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So gelingt Teamwork aus dem Home-Office

So gelingt Teamwork aus dem Home-Office

Die vergangenen Monate waren eine echte Herausforderung für die Unternehmen und Arbeitnehmer im Land. Denn im Frühjahr wurde für viele Menschen sehr spontan das Home-Office eingeführt. Das hat die Zusammenarbeit zum Teil erheblich beeinflusst. Denn in vielen Unternehmen gibt es eine sehr enge Zusammenarbeit. Kollegen teilen sich ein Büro und regelmäßige Meetings ermöglichen eine enge Zusammenarbeit.

Doch während der aktuellen Krise hat das Teamwork in vielen Unternehmen zum Teil stark gelitten. Das liegt vor allem daran, dass zahlreiche Arbeitnehmer aktuell im Home-Office sind. Wenn man vorher eine Kleinigkeit absprechen wollte oder eine Frage hatte, dann konnte man einfach in das entsprechende Büro gehen und den jeweiligen Kollegen fragen. Doch diesen kurzen Weg gibt es aktuell leider nicht.

Damit das Teamwork nicht unter der aktuellen Krise und dem damit verbundenen Home-Office leidet, müssen die Unternehmen neue Prozesse entwickeln. Dadurch können sie auch in dieser schwierigen Zeit gewährleisten, dass ihr Team gut zusammenarbeiten kann und die Qualität der Arbeit nicht leidet.

Auch für die Mitarbeiter ist es angenehm, wenn sie während der aktuellen Situation auch weiterhin eng mit ihren Kollegen zusammenarbeiten können, obwohl sie sich im Home-Office befinden und es keine persönliche Zusammenarbeit gibt.

In diesem Artikel wollen wir zeigen, wie Teamwork auch während der aktuellen Krise möglich ist und worauf man achten sollte, damit die langjährig aufgebauten Teamstrukturen durch die Krise nicht beschädigt werden.


Ein guter Kommunikationsweg ist das A und O


Damit eine gute Zusammenarbeit überhaupt möglich ist, muss es einen guten Kommunikationsweg geben. Vermutlich kennt jeder Leser Videokonferenzen, bei denen man wegen Rauschen im Mikrofon und schlechter Sprachqualität kaum etwas verstehen kann. Dann geht erst einmal viel Zeit verloren, bis diese Probleme behoben sind. Die Teilnehmer sind genervt und das macht sich auch bei den Ergebnissen bemerkbar. Aus diesem Grund sollten Unternehmen unbedingt dafür sorgen, dass es eine funktionierende Plattform für Videokonferenzen gibt.

Für diesen Zweck sind Microsoft Teams und Zoom sehr beliebt, Sie werden in vielen Unternehmen eingesetzt und funktionieren sehr gut, wenn sie denn richtig bedient werden. Allerdings braucht man auch die notwendige Hardware, damit die Programme wirklich sinnvoll genutzt werden können. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter aus diesem Grund mit den entsprechenden Headsets ausstatten. Wenn Laptops für die Arbeit im Home-Office gekauft werden müssen, dann sollten diese über eine gute Webcam und ein gutes Mikrofon verfügen. So braucht es keine zusätzlichen Geräte, um den Laptop für die Teilnahme an einer Videokonferenz zu verwenden.

Übrigens gilt diese Vorgehensweise nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Vereine. Sie wurden ebenfalls hart von der Corona-Krise getroffen und müssen neue Wege finden, um das Vereinsleben fortzuführen. Dabei können sie sich selbstverständlich an den Prozessen von Unternehmen orientieren. Denn diese gehen aktuell enorm professionell vor und finden immer neue Strategien, um auch im Home-Office eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen.


So lassen sich die Kosten reduzieren


Die Unternehmen investieren aktuell sehr viel Geld, um auch im Home-Office eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Trotzdem ist es wichtig, dass die Kosten dabei nicht außer Kontrolle geraten. Deshalb sollte man eine flächendeckende Lösung etablieren, anstatt viele Einzellösungen zu etablieren. Denn das ist deutlich kostengünstiger und auch deutlich schneller.

