Obwohl das neue Jahr noch ganz frisch ist, haben Sie vermutlich schon wieder alle Hände voll zu tun. Der Jahreswechsel ist für viele Menschen im Allgemeinen und Unternehmer im Speziellen eine willkommene Gelegenheit, um neue Projekte zu starten, große Ziele zu definieren und lang gehegte Träume endlich zu realisieren. Bei all der Euphorie und dem oft grenzenlosen Tatendrang sollten Sie eines jedoch nie vergessen: Selbstorganisation ist die halbe Miete! Wer sich ohne Plan ins Aufgaben-Getümmel stürzt, wird schon nach kurzer Zeit feststellen, dass das Chaos vorprogrammiert ist. Wenn Sie es stattdessen strukturiert und geordnet angehen, sind die Aussichten auf Erfolg sehr viel höher. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen fünf Alternativen zur klassischen to do-Liste vor und verraten außerdem, was Sie bei dieser Form der Selbstorganisation allgemein beachten müssen.
Der Beitrag im Überblick
Die klassische to do-Liste und ihre Schwächen
Alternative #1: Das Bullet Journal
Alternative #4: Die Done-Liste
Wichtig: Unerledigte to dos nicht aus den Augen verlieren, Prioritäten setzen und Umfang einschätzen
Alternative #5: Der Stundenplan
Die klassische to do-Liste und ihre Schwächen
Bevor wir über Alternativen sprechen, soll an dieser Stelle zunächst einmal geklärt werden, was eigentlich unter einer klassischen to do-Liste zu verstehen ist.
Gemeint ist hierbei eine schlichte Liste, die mithilfe von Stift und Papier erstellt wird. Auf die Liste kommen alle anstehenden Aufgaben, die nach dem Erledigen abgehakt oder durchgestrichen werden können.
Der Sinn einer klassischen to do-Liste kann in zwei Aspekte aufgeschlüsselt werden:
-
Sie vergessen keine Aufgabe
-
Sie verspüren beim Abhaken der Aufgaben ein gutes, motivierendes Gefühl
So einfach und effektiv eine to do-Liste in Papierform auch sein mag – sie bringt immer auch eine Reihe von Nachteilen mit sich. Diese können wie folgt zusammengefasst werden:
-
Die Liste wird schnell unübersichtlich
-
Die Liste ist nicht immer und überall verfügbar
-
Die Liste geht schnell im Zettelchaos auf dem Schreibtisch unter
-
Die Liste bietet nur begrenzt Platz
Es ist also höchste Zeit für ein paar Alternativen!
Alternative #1: Das Bullet Journal
Wie die klassische to do-Liste kann auch das Bullet Journal zu den analogen Organisationshilfen gezählt werden. Bullet Journaling ist ein Trend, der Deutschland 2017 erreicht hat und in den sozialen Netzwerken für viel Aufmerksamkeit sorgt. Was für die einen „nur“ eine gute Möglichkeit ist, um der eigenen Kreativität freien Lauf zu lassen, erweist sich für die anderen als wirklich effektives Hilfsmittel, wenn es darum geht, den (Berufs-)Alltag zu organisieren.
Der entscheidende Vorteil des Bullet Journals ist, dass es verschiedene Aspekte der Selbstorganisation in einem einzigen „Tool“ vereint – nämlich in einem schlichten Notizbuch. Dieses bietet nicht nur Platz für to do Listen, sondern ist zugleich auch Terminkalender, Projektplaner, Gedächtnisstütze, Habit Tracker, Kassenbuch und noch vieles mehr. Bei dieser Form der Selbstorganisation gilt ganz klar: Ihr Bullet Journal ist das, was Sie daraus machen.
Wie funktioniert Bullet Journaling?
Alternative #2: Bileico
Auch unsere Unternehmenssoftware Bileico eignet sich hervorragend als Alternative zur klassischen to do-Liste. Da das Programm cloud- beziehungsweise browser-basiert ist und über jedes Endgerät aufgerufen werden kann, haben Sie Ihre zu erledigenden Aufgaben immer bei sich und können diese auch unterwegs einsehen und bearbeiten.
Um eine to do-Liste mit Bileico zu erstellen, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise:
-
Legen Sie ein Projekt an und nennen Sie es beispielsweise „to dos“
-
Wählen Sie aus, welche Teilnehmer Zugriff zu dem Projekt haben sollen (alternativ können Sie auch nur sich selbst auswählen)
-
Legen Sie den Projekt-Status fest (beispielsweise „Neu“ oder „in Arbeit“)
-
Klicken Sie auf „+ Aufgabe“, um eine neue Aufgabe zu Ihrer to do-Liste hinzuzufügen
-
Falls die Aufgabe eine Deadline hat, können Sie sie auch gleich in den Kalender eintragen
Die to do-Liste von Bileico eignet sich insbesondere dann, wenn Sie die Aufgaben mit mehreren Personen bearbeiten und alle Zugriff auf diese haben sollen. Jeder Teilnehmer, der die Liste bearbeiten kann, sieht nicht nur, was alles zu tun ist, sondern kann die einzelnen Aufgaben auch problemlos kommentieren, aktualisieren und verschieben. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Liste (beziehungsweise das Projekt) durch Dateien und Notizen zu ergänzen. Auf diese Weise entsteht eine umfassende Übersicht, die nicht nur der Selbst-, sondern auch der Teamorganisation dient.
