach weil beide Seiten dadurch maximal abgesichert sind und wissen, woran sie sind.
In einem Praktikumsvertrag ist unter anderem geregelt:
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in welchem Zeitraum das Praktikum stattfindet
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wie viele Wochenstunden der Praktikant arbeitet
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in welchem Zeitfenster er arbeiten muss
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ob die Arbeit des Praktikanten vergütet wird
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wie viele Urlaubstage der Praktikant hat
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welche Regelungen im Krankheitsfall gelten
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in welchen Bereichen der Praktikant tätig ist / welche Aufgaben er übernimmt
Tipp: Es ist durchaus legitim, eine Verschwiegenheitsklausel im Vertrag unterzubringen – immerhin kann kaum vermieden werden, dass der Praktikant während seiner Tätigkeit vertrauliche Interna mitbekommt.
Was gilt im Hinblick auf Versicherungen?
Auch hier unterscheidet der Arbeitgeber zwischen freiwilligen und Pflichtpraktika. Im Rahmen eines unvergüteten Pflichtpraktikums sind Sie nicht verpflichtet, beispielsweise eine Unfallversicherung für den Praktikanten abzuschließen. Dies wird in der Regel von der Schule oder Universität übernommen.
Handelt es sich hingegen um ein freiwilliges Praktikum, das zudem auch vergütet wird, ist eine Einzelfallprüfung sinnvoll. Wenden Sie sich hierfür beispielsweise an Ihren Steuer- oder Versicherungsberater. Die Profis werden Ihnen dabei behilflich sein, die optimale Lösung für Sie und für den Praktikanten zu finden.
Wie und wo findet man geeignete Praktikanten?
Der Entschluss, einen Praktikanten einzustellen, ist ein erster Schritt – aber noch lang nicht das Ziel. Denn was viele Unternehmer gern unterschätzen, ist die Tatsache, dass gute und zuverlässige Praktikanten oftmals schwer zu finden sind.
Wie groß der Zuspruch sein wird, hängt maßgeblich von Ihrer Branche und den in Aussicht gestellten Tätigkeiten ab. Während beispielsweise Medienunternehmen und Finanzdienstleister in der Regel keine Probleme haben, einen Praktikanten zu finden, müssen andere oftmals etwas länger suchen.
Um einen geeigneten Praktikanten zu finden, können Sie beispielsweise folgendermaßen vorgehen:
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Schreiben Sie das Praktikum wie eine offene Stelle auf entsprechenden Plattformen aus
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Kontaktieren Sie potentielle Praktikanten via XING und LinkedIn (Active Sourcing)
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Präsentieren Sie sich auf Karriere-Messen an Universitäten und Hochschulen
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Erkundigen Sich sich bei der Bundesagentur für Arbeit
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Hören Sie sich in Ihrem Umfeld um
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Sprechen Sie junge Leute auf Networking-Veranstaltungen an
3 klassische und 3 originelle Aufgaben für Praktikanten
Sind alle rechtlichen Rahmenbedingungen geklärt und wurde ein geeigneter Praktikant gefunden, geht es endlich ans Eingemachte: Welche Aufgaben soll der zukünftige Mitarbeiter übernehmen?
Natürlich gibt es eine ganze Reihe typischer Praktikanten-Tätigkeiten, die wahrscheinlich jeder von uns auch selbst schon einmal erledigen musste. Klassische Aufgaben für Praktikanten sind beispielsweise:
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Unterlagen sortieren, archivieren und vernichten
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Botengänge (beispielsweise zur Post oder in andere Abteilungen)
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Telefon-Dienst
Wenn Sie es origineller mögen und Ihren Praktikanten auch tatsächlich etwas mit auf den beruflichen Weg geben wollen, dann können Sie ihm unter anderem auch diese Aufgaben geben:
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Datenbank-Pflege
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Social Media-Betreuung
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Planung eines Events/Meetings
Der richtige Umgang mit einem Praktikanten
Leider herrscht in vielen Unternehmen noch immer die allgemeine Annahme, ein Praktikant sei eine Art „minderwertiger“ Mitarbeiter – und könne auch dementsprechend behandelt werden. Dass das nicht nur unprofessionell, sondern obendrein auch teilweise erniedrigend ist, muss an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt werden.
Wenn Sie einen Praktikanten einstellen, dann bitte nur, wenn Sie beabsichtigen, auf Augenhöhe mit diesem zusammenzuarbeiten. Der Sinn eines Praktikums ist es nicht, eine billige (oder gar kostenlose) Arbeitskraft zu beschäftigen, sondern einem jungen Menschen beim Karriere-Einstieg zu helfen. Natürlich sollen am Ende alle von der Zusammenarbeit profitieren, doch bedeutet das auf gar keinen Fall, dass der Praktikant Ihr Spielball ist.
So funktioniert der richtige Umgang mit Praktikanten:
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Pflegen Sie eine respektvolle Kommunikation
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Übergeben Sie dem Praktikanten (hin und wieder) verantwortungsvolle Aufgaben
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Gewähren Sie ihm Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche
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Betrachten Sie ihn als Mitarbeiter
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Binden Sie Ihn in Team-Aktivitäten ein
Tipps für das Praktikumszeugnis
Damit Ihr Praktikant am Ende etwas für den weiteren Karriereweg „in der Hand“ hat, hat er einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zeugnis. Dieses besteht allgemein aus folgenden Elementen:
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Überschrift („Praktikumszeugnis“)
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Stammdaten des Praktikanten
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Tätigkeitsbereich/Haupt-Aufgabe im Betrieb XY
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Abriss der konkreten Tätigkeit
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Einordnung der fachlichen Leistung/Leistungsbereitschaft
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Einordnung der sozialen Kompetenzen (vor allem Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen) und anderer Soft Skills
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eventuelle Erfolge/Meilensteine
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Wünsche für die Zukunft
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Schlussformulierung
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Ort, Datum
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Unterschrift
Wie bei allen Arbeitszeugnissen gilt auch beim Praktikumszeugnis: Vorsicht bei der Formulierung. Auch wenn sich im Laufe der letzten Jahre ein regelrechter Geheim-Code entwickelt hat, den nicht mal mehr erfahrene Personaldienstmitarbeiter vollständig entschlüsseln können, sind die Vorgaben eigentlich glasklar. Im §109 Abs. 2 der Gewerbeordnung steht nämlich:
"Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen." (Quelle)
Oder mit anderen Worten: Sprechen Sie Klartext und verstecken Sie sich nicht hunter blumigen Floskeln!
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