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Veranstaltung als Verein planen und durchführen: Das müssen Sie beachten

Veranstaltung als Verein planen und durchführen: Das müssen Sie beachten

Veranstaltungen – egal ob interne oder externe – spielen im deutschen Vereinswesen eine extrem wichtige Rolle. Sind nur Mitglieder eingeladen, hat die Veranstaltung meist einen motivierenden und zusammenschweißenden Effekt. Ist sie hingegen öffentlich angelegt, dient sie nicht selten der Imagepflege oder der Aufbesserung der Vereinskasse. Doch ganz so einfach ist das in der Praxis natürlich nicht. Wenn Sie vorhaben, im Namen des Vereins Veranstaltungen zu planen und durchzuführen, müssen Sie einiges beachten. Was genau? Das verraten wir Ihnen im nachfolgenden Beitrag.

Der Beitrag im Überblick

Welches Ziel verfolgt die Veranstaltung?

Darf eine Vereinsveranstaltung Geld bringen?

Das Budget nie aus den Augen verlieren

Versicherungen, GEMA und andere Behördengänge

Die Veranstaltung richtig bewerben

Aufgaben, Finanzen, Auswertung und Co. – Mit Bileico haben Sie alles im Blick

 

Welches Ziel verfolgt die Veranstaltung?

Man soll die Feste feiern wie sie fallen, so viel ist klar. Doch eine Vereinsveranstaltung ganz ohne Ziel oder „Hintergedanken“ ist den Aufwand, der hierfür fällig wird, in der Regel nicht wert. Darum heißt es von Anfang an: Machen Sie sich klar, welches Ziel die Veranstaltung verfolgt und verlieren Sie dieses niemals aus den Augen.

 

Hier ein paar Beispiele für mögliche Ziele und Motivationen der Vereinsveranstaltungen:

 

  • Geste des Dankeschöns für alle engagierten Vereinsmitglieder und deren Familien

  • Unterstreichen des gemeinnützigen Zwecks

  • Tag der offenen Tür

  • Einweihung neuer Vereinsräumlichkeiten

  • Aufrechterhaltung örtlicher Traditionen

  • kulturelle Bereicherung (in Form deines Konzerts, eines Tanzabends, etc.)

 

Darf eine Vereinsveranstaltung Geld bringen?

Zu einer gelungenen Veranstaltung gehören selbstverständlich auch erfrischende Getränke und leckere Speisen. Wenn Sie diese als Verein verkaufen, ist es keine Seltenheit, dass der Kassenwart am Ende der Feierlichkeit ein Plus in der Vereinskasse verzeichnen kann.

 

Grundsätzlich kein Problem – immerhin sind Planung und Durchführung einer Veranstaltung immer mit Aufwand und Kosten verbunden, die in gewisser Weise „gedeckt“ werden wollen.

Doch sollten Sie trotzdem vorsichtig sein. Denn wenn der Gewinn (regelmäßig) sehr hoch ausfällt, kann es unter Umständen passieren, dass das Finanzamt misstrauisch wird. Sobald ein Verein wirtschaftliche Ziele verfolgt, ist sein Status der Gemeinnützigkeit gefährdet.

 

Das Budget nie aus den Augen verlieren

Wenn wir einmal beim Thema Geld sind, dann soll an dieser Stelle auch gleich das Budget angesprochen werden.

 

Für jede Veranstaltung, die ein Verein organisiert und durchführt – egal ob nun intern unter Mitgliedern oder extern für die breite Öffentlichkeit – sollte im Vorfeld ein finanzieller Rahmen festgelegt werden. Dass dieser bestenfalls nicht gesprengt werden sollte, versteht sich von selbst.

 

Wie viel Geld Sie für welche Art der Veranstaltung vorstrecken müssen, werden Sie im Laufe der Zeit lernen. Je mehr Events Sie planen, desto mehr Erfahrungen werden Sie auch sammeln. Auf diese Weise werden Sie immer sicherer im Umgang mit Geld und im Festlegen eines realistischen Budgets.

 

Praxis-Tipp: Legen Sie eine Person fest, beispielsweise den Kassenwart des Vereins, der die Finanzen verwaltet und immer im Blick hat. Es ist selten eine gute Idee, dass sich einfach jeder nach Bedarf am Geldtopf bedienen kann und niemand einen echten Überblick hat.

 

Versicherungen, GEMA und andere Behördengänge

Ein Aspekt der Veranstaltungsplanung, der den wenigsten Menschen Freude bereitet, ist der bürokratische Aufwand.