Wenn man die Laptops für alle Mitarbeiter zusammen kauft, dann reduziert das den Aufwand und ist außerdem noch deutlich preiswerter, als ein verzögerter Einzelkauf.

Ein weiterer Punkt sind die Kosten für den Internetanschluss. Viele Mitarbeiter erhalten von Ihren Arbeitgebern eine Pauschale, um sich ein Home-Office einzurichten und die damit verbundenen Kosten zu decken. Wer aktuell nicht über eine ausreichend gute Internetverbindung verfügt, der sollte sich dringend um eine bessere Internetanbindung kümmern. Das muss nicht einmal besonders teuer sein. Denn es gibt sehr viele Möglichkeiten, um die Kosten für die Internetanbindung zu reduzieren. So kann man beispielsweise einen DSL-Vergleich bei Verivox durchführen, um den günstigsten Tarif zu finden. Beim DSL-Vergleich von Verivox muss man einfach nur seinen Standort und die gewünschte Internetgeschwindigkeit angeben und erhält schon wenige Sekunden später Angebote von den in der Gegend vertretenen Anbietern. Dabei erhält man selbstverständlich auch Hinweise auf Wechselprämien und andere Boni, die man als Neukunde beim jeweiligen Anbieter nutzen kann.

Sehr viel bequemer kann es eigentlich gar nicht sein, den passenden DSL-Vertrag zu finden und dabei auch noch eine Menge Geld zu sparen.
Für Unternehmen ist solch ein Vergleich natürlich vor allem dann interessant, wenn sie ihren Mitarbeitern die tatsächlich angefallenen Kosten erstatten. Denn dadurch lassen sich die Kosten reduzieren und bares Geld sparen. Und wenn die Mitarbeiter nur eine Pauschale bekommen, dann ist es selbstverständlich trotzdem eine nette Geste, wenn sie auf solch eine Vergleichsmöglichkeit hingewiesen werden. Denn so können sie Geld sparen und die erhaltene Pauschale noch für andere Dinge verwenden, um die Arbeitsqualität im Home-Office zu verbessern.


Wie kann die Zusammenarbeit im Home-Office gelingen?


Im Home-Office variieren die Arbeitszeiten oft ein wenig und der Übergang zwischen der Arbeit, der Mittagspause und dem Feierabend ist oft fließend. Das liegt vor allem daran, dass man doch noch einmal schnell an den Computer geht, wenn man eine Mail bekommt oder einen Anruf erhält. Damit trotzdem eine gewisse Work-Life-Balance möglich ist, sollte man sich im Unternehmen zumindest für Meetings und vergleichbare Aktivitäten auf eine Kernarbeitszeit verständigen. Diese Stunden hält sich dann jeder Mitarbeiter frei, um sich mit den Kollegen abzustimmen und bei Rückfragen auch kurzfristig zur Verfügung zu stehen. Diese Zeiten sollten auch respektiert werden und nur in Ausnahmefällen ist es sinnvoll, außerhalb dieser Kernzeiten ein Meeting anzusetzen.


Übrigens sollte man es vermeiden, die Mitarbeiter durch zu häufige Meetings von der eigentlichen Arbeit abzulenken. Viele Unternehmen haben erst einmal feste Termine eingeführt, damit sich die einzelnen Abteilungen oder die Führungskräfte miteinander absprechen können. In einer konkreten Veränderungssituation ist das durchaus sinnvoll. Wenn es keine wichtigen Themen für eine Videokonferenz gibt, dann kann man auch darauf verzichten. Denn für die Mitarbeiter ist stets eine gewisse Vorbereitungszeit notwendig und nach dem Ende des Meetings dauert es seine Zeit, bis man wieder an die eigentliche Arbeit zurückfindet. Übrigens ist es enorm sinnvoll, innerhalb vom Unternehmen einen Chat zu etablieren. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, mit anderen Mitarbeitern zu chatten und so im Gespräch zu bleiben. Gerade für Kleinigkeiten ist das eine enorm sinnvolle Möglichkeit. Denn so kann man schnell einmal bei einem Kollegen nachfragen, ohne diesen direkt anzurufen oder einen richtigen Termin anzusetzen.


