Kaum eine Entwicklung hat die Welt in den vergangenen Jahren so verändert wie die Digitalisierung. Das bedeutet auch für Unternehmen zahlreiche Herausforderungen – unabhängig von ihrer Größe und Branche. Viele Bereiche müssen schnellstmöglich auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden, das Marketing beispielsweise oder sogar das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung selbst. Vor allem aber bringen digitale Lösungen viele Vorteile wie Kosteneinsparungen, mehr Flexibilität oder Schnelligkeit mit sich. Bleibt die Frage offen, wie diese am besten genutzt werden können. Auf gut Deutsch: Wie klappt die digitale Transformation im eigenen Unternehmen?
Begriffsklärung: Was bedeutet eigentlich „digitale Transformation“?
Wie bereits erwähnt, bringt der zunehmende Gebrauch von digitalen Technologien in der Wirtschaft – aber auch im privaten Bereich – große Veränderungen mit sich. Beispiele dafür sind der Einsatz von intelligenten Sensoren, die Automatisierung von einzelnen Arbeitsbereichen oder auch die Erstellung von Videoaufnahmen. Mittlerweile gibt es durch digitale Endgeräte wie das Smartphone, den Laptop & Co ganze neue Möglichkeiten für Unternehmen in den Bereichen Leistungsangebot, Leistungserstellung sowie Kundeninteraktion. Die digitale Transformation bedeutet also in erster Linie eine Chance. Doch wer die Entwicklung verschläft, droht der Konkurrenz hinterherzuhinken oder sogar von dieser abgehängt zu werden. Wer nicht rechtzeitig sowie ausreichend digitalisiert, wird sich schlimmstenfalls auf lange Sicht nicht am Markt halten können. Ein anschauliches Beispiel ist hierbei das Marketing: Wer nach wie vor ausschließlich auf Offline Marketing setzt, wird immer mehr den Kontakt zur Zielgruppe verlieren, während die Konkurrenz diese durch Online Marketing Strategien wie das Content Marketing abwirbt.
Der digitale Wandel muss kommen – und zwar schnell!
Für Sie lautet die Frage daher nicht, ob Sie die digitale Transformation im Unternehmen umsetzen sollen, sondern stattdessen: wie? Denn viele Unternehmen, vor allem aus dem Bereich der KMUs, fühlen sich mit der Situation überfordert. Es fehlt an den finanziellen Mitteln für große Investitionen in Hard- und Software sowie die zugehörigen Schulungen. Manchmal wissen sie auch schlichtweg nicht, wo sie ansetzen sollen, sprich welche die wichtigsten ersten Schritte sind und wo die Digitalisierung hingegen noch einige Zeit warten kann.
Der Faktor Mensch spielt schließlich auch eine Rolle. Wird die Digitalisierung zu schnell und vehement umgesetzt oder gehen vielleicht sogar Entlassungen mit ihr einher, wird die Transformation oft bewusst oder unbewusst von den Mitarbeitern blockiert. Vor allem ältere Angestellte, welche nicht mit den neuen Technologien aufgewachsen sind und daher auch nicht so versiert im Umgang mit dem Laptop & Co, brauchen oft mehr Zeit sowie intensive Schulungen, um die neuen Anforderungen erfüllen zu können. Erst einmal ist es daher wichtig, dass die digitale Transformation von allen Betroffenen im Unternehmen motiviert vorangetrieben wird.
Der Faktor Mensch darf nicht unterschätzt werden
„Unternehmenslenker haben erkannt, dass die Digitalisierung nicht allein von Technologien getrieben wird, sondern von Menschen. Folglich rückt der Faktor Mensch stärker in den Fokus.“, so das Fazit einer Studie zum Thema Digitale Transformation aus dem Jahr 2018. Machen Sie also nicht denselben Fehler wie so viele Unternehmer vor Ihnen und konzentrieren sich ausschließlich auf die technische Komponente. Stattdessen müssen die Beschäftigten erst einmal verstehen, weshalb es Änderungen geben wird. Sie dürfen sich nicht alleingelassen fühlen und müssen aktiv bei der Umstellung unterstützt werden. Weiterbildungen spielen dabei eine wichtige Rolle, ebenso wie Freiräume, damit die Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten ausprobieren können. Bestenfalls tragen sie die Veränderungen sogar aktiv mit, werden selbst kreativ und setzen die digitalen Technologien gewinnbringend ein. Weiterbildungen im Sinne von theoretischem Wissen sind dabei zwar ein unverzichtbarer Bestandteil, allerdings längst noch nicht ausreichend. Stattdessen müssen die Mitarbeiter in der Praxis genügend Raum zum Lernen haben – anhand von Projekten zum Beispiel. Das macht deutlich: Die digitale Transformation muss zwar so schnell wie möglich geschehen, gleichzeitig brauchen die Menschen aber ausreichend Zeit für die Umgewöhnung und Einarbeitung. Dieser ist der Spagat, welchen Sie meistern müssen!