 

Versicherungen, Genehmigungen, GEMA… die Liste der Punkte, die grob unter „Behördengänge“ zusammengefasst werden können, ist lang. Wichtig ist, dass Sie vor allem diese Aufgaben auf dem Schirm haben:

 

  • Holen Sie sich eine Genehmigung beim Ordnungsamt, falls die Veranstaltung auf öffentlichem Grund stattfindet

  • Melden Sie die Veranstaltung bei der GEMA an, falls Musik gespielt wird

  • Kümmern Sie sich um einen umfassenden Versicherungsschutz

  • Beantragen Sie bei Bedarf die Nutzung öffentlichen Verkehrsraums (hierzu zählen auch Bürgersteige) beim Ordnungsamt

 

Praxis-Tipp: Wenden Sie sich am besten so früh wie möglich telefonisch oder persönlich an das für Sie zuständige Ordnungsamt und fragen Sie nach, welche konkreten Schritte für die Umsetzung Ihrer Veranstaltung notwendig sind. Auf diese Weise signalisieren Sie Kooperationsbereitschaft. Außerdem können Sie sich dadurch sicher sein, auch wirklich alles richtig zu machen und nicht doch in ein (verstecktes) Behörden-Fettnäpfchen zu treten.

 

Die Veranstaltung richtig bewerben

Wenn ein Verein eine öffentliche Veranstaltung organisiert, dann ist hierfür oftmals monatelange Vorarbeit notwendig. Diese zahlt sich meist dann aus, wenn der Veranstaltungsort gut besucht ist und die Gäste einen zufriedenen Eindruck machen.

 

Damit dies auch garantiert der Fall ist, sollten Sie sich im Zuge der Vorbereitungen unbedingt auch immer Gedanken über die richtige Bewerbung der Veranstaltung machen. Die Möglichkeiten, die Ihnen hierfür zur Verfügung stehen, sind vielfältig:

 

  • klassische Öffentlichkeitsarbeit: Nutzen Sie Ihre Pressekontakte, um die Veranstaltung in den lokalen Medien zu platzieren. Neben der Zeitung ist auch das Radio ein geeigneter Kanal.

  • Social Media: Sie haben einen eigenen Facebook- oder Instagram-Kanal? Perfekt! Dann nutzen Sie diesen unbedingt, um auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Soziale Medien sind in der Regel kostenlos und können Ihnen eine große Reichweite bescheren.

  • eigene Webseite: Auch auf Ihrer Vereinswebseite findet sich garantiert ein Platz, um auf die anstehende Feierlichkeit hinzuweisen. Das Gute an diesem Kanal ist, dass Sie völlige Gestaltungsfreiheit haben und die Veranstaltung ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen präsentieren können. Denkbar sind unter anderem übersichtliche Infos, Bildergalerien und Videobeiträge von vorherigen Veranstaltungen, eine Anfahrt-Skizze uvm.

  • bezahlte Werbung: Haben Sie ein gewisses Budget für Marketing eingeplant? Perfekt. Dann können Sie dieses beispielsweise nutzen, um Anzeigen im Radio und in der Zeitung zu schalten. Auch Plakate und Flyer sind klassische (und wirksame) Werbemaßnahmen, für die der Verein immer etwas Geld einplanen muss.

 

Aufgaben, Finanzen, Auswertung und Co. – Mit Bileico haben Sie alles im Blick

Die Planung einer Veranstaltung kann sich schnell als Mammutprojekt entpuppen, an dem schon so mancher Verein (beinahe) gescheitert ist. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Aufgabe von Anfang an strukturiert und professionell angehen – beispielsweise mithilfe von Bileico.

 

Unsere Software ist darauf spezialisiert, Vereine in den unterschiedlichsten Angelegenheiten, unter anderem der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, zu unterstützen. Wie? Indem wir Ihnen zahlreiche Funktionen an die Hand geben, die Sie optimal unterstützen und eine enge Zusammenarbeit aller Vereinsmitglieder fördert.

Praktische Features für die Veranstaltungsplanung sind unter anderem:

 

  • Gruppen-Kalender: Hier können Sie nicht nur das Datum der Veranstaltung, sondern auch alle anderen Termine und Deadlines eintragen. Verschiedene Einstellungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass nur die Mitglieder den Eintrag im Online-Kalender sehen, die davon auch wirklich wissen müssen.

  • Projekte und Aufgaben: Ein zentraler Bestandteil von Bileico sind die Projekte und Aufgaben, die Sie individuell und flexibel anlegen können. Damit können Sie nicht nur festlegen, was noch alles erledigt werden muss, sondern auch, wer dafür zuständig ist.

  • Chat: Manchmal braucht es nicht viele Worte, um gewisse Dinge zu besprechen. Wenn es mal wieder schnell gehen muss, eignet sich unser Chat als ideales Kommunikationsmittel.

  • Datei-Upload: Der erste Flyer-Entwurf, das Antwortschreiben vom Ordnungsamt, Bild-Material für die Vereinswebseite – Veranstaltungsplanung bedeutet immer auch, dass extrem viele Dateien hin- und hergeschickt werden müssen. Mit Bileico werden Sie Herr dieser Daten-Flut.

 

Egal, welche Funktionen Sie letztlich nutzen – Bileico ist immer das, was Sie daraus machen. Wir haben unsere Vereinssoftware bewusst offen und flexibel aufgebaut, sodass Sie zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, alle Features nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen zu nutzen. So ist es beispielsweise auch möglich, die Finanzen für die Planung stets im Auge zu behalten und am Ende eine umfassende Auswertung mit allen Vereinsmitgliedern zu teilen.

 

Foto: www.pixabay.com

 

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