Wie gehen die Mitarbeiter richtig mit dem Home-Office um?


Wenn man morgens ins Büro fährt und dieses nach dem Ende der Arbeitszeit verlässt, dann braucht man sich keine großen Gedanken über einen Leistungsnachweis machen. Auch wenn man einmal abgelenkt war oder nicht 100% der eigentlichen Produktivität erreicht hat, hat man die vereinbarte Arbeitszeit abgeleistet.

Im Home-Office ist es ein wenig anders. Denn hier kann zumindest die Anwesenheit nicht als Leistungsnachweis verwendet werden. Man geht einmal in die Küche, um sich einen Kaffee zu machen oder sich eine Kleinigkeit zum Essen zu holen. Und wenn man bei dieser Gelegenheit noch einmal private Aufgaben erledigt, dann denkt man bereits darüber noch, ob man nicht eigentlich arbeiten müsste. Allerdings handelt es sich dabei um eine reine Kopfsache. Auch auf der Arbeit lässt es sich nicht vermeiden, dass man mit Kollegen in der Küche quatscht oder ein privates Telefonat annimmt. Man braucht also gar kein schlechtes Gewissen und braucht sich nicht unter Druck setzen, wenn man im Home-Office nicht die vollen acht Stunden produktiv ist. Man muss nur für sich selbst eine Möglichkeit finden, um nach dem Ende der Arbeit auch wirklich abzuschalten und sich nicht noch weiter mit der Arbeit zu beschäftigen.

Das mag erst einmal enorm einfach klingen, doch eigentlich ist es gar nicht so leicht. Das gilt vor allem dann, wenn man sich sein provisorisches Home-Office im Wohnzimmer eingerichtet hat. Denn dann kann man nach der Arbeit nicht einmal das Zimmer wechseln, um ein wenig Distanz zu bekommen. Deshalb sollte jeder Mitarbeiter für sich selbst einen Weg finden, um Abstand zur Arbeit zu bekommen. Und wenn man einmal Feierabend für den Tag gemacht hat, dann sollte man auch nicht noch einmal die E-Mails überprüfen. Wenn es eine wirklich wichtige Anfrage gibt, dann kann diese auch telefonisch erfolgen. Und in den allermeisten Fällen ist es ausreichend, wenn eine abendliche E-Mail am nächsten Morgen beantwortet wird.


Und für die Work-Life-Balance ist es wirklich von Vorteil, wenn man den Arbeitstag ganz bewusst beendet und den Feierabend einläutet. Denn so kann man dafür sorgen, dass man dem Körper die notwendige Erholung gewährt und man den Kopf ein wenig frei bekommen kann.


Wie kann man Mitarbeitern das Home-Office erleichtern?


In den ersten Wochen haben sich viele Menschen darüber gefreut, dass sie ihre Arbeit im Home-Office erledigen durften. Denn dadurch erhielten sie eine freiere Zeiteinteilung. Außerdem sparen die Mitarbeiter im Home-Office Zeit und Geld, da sie nicht mehr zur Arbeit pendeln müssen.

Trotzdem wünschen sich viele Menschen mittlerweile ein wenig mehr Unterstützung von ihrem Arbeitgeber. Das gilt vor allem dann, wenn ein Ende der Zeit im Home-Office noch nicht absehbar ist. Denn auch einige Monate nach dem Beginn der aktuellen Krise arbeiten viele Mitarbeiter noch in einem provisorischen Home-Office.

Da kann der Arbeitgeber dann einige Pluspunkte sammeln, wenn er die Mitarbeiter zumindest finanziell unterstützt. Denn ein hochwertiger Schreibtisch und ein guter und gesunder Schreibtischstuhl kann relativ teuer werden. Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter auch in Zukunft im Home-Office arbeiten lassen möchte, dann sollte es ein wenig Geld investieren, um den Mitarbeitern die Zeit im Home-Office so angenehm wie möglich zu gestalten.

