Wer sich ehrenamtlich in einem Verein engagiert, der weiß, wie viel Freizeit man hierfür opfern muss. Weil diese Bereitschaft keinesfalls als Selbstverständlichkeit betrachtet werden sollte, ist es eine gute Idee, Ihre Vereinsmitglieder hin und wieder mit einem besonderen Ausflug zu „belohnen“. Eine mehrtägige Vereinsfahrt ist jedoch nicht nur ein großer Motivationsschub für alle Ehrenamtlichen, sondern auch eine organisatorische Herausforderung. Lesen Sie hier, wie Sie diese meistern.
Wohin soll die Reise gehen?
Vereine setzen sich meist aus ganz unterschiedlichen Mitgliedern zusammen und sind somit ein Sammelsurium der verschiedensten Interessen. Das wiederum führt dazu, dass Sie schon bei der Wahl des Ziels für die Vereinsfahrt genau überlegen müssen.
Führen Sie sich hierbei unbedingt vor Augen: Sie werden es nie allen recht machen können. Das perfekte Ziel, mit dem ausnahmslos jeder zufrieden ist, gibt es nicht.
Um dennoch möglichst viele Mitglieder für die Vereinsfahrt zu begeistern, sollten Sie darauf achten, dass das Ausflugsziel:
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einen insgesamt positiven Ruf hat
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nicht als „teures Pflaster“ gilt
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Abwechslung bietet – beispielsweise in Form von Kultur, Natur, Einkaufsmöglichkeiten, etc.
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sowohl ältere als auch jüngere Menschen sowie Männer als auch Frauen anspricht
Ein abwechslungsreiches Programm zusammenstellen
Nicht nur bei der Wahl des Reiseziels, sondern auch beim Zusammenstellen eines abwechslungsreichen Programms ist Fingerspitzengefühl gefragt. Auch hier gilt wieder: Sorgen Sie für einen bunten Mix, sodass am Ende für jedes Vereinsmitglied etwas Ansprechendes dabei ist.
Das ideale Programm einer Vereinsfahrt ist:
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spannend und abwechslungsreich
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auf verschiedene Zielgruppe (Männer und Frauen, ältere und jüngere Mitglieder) zugeschnitten
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außergewöhnlich und überraschend
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umfangreich, aber dennoch nicht (übermäßig) anstrengend
Ganz entscheidend ist außerdem, dass Sie den Teilnehmern der Vereinsfahrt auch immer Möglichkeiten zur individuellen Freizeitgestaltung lassen. Ein solcher Ausflug dient zweifelsfrei der Stärkung der Gruppendynamik – doch unterschätzen Sie nie die Gefahr des Lagerkollers.
Da wo viele Menschen mit unterschiedlichen Interessen überdurchschnittlich viel Zeit miteinander verbringen, sind Spannungen vorprogrammiert. Entschärfen Sie diese Gefahr, indem Sie immer wieder Phasen ins Programm aufnehmen, in dem jedes Vereinsmitglied machen kann, was es will.
Praxis-Tipp: Zusammenarbeit mit einem lokalen Reisebüro
Natürlich können Sie das Programm der Vereinsfahrt selbst zusammenstellen und sich im nächsten Schritt um alles mögliche – beispielsweise Übernachtungen, Anreiseoptionen, Stadtführungen etc. – kümmern (und damit jede Menge Ihrer kostbaren Zeit opfern). Sie können sich aber auch Hilfe vom Profi holen und beispielsweise ein lokales Reisebüro beauftragen.
Reisekaufmänner und -frauen sind nicht nur sehr viel besser im Organisieren solcher Fahrten, sie haben oftmals auch interessantes Insider-Wissen, das den Vereinsausflug erst zu einem unvergesslichen Erlebnis werden lässt. Auch wenn hierfür zusätzliche Kosten fällig werden, lohnt es sich, die inhaltliche Planung der Reise in die Hände von Experten zu übergeben.