Was bleibt, ist die Frage nach dem „Wie“?
Genau dieser Spagat ist auch verantwortlich dafür, dass die digitale Transformation in Deutschland hinterherhinkt. Wo es nicht an finanziellen Mitteln für die entsprechenden Investitionen fehlt, sind es oftmals die Mitarbeiter, welche den Prozess blockieren – meist unwissend und ohne böse Absicht. Eine weitere Studie kam demnach zu dem Ergebnis, dass Unternehmen weltweit zwar Geldbeträge im Billionenbereich in die digitale Transformation investieren, allerdings nur 27 Prozent ihre Mitarbeiter aktiv einbeziehen. Wie also können Sie das besser machen?
- Erst einmal gilt es, den Mitarbeitern das „Warum“ zu erklären. Denn Veränderungen gibt es in der modernen Welt viele und somit auch in den meisten Unternehmen zahlreiche Umstrukturierungen, Neuerungen, und, und, und… Die Mitarbeiter sind diesen stetigen Wandel müde und sträuben sich innerlich gegen die Digitalisierung sowie ihre einhergehenden Änderungen.
- Deshalb muss sich daher die Geschäftsführung klar darüber werden, warum die digitale Transformation im eigenen Unternehmen unverzichtbar ist und welche die spezifischen Ziele sind. Anschließend besteht die Herausforderung darin, die geplanten Veränderungen für die Mitarbeiter schmackhaft zu machen. Sie sollen diese also positiv assoziieren und somit aktiv mittragen.
- Kommunizieren Sie daher einerseits, weshalb die Digitalisierung notwendig ist, und andererseits, welche Vorteile für den Einzelnen daraus entstehen: Flexiblere Arbeitsmodelle zum Beispiel oder die vereinfachte Kommunikation mit Kollegen.
- Anschließend muss auch das Leitbild digitalisiert werden. Die digitale Transformation muss also in der Kultur des Unternehmen verankert sein und zum Selbstverständnis jedes Beteiligten gehören. Dann werden auch die Mitarbeiter zunehmend bereit sein, Weiterbildungen sowie Schulungen zu besuchen. Sie betreiben bei der täglichen Arbeit „Learning by Doing“, probieren aus, werden kreativ – so sähe der Optimalfall aus.
- Für Sie bedeutet das aber, entsprechende Maßnahmen wie Schulungen zu finanzieren, welche dafür notwendig sind. Alle gewünschten Veränderungen auf einmal umzusetzen, macht also weder aus menschlicher noch aus finanzieller Perspektive Sinn. Stattdessen gilt es, Prioritäten zu setzen und sich zu fragen: Welche Unternehmensbereiche müssen zuerst digitalisiert werden und wo kann hingegen noch einige Wochen, Monate oder sogar Jahre gewartet werden?
Digitale Verwaltung als Nährboden für die Transformation
Die Verwaltung zu digitalisieren, stellt den Grundpfeiler für diese Transformation dar. Denn dadurch können wichtige Ressourcen eingespart und die Prozesse sowohl bei der Verwaltung als auch darüber hinaus beschleunigt werden. Steuerfragen, die Buchhaltung, Personalakten – alles kann mittlerweile digitalisiert und teilweise sogar automatisiert werden. Somit liegen die Einsparungspotenziale hier für Unternehmen bei 59 Prozent, was deutschlandweit fast vier Milliarden Euro pro Jahr ausmachen würde. Somit hätten sich notwendige Investitionen, wie jene in die Software oder in entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen um die Mitarbeiter fit zu machen, bereits nach kürzester Zeit refinanziert. Um sein Unternehmen also voranzutreiben sollte man Allerdings entfällt rund eine Milliarde dieser Kosten auf die Interaktion mit den Behörden – und genau an dieser Stelle gibt es nach wie vor Probleme. Denn das E-Government kommt in Deutschland nur schleppend in die Gänge. Das ist aber kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken. Stattdessen sollte gerade in diesem Bereich die digitale Transformation aktiv vorangetrieben werden.
Fazit: Digitalisierung als Prozess begreifen
Anschließend können weitere Geschäftsbereiche folgen, bis das Unternehmen flächendeckend digitalisiert ist. Was jedoch nicht funktionieren wird, ist die digitale Transformation „auszusitzen“, denn dabei handelt es sich nicht um eine Trendwelle, welche vorüberzieht. Ebenso wenig kann die Digitalisierung „abgeschlossen“ werden, denn die Technologien entwickeln sich in rasantem Tempo weiter und so werden auch weiterhin regelmäßige Anpassungen und Veränderungen notwendig sein. Sie müssen die Transformation daher als fortlaufenden Prozess begreifen sowie im Unternehmen implementieren. Dann können Sie die Einsparungspotenziale in vollem Umfang nutzen. Vor allem aber profitieren Sie mit der richtigen Herangehensweise von motivierten, kreativen sowie lernwilligen Mitarbeitern, welche das Projekt „Digitalisierung“ aktiv mittragen und gestalten.
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