Wenn es um das Thema Produktivität geht, sind sich die meisten (selbsternannten) Experten einig: Eine to-do-Liste zeigt uns auf, was noch alles erledigt werden muss und hilft dabei, die Aufgaben-Flut zu sortieren. So weit, so gut. Wenn die besagte Liste jedoch ungeahnte Ausmaße annimmt und immer mehr Punkte hinzukommen, die erledigt werden wollen, stellt das eine Zerreißprobe für die Motivation dar. In solchen Situationen ist es unter Umständen besser, von der to-do-Liste zur Done-Liste zu wechseln. Was das ist und wie sie Ihnen bei Ihrem Selbstmanagement hilft, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Der Beitrag im Überblick
Die unendliche Geschichte der to-do-Liste
Die motivierende Wirkung von Done-Listen
Die unendliche Geschichte der to-do-Liste
Mit der altbewährten to-do-Liste ist das so eine Sache. Kaum sind zwei Aufgaben auf der Agenda abgehakt, schon kommen fünf neue hinzu. Eine to-do-Liste, die bis auf den letzten Punkt abgearbeitet wurden, können durchaus als urbaner Mythos bezeichnet werden: Es ist zwar grundlegend möglich, aber keiner kann hierfür ein Beispiel nennen, das den eindeutigen Beweis liefert.
Dass to-do-Listen extrem praktisch und hilfreich sind, soll an dieser Stelle keinesfalls infrage gestellt werden. Ganz im Gegenteil: Listen dieser Art kommen mit vielerlei Vorteilen daher. Sie
- schaffen eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben
- können leicht aktualisiert und angepasst werden
- verursachen keine Kosten
- haben eine motivierende Wirkung
Das Problem: Hin und wieder fragt man sich als to-do-Listen-Schreiber am Ende des Tages, was man überhaupt alles geschafft hat. Genau an diesem Punkt setzt die Done-Liste an.
Die motivierende Wirkung von Done-Listen
Wenn wir etwas geschafft haben, bleiben meist nur die großen Meilensteine in Erinnerung – beispielsweise der Launch der eigenen Homepage oder der Abschluss eines großen Auftrags. Die vielen kleinen Schritte, die ebenfalls wichtig für den Erfolg sind, bleiben dabei jedoch meist auf der Strecke und geraten schnell in Vergessenheit. Gerade an Tagen, an denen einem kein großer Fisch ins Netz gegangen ist, sondern nur minimale Erfolge gefeiert wurden, kommt schnell die Frage auf, ob man denn überhaupt etwas geschafft oder doch nur gefaulenzt hat.
Das alles kommt Ihnen bekannt vor? Dann wird es höchste Zeit, eine Done-Liste anzulegen. Hierbei handelt es sich um eine Liste, auf der Sie alles festhalten, was Sie an einem Tag erledigt beziehungsweise geschafft haben.
Die zwei goldenen Regeln beim Führen einer Done-Liste
- Notieren Sie erledigte Punkte parallel zum daily Business
- Notieren Sie kleinteilige Zwischenergebnisse und nicht nur „das große Ganze“
Tipp: Kombinieren Sie Ihre to-do-Liste mit Ihrer Done-Liste, indem Sie alle abgehakten Punkte von der einen Übersicht in die andere übertragen. Das minimiert den Aufwand und spart kostbare Zeit.
Wie Sie sehen, ist es keine große Herausforderung, eine Done-Liste zu führen. Sie benötigen hierfür auch kein spezielles Programm, sondern einfach nur einen Zettel oder ein Notizbuch. Wer es gern digitalisiert mag, kann zum Beispiel auch unsere Unternehmenssoftware Bileico nutzen, um entsprechende Listen anzufertigen.
Sicherlich fragt sich nun der eine oder andere Leser noch: „Und wozu das Ganze? Verschwende ich nicht schon genug Zeit mit Selbstmanagement?“ 1. Zeit, die zur Selbstoptimierung genutzt wird, ist nie verschwendete Zeit. 2. Der zeitliche Aufwand für das Erstellen einer Done-Liste hält sich stark in Grenzen. 3. Diese Methode kommt mit ein paar überaus überzeugenden Vorteilen daher. Diese wollen wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten.
Vorteile der Done-Liste
- Kleine Erfolge feiern: Nicht nur große, sondern auch viele kleine Schritte bringen Sie voran. In einigen Fällen ist es sogar sinnvoll, große Vorhaben in etliche Teiletappen zu unterteilen. Durch die Zwischenstationen haben Sie stets die Möglichkeit, kurz zu verschnaufen und nach hinten und vorn zu blicken. Dann können Sie sehen, was Sie bereits geschafft haben und was noch vor Ihnen liegt. Die Done-Liste hilft Ihnen dabei, auch kleine Erfolge und Zwischenergebnisse zu feiern.
- Motivations-Schub: Auf einen Blick zu sehen, was man an einem Tag alles geschafft hat, kann großartige Gefühle auslösen. Nicht selten ist uns nämlich gar nicht bewusst, was wir alles im Laufe des Tages erledigt haben. Anders als die to-do-Liste, die selten kürzer, sondern meist nur noch länger wird, zeigt die Done-Liste klare Ergebnisse auf und führt uns vor Augen, welche Fortschritte gemacht wurden. Sie können sich sicherlich vorstellen, wie motivierend das sein kann. Wichtig: Notieren Sie nicht erst am Ende des Tages, was Sie geschafft haben. Dann werden Sie die Motivation nämlich nicht mehr benötigen.
- Leistungssteigerung: Wer einmal damit begonnen hat, eine Done-Liste zu führen, wird schnell einen besonderen Eifer entwickeln: Jeden Tag möchte man noch mehr schaffen als zuvor. Solang sich dieser Wetteifer in Grenzen hält und nicht zum Zwang wird, ist er eine willkommene Nebenwirkung der Done-Liste, von der Sie und Ihr Business definitiv profitieren werden.
Tipp: Um die einzelnen Tages-Ergebnisse besser miteinander vergleichen zu können, ist es sinnvoll, über einen längeren Zeitraum eine Art Done-Tagebuch zu führen. Ob dieses auf Papier oder digital verewigt wird, ist Ihnen überlassen. Wichtig ist lediglich, dass alle Informationen an einem Ort gebündelt und nicht überall verstreut notiert werden.
Die Done-Liste: Eine hervorragende Alternative zur herkömmlichen to-do-Liste, die uns vor Augen führt, was wir an einem Tag alles geschafft haben und dadurch extrem motivieren. Probieren Sie es doch einmal aus. Wir freuen uns auf Ihren Erfahrungsbericht in Form eines Kommentars.
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