Außerdem sollten die Unternehmen berücksichtigen, dass viele Mitarbeiter Zuhause bisher keinen richtigen Arbeitsplatz hatten und deshalb erst einmal Geld ausgeben müssen. Da kann sich das Unternehmen dann beteiligen, um die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und zu zeigen, dass man sich gerade in dieser schwierigen Zeit um die Belange des Teams kümmert. Denn eine gute Arbeitsmotivation der einzelnen Mitarbeiter wird sich auch positiv auf die Zusammenarbeit in den einzelnen Teams auswirken.

Hier sind die Unternehmen gefragt kreative Möglichkeiten zu finden, um ihre Mitarbeiter bei Laune zu halten. Denn mittlerweile wurde der Einstellungsstopp in vielen Unternehmen schon wieder aufgehoben. Dadurch haben unzufriedene Mitarbeiter dann durchaus die Möglichkeit, zu einem anderen Arbeitgeber zu wechseln.


Die Rückkehr aus dem Home-Office


Einige Unternehmen haben schon wieder damit begonnen, ihre Mitarbeiter aus dem Home-Office zurückzuholen. Allerdings gilt das in den meisten Fällen nur für einen kleinen Teil der Belegschaft, da die Hygienemaßnahmen nur auf diesem Weg eingehalten werden können. Damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass ihre Gesundheit keine Rolle für den Arbeitgeber spielt, sind konsequente und pragmatische Hygienekonzepte von großer Bedeutung.

Darüber hinaus kann es für die Arbeit im Büro einige Incentives gehen. Wenn beispielsweise die Kantine aus hygienischen Gründen geschlossen werden musste, dann sollte die Verpflegung der Mitarbeiter auf einem anderen Weg sichergestellt werden. Zwar ist das für den Arbeitgeber keine Pflicht, doch es kann sich positiv auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken. Aus diesem Grund sollte man solche Maßnahmen als Arbeitgeber durchaus in Betracht ziehen. Denn so kann man dafür sorgen, dass die Stimmung in der Belegschaft auch während der aktuellen Krise positiv bleibt.


Fazit zum Teamwork im Home-Office


Im Home-Office stehen Unternehmen und Mitarbeiter vor enormen Herausforderungen. Sie müssen sich an eine komplett neue Arbeitsweise gewöhnen und müssen dafür die ausgetretenen Pfade verlassen. Das sorgt in vielen Bereichen dafür, dass deutlich mehr Engagement der Mitarbeiter notwendig ist.

Doch es gibt in der aktuellen Situation auch einige Erleichterungen, von denen die Mitarbeiter zum Teil enorm profitieren können. Der größte Vorteil für viele Mitarbeiter ist natürlich das Home-Office. Denn sie sparen sich die Strecke zur Arbeit und können deshalb auch mehr Zeit abseits der Arbeit verbringen. Die Arbeitgeber profitieren ebenfalls davon, dass ihre Mitarbeiter viel Zeit im Home-Office verbringen. Denn die Anwesenheit im Büro verursacht bereits einige Kosten. Und wenn mittelfristig auch noch die Zahl der Büros reduziert werden kann, dann sorgt das bei vielen Arbeitgebern für eine enorme Reduktion der Kosten.

Damit die Vorteile aber auch wirklich dauerhaft überwiegen ist es wichtig, eng mit den eigenen Mitarbeitern und Kollegen im Austausch zu stehen. Und ein guter Arbeitgeber wird seinen Mitarbeitern in der aktuellen Situation natürlich auch einen gewissen Gestaltungsspielraum einräumen. So können die Arbeitnehmer die Prozesse aktiv mitgestalten und in die Entwicklung der neuen Prozesse eingebunden werden. Davon profitieren beide Seiten.

Foto: www.pixabay.com

 

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