Produktivität: Wie Monotasking für mehr Effizienz am Arbeitsplatz sorgt

Lange Zeit galt: Nur Frauen sind multitaskingfähig. Mittlerweile fand die Wissenschaft jedoch heraus: Auch in der Damenwelt ist die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu erledigen, äußerst rar. Multitasking gilt – ganz unabhängig vom Geschlecht – nicht mehr als das Allheilmittel für alle, die in kurzer Zeit möglichst viel erledigen wollen, sondern wird so langsam aber sicher viel eher als die Wurzel des Übels betrachtet. In der Tat ist es an der Zeit für ein Umdenken: Weg vom Multi-, hin zum Monotasking. Denn wer eine Aufgabe nach der anderen erledigt, trägt maßgeblich zu einer effizienteren und letztlich auch produktiveren Arbeitsweise bei.

Der Beitrag im Überblick

Warum Multitasking ein Märchen ist

Definition: Was ist Monotasking?

Wie erlerne ich Monotasking?

7 Gründe, die für das Monotasking sprechen

Monotasking: Minimale Ablenkung, maximale Fokussierung

 

Warum Multitasking ein Märchen ist

Schnell nochmal die E-Mails checken, während man mit dem Geschäftspartner telefoniert, beim Mittagessen an einem Projekt spinnen und gleichzeitig das Dessert genießen, parallel zum Meeting an der neuen Kommunikationsstrategie „basteln“ - Multitasking ist im beruflichen Alltag allgegenwärtig; aber darum nicht automatisch empfehlenswert.

 

Wenn das Gehirn mit mehreren Aufgaben gleichzeitig konfrontiert wird und gar nicht genau weiß, was es als erstes erledigen soll, sind Überforderung und Fehler vorprogrammiert. Das Problem von Multitasking ist jedoch nicht das heillose Durcheinander, sondern das ständige Unterbrechen laufender Arbeitsprozesse. Denn hierdurch wird die Konzentration auf eine harte Probe gestellt und hierdurch wird es nahezu unmöglich, effizient an einer Aufgabe zu arbeiten.

 

Mit anderen Worten: Multitasking ist – trotz der allgemeinen Annahme, es würde Zeit sparen – der natürliche Feind der Produktivität. Das parallele Abarbeiten mehrere Aufgaben sorgt nicht für einen verfrühten Feierabend, sondern eher für einen maximal erhöhten Stresspegel. Damit einhergehend: Konzentrationsstörungen, vermehrte Fehler und eine erhöhte Anfälligkeit für Burnout sowie andere gesundheitliche Probleme.

 

Definition: Was ist Monotasking?

Monotasking ist – ganz rudimentär erklärt – das Gegenteil vom Multitasking.

Anstatt mehrere Arbeitsprozesse parallel zu bearbeiten, nimmt sich der Monotasker jede Aufgabe einzeln vor und beginnt eine neue erst nach dem Abschluss einer alten. Überlappungen, Gedankensprünge und „nur mal eben schnell…“ sind beim Monotasking strengstens verboten.

 

Wenn man so will, dann handelt es sich hierbei um die einfachste Form des Handelns. Doch lassen Sie sich von der angeblichen Simplizität nicht täuschen. Monotasking verlangt den meisten Menschen einiges ab.

 

Wie erlerne ich Monotasking?

In einer Arbeitswelt, in der Multitasking über viele Jahre als das Nonplusultra galt, haben es die meisten Erwerbstätigen schlichtweg verlernt, jede Aufgabe einzeln und isoliert von anderen zu erledigen. Hinzu kommen komplexe Prozesse und Zusammenhänge, die es oftmals faktisch unmöglich machen, Projekte nicht parallel zueinander zu bearbeiten.

 

Wenn Sie dennoch Monotasking in Ihrer Arbeitsweise etablieren und somit Ihre Produktivität steigern wollen, dann sind Ihnen diese Tipps dabei behilflich:

 

• Schreiben Sie alle Aufgaben auf (zum Beispiel in einer klassischen to do-Liste)

• Priorisieren Sie die Aufgaben (beispielsweise mit der Eisenhower-Methode)

• Legen Sie fest, wie viele Aufgaben Sie an einem Tag erledigen wollen

• Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Sie die Aufgaben erledigen wollen

• Bestimmen Sie ein festes Zeitfenster (beispielsweise 40 Minuten), in dem Sie sich ausschließlich mit der Aufgabe befassen

• Machen Sie regelmäßig kurze und manchmal auch längere Pausen, in denen Sie Ihrem Gehirn geistige Streifzüge erlauben

• Widmen Sie sich danach wieder konzentriert und fokussiert der Aufgabe

 

Viele Menschen, die bewusstes Monotasking betreiben, sind sich einig: Entscheidend ist, dass man genaue Zeitfenster festlegt, in denen eine bestimmte Aufgabe im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht. Auf diese Weise sorgen Sie für einen klaren Fokus und auch für klare Grenzen.