Die Sache mit dem Selbstkostenbeitrag
Übernachtung, Fahrtkosten, Verpflegung, Eintrittsgelder – keine Frage, eine mehrtägige Vereinsfahrt ist eine kostspielige Angelegenheit, die sich nicht jedes Mitglied leisten kann oder will.
Um dennoch möglichst viele Ehrenamtler für den Ausflug zu begeistern, übernehmen die meisten Vereine einen gewissen Anteil der Kosten, sodass die Mitglieder nur noch den Rest – einen sogenannten Selbstkostenbeitrag – zahlen müssen. Wie hoch oder niedrig dieser ausfällt, hängt natürlich maßgeblich vom Budget des Vereins ab. Eine genaue und vor allem ehrliche Absprache mit dem Kassenwart ist hier unumgänglich. Des weiteren ist es immer ratsam, diese Entscheidung gemeinsam mit dem gesamten Vereinsvorstand zu treffen.
Bedenken Sie hierbei: Es ist durchaus lobenswert, wenn Sie so wenig Kosten wie möglich auf die einzelnen Mitglieder abwälzen wollen. Das bringt jedoch letztlich niemandem etwas, wenn Sie den Verein dadurch in eine finanziell instabile Lage bringen. Wenn sich die Vereinsfahrt als zu kostenintensiv erweist, ist es besser, sie auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen.
Vereinsmitglieder informieren – klassisch oder digital
Wenn alle groben Informationen zur Vereinsfahrt stehen – also: was, wann, wo, wie viel? – ist es an der Zeit, alle anderen Mitglieder über das Ereignis zu informieren. Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten, von denen wir Ihnen ein paar vorstellen möchten:
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Informieren Sie die Vereinsmitglieder mündlich – bestenfalls bei einer Versammlung
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Informieren Sie die Vereinsmitglieder schriftlich – zum Beispiel in Form von einem Brief oder Info-Flyer
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Informieren Sie die Vereinsmitglieder digital – beispielsweise über die Vereinssoftware Bileico
Letztere Möglichkeit ist nicht nur besonders zeit- und kostensparend, sondern auch schlichtweg simpel. Indem Sie die Informationen zur Vereinsfahrt zum Beispiel über einen Pinnwand-Eintrag mitteilen, werden sofort alle Mitglieder benachrichtigt. Außerdem können Sie den Zeitraum des Ausflugs zusätzlich im Online-Kalender eintragen, sodass jedes Vereinsmitglied den Termin vor Augen hat.
Ein weiterer Vorteil von Bileico: Alle, die Interesse an der Vereinsfahrt haben, können sich direkt über die Software austauschen und so ihre Vorfreude miteinander teilen.
Zusatz-Tipp: Legen Sie ein genaues Datum fest, bis wann jeder Reise-Teilnehmer den Selbstkostenbeitrag zahlen muss. Bestimmen Sie außerdem Zahlungsmöglichkeiten, beispielsweise Barzahlung, Paypal und Überweisung.
Ein FAQ als ideale Reisevorbereitung
Welche Kleidung sollte man bestenfalls einpacken? Gibt es Schlecht-Wetter-Alternativen? Bekomme ich mein Geld zurück, falls ich krank werde?
Wie vor jeder Reise werden auch im Vorfeld einer Vereinsfahrt eine Reihe von Fragen auftauchen, deren Antwort sicher mehrere Mitglieder interessieren. Damit Sie nicht jedes Mal von vorn beginnen müssen, empfiehlt es sich, ein FAQ (also oft gestellte Fragen inklusive Antworten darauf) zusammenzustellen und mit den allgemeinen Informationen an alle Mitreisenden zu verteilen. Auch in diesem Fall werden Sie schnell merken, wie praktisch und hilfreich Bileico bei der (digitalen) Planung einer Vereinsfahrt ist.
Sind alle organisatorischen Aufgaben erledigt, gilt es schließlich nur noch eines zu tun: Zurücklehnen und auf die nahende Vereinsfahrt freuen. Das Team von Bileico wünscht Ihnen viel Spaß dabei.
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