Alternative #3: Evernote
Wenn es schnell gehen muss und Sie nur für sich einzelne Tasks festhalten wollen, empfiehlt sich die App Evernote. Hiermit können Sie nämlich nicht nur digitale Notizbücher erstellen, sondern auch to do-Listen anlegen. Wie Bileico ist auch Evernote auf verschiedenen Geräten nutzbar. Da es sich hierbei jedoch nicht um ein browser-basiertes Programm handelt, müssen Sie die Anwendung auf den unterschiedlichen Endgeräten (beispielsweise Smartphone, Tablet oder Laptop) synchronisieren.
Hinweis: Der Nachteil von Evernote ist, dass die Anwendung in ihrer Basis-Form nur auf maximal zwei Geräten synchronisiert werden kann. Wenn Sie Ihre digitale to do-Liste hingegen von überall aus abrufen wollen, ist Bileico die bessere Wahl.
Alternative #4: Die Done-Liste
Kommen wir nun zu ein einer to do-Listen-Alternative der etwas anderen Art. Wenn Ihnen das stupide Abhaken von Aufgaben nicht den gewünschten Motivationsschub bringt, sollten Sie es vielleicht einmal mit einer Done-Liste versuchen. Der große Unterschied: Sie notieren nicht, was Sie noch alles erledigen müssen, sondern was Sie bereits hinter sich gebracht haben.
Lese-Tipp: Ausführliche Informationen zur Done-Liste finden Sie in diesem Beitrag auf dem Bileicoblog.
Wichtig: Unerledigte to dos nicht aus den Augen verlieren, Prioritäten setzen und Umfang einschätzen
Egal ob analog oder digital, klassisch oder alternativ – wenn Ihnen to do-Listen wirklich dabei helfen sollen, Ihren Alltag effektiver zu gestalten, dann müssen Sie eine goldene Regel beachten: Niemals unerledigte Aufgaben mit einer alten Liste wegwerfen oder archivieren. Was noch nicht abgehakt wurde, muss unbedingt auf die neue Liste übertragen werden – und zwar so lange, bis es tatsächlich erledigt wurde.
Damit Ihre to do-Liste zum langfristigen Erfolg wird und Ihnen auch wirklich bei der Organisation verschiedener Aufgaben hilft, sollten Sie außerdem noch diese beiden Aspekte beachten:
-
Die Auflistung von Tasks ist nicht automatisch auch eine Priorisierung der Aufgaben
-
Aus einer to do-Liste geht nie hervor, wie viel Zeit eine einzelne Aufgabe in Anspruch nimmt
Um maximal von der to do-Liste (in welcher Form auch immer) zu profitieren, sollten Sie die wichtigsten Aufgaben immer mit einem kleinen Ausrufezeichen oder einem anderen Symbol markieren. Außerdem ist es hilfreich, im Vorfeld grob einzuschätzen, wie lange die unterschiedlichen Aufgaben dauern werden. Ein kleiner Vermerk hilft Ihnen dabei, je nach Zeitfenster, das Ihnen zur Verfügung steht, eine passende Aufgabe auszuwählen.
Hinweis: Wenn Ihnen das Priorisieren von Aufgaben schwerfällt, empfehlen wir die Eisenhower-Methode.
Alternative #5: Der Stundenplan
Um die oben genannten Schwächen der to do-Liste zu umgehen, können Sie stattdessen auch einen Stundenplan zur Selbstorganisation einsetzen. Dieser hilft Ihnen beim Priorisieren und berücksichtigt auch den zeitlichen Umfang der einzelnen Aufgaben. Um maximal vom Stundenplan zu profitieren, sollten Sie ähnliche Aufgaben (beispielsweise Ihre Social Media-Aktivitäten) in Blöcken organisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern ist auch besonders effizient.
Tipp: Wählen Sie bewusst einen straffen Zeitplan, um sich nicht zu lang an den einzelnen Tasks aufzuhalten. Das Parkinsonsche Gesetz besagt schließlich, dass sich Aufgaben in dem Maße ausdehnen, wie Zeit für sie zur Verfügung steht.
Kennen Sie weitere Alternativen zur klassischen to do-Liste? Sehr gern können Sie uns diese in den Kommentaren verraten.
Foto: www.pixabay.com