 

Vor allem ungeübte Monotasker haben oftmals Probleme damit, sich auf unbestimmte Zeit einem einzigen Thema zu widmen. Die Gefahr: Sie driften gedanklich schnell zu anderen Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden müssen und beginnen (unbewusst), diese ebenfalls zu bearbeiten.

 

Indem Sie klar bestimmen, von wann bis wann Sie sich mit Aufgabe A, B, C usw. auseinandersetzen, erstellen Sie einen (groben) Fahrplan, der die Sicherheit gibt, dass am Ende des Tages alle to dos erledigt sind.

 

Lese-Tipp:Verbessertes Zeit-Management mit der Pomodoro-Technik

 

7 Gründe, die für das Monotasking sprechen

Monotasking als Schlüssel zu mehr Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz? Eine provokante Aussage, die wir Ihnen gern anhand der nachfolgenden Gründe belegen wollen.

 

• Monotasking steigert die Konzentration: Wer nicht immer gedanklich zwischen zwei oder mehr Projekten hin- und herspringt, kann sich (logischerweise) viel besser auf eines konzentrieren.

• Monotasking steigert die Qualität Ihrer Arbeit: Das wiederum bedeutet, dass Sie nicht nur schneller Ergebnisse vorweisen können, sondern diese in der Regel auch qualitativ besser sind als beim Multitasking.

• Monotasking fördert die Resilienz: Resilienz, also die psychische Widerstandskraft, gilt als ein elementarer Erfolgsfaktor. Wenn Sie hieran arbeiten wollen, empfiehlt es sich, dem Multitasking abzudanken und stattdessen eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Ihre Stresstoleranz wird es Ihnen danken.

• Monotasking hilft Ihnen dabei, achtsam(er) zu arbeiten: Ein achtsamer Mensch lebt im Hier und Jetzt und fokussiert seine Gedanken auf eine konkrete Angelegenheit – beispielsweise eine Aufgabe am Arbeitsplatz. Auch hier wird deutlich, wie wichtig und hilfreich Monotasking ist.

• Monotasking minimiert das Fehlerrisiko: Jeder von uns weiß: Wer auf zig Hochzeiten gleichzeitig tanzt, kann sich auf nichts zu 100 Prozent konzentrieren. Im beruflichen Kontext bedeutet das oftmals, dass Fehler nur eine Frage der Zeit sind. Indem Sie sich zukünftig dem Monotasking verschreiben, kann dieses Risiko maßgeblich verringert werden.

• Monotasking steigert die Effizienz: Wer effizient arbeitet, erreicht durch möglichst wenig Aufwand ein möglichst gutes Resultat. Es liegt auf der Hand, dass auch hier das Fokussieren auf einzelne Aufgaben einen wesentlichen Einfluss hat.

• Monotasking macht produktiver: Auch wenn es erst einmal den Anschein erweckt, dass Multitasking zeitsparender ist, zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass Monotasker letztlich produktiver sind. Das liegt zum einen an der gesteigerten Konzentration und zum anderen an der klaren Strukturierung ihres Arbeitstages.

 

Monotasking: Minimale Ablenkung, maximale Fokussierung

Multitasking gilt auch heute noch als Inbegriff von Produktivität und Leistungsbereitschaft – doch im Grunde genommen ist es das blanke Gegenteil davon. Wer sich ständig mit mehreren Aufgaben gleichzeitig beschäftigt, riskiert nicht nur Fehler, sondern macht es sich selbst schlichtweg unmöglich, konzentriert an etwas zu arbeiten.

 

Monotasking – das bedeutet: Minimale Ablenkung, maximale Fokussierung. Indem Sie immer nur eine Aufgabe erledigen, schonen Sie nicht nur Ihre Nerven, Sie arbeiten langfristig auch effizienter und produktiver.

 

Oder anders formuliert: Monotasking ist die beste Arbeitsweise, wenn Sie in kurzer Zeit möglichst viel schaffen wollen. Lassen Sie es ruhig auf einen Versuch ankommen.

 

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