Vereine brauchen neben genügend Mitgliedern natürlich auch die passenden Räumlichkeiten, in denen sie ihrer gemeinnützigen Tätigkeit nachgehen können. Vereinsräume sind damit eine wichtige Arbeitsgrundlage, stellen aber an die Abrechnung besondere Anforderungen. Für Vereine gestaltet es sich zudem nicht immer leicht, geeignete Räumlichkeiten zu finden.

Suche nach geeigneten Vereinsräumen

Schon im Rahmen der Vereinsgründung wird oftmals nach einem geeigneten Raum gesucht. Entscheidend ist hierbei in erster Linie, um welchen Verein es sich handelt. Ein Tierschutzverein braucht andere Räumlichkeiten als ein Sportverein. Vereine, die sich um das Kinderwohl oder die Seniorenbetreuung kümmern, sind wiederum auf Immobilien mit anderen Merkmalen angewiesen.

Um die Suche einzuschränken, sollten die grundlegenden Eigenschaften der gewünschten Immobilie festgelegt werden:

Lage
Größe
Ausstattung
Anzahl der Räumlichkeiten
Zugang
Außengelände

Ist der Verein zunächst klein, steht hier natürlich auch die Frage im Raum, wie weit er noch wachsen soll und inwieweit sich die Immobilien dadurch anpassen müssen. Bei der Lage der Vereinsräume gilt es verschiedene Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Zunächst einmal ist interessant, wie gut die Vereinsgebäude zu erreichen sind und ob eine problemlose Anfahrt auch durch öffentliche Verkehrsmittel gegeben ist. Zum anderen muss aber geprüft werden, ob die Umgebung zur Vereinsbotschaft passt.

In der Regel kommen für Vereine Bestandsimmobilien infrage. Sie sind günstiger, sofort verfügbar und bringen bereits die nötige Grundausstattung mit. Ob ein Verein die Räume anmietet oder verkauft, hängt in erster Linie von den finanziellen Möglichkeiten ab.

Mieten von Vereinsräumen: Wann ist es die beste Wahl?

Viele Vereine mieten die nötigen Räume ausschließlich an. Das Mietmodell ist aus vielerlei Gründen sehr attraktiv:

Mit einer angemieteten Immobilie sind Vereine nicht gebunden. Sie können sich weiterhin frei entwickeln. Wenn die Räume für den Vereinsbedarf nicht mehr ausreichen, kann gezielt nach neuen gesucht werden.
Bei angemieteten Vereinsräumen unterliegen Modernisierung und Sanierung den Besitzern. Das vermeidet mittelfristig finanzielle Notlagen, den Vereinen so nicht gewachsen sind.
Werden Vereinsimmobilien nur gemietet, ist die finanzielle Belastung zu Beginn eher gering. Abgesehen von der monatlichen Miete und der Kaution müssen keine finanziellen Mittel aufgebracht werden. Das schaffteine gewisse Entlastung und ist gerade für die Vereine, die gerade gegründet oder noch jung sind, eine empfehlenswerte Option.
Gemietete Vereinsräume gehen nicht in den Vereinsbesitz über. Das macht die Abrechnung natürlich um einiges einfacher. So muss die Miete ausschließlich als Vereinsausgaben in der Buchhaltung berücksichtigt werden.

Bei gemieteten Vereinsräumen darf nicht eine einzelne Person als Mieter auftreten. Hier muss immer der Verein stehen. Grundsätzlich sind die gemieteten Räume sowie die Nebenkosten, die durch die Vereinsarbeit entstehen, Ausgaben, die als solche auch in der Buchhaltung erfasst werden müssen.

Vereinsräume kaufen: Welche Vorteile gehen damit einher?

Ist genügend Kapital vorhanden, können die Vereinsräume auch gekauft werden. Vereine, die schon lange bestehen, eine große Zahl von Mitgliedern haben und darüber hinaus genau wissen, welche Eigenschaften Immobilien mitbringen müssen, entscheiden sich meistens für den Kauf.

Natürlich bringt der Kauf der Vereinsräume Vorteile mit, die einen Verein in seiner Entwicklung unterstützen:

Die Immobilie geht in den Besitz des Vereins über. Kündigungen seitensdes Vermieters sind dann nicht mehr möglich.
Die Kosten, die mit den Räumen einhergehen, sind deutlich geringer, denn die Kaltmiete entfällt. Weiterhin müssen hier keine Mietsteigerungen erwartet werden.
Der Besitz der Vereinsräume ermöglicht die Generierung weiterer Einnahmen. So können die Räume beispielsweise für Feste und Feierlichkeiten zur Verfügung gestellt werden.
Bei der Gestaltung, Nutzung und dem Umbau des Vereinsgebäudes sind die Vereine vollkommen frei, wenn sie die Objekte selbst besitzen. So können sie individuell entscheiden, wie die Gebäude baulich gestaltet werden.

Den vielen Vorteilen stehen beim Kauf der Vereinsgebäude und Räume natürlich auch Nachteile gegenüber. Eigentum verpflichtet bekanntlich und so sind die Vereine in diesem Fall auch selbst für die Instandhaltung und die damit verbundenen Kosten verantwortlich. Sanierungen und Modernisierungen sind sehr kostspielig und können Vereine langfristig an ihre Grenzen bringen.

Werden die Vereinsimmobilien zudem weitervermietet, muss dies genau aufgezeichnet und buchhalterisch erfasst werden. Die Vereine sind dazu verpflichtet, die Einnahmen in den Finanzen auch als solche zu erfassen.

Nebenkosten und Verbräuche richtig erfassen

Ein weiterer Punkt, der bei Vereinsräumen berücksichtigt werden muss, sind die entstehenden Verbrauchs- oder auch Nebenkosten. Während dies in einem Gebäude, das nur von einem Verein genutzt wird, noch recht klar ist, sieht das in Immobilien, die von mehreren Mietern in Anspruch genommen werden, anders aus. Hier muss sich aus den Abrechnungen genau ableiten lassen, welche Verbrauchswerte sich durch die einzelnen Parteien ergeben.

Hier sollten Vereine unbedingt auf eigene Zähler achten. Diese sind prinzipiell nicht nur für die Energieversorgung empfehlenswert, sondern werden ebenso für den Wasserverbrauch benötigt. Stromzähler lassen sich in Bestandsimmobilien auch nachträglich für die genaue Erfassung installieren. Hier sollten sich Vereine an einen Elektriker wenden. Er kann den Stromzähler so integrieren, dass er leicht zugänglich und ablesbar ist, zugleich aber auch den Verbraucher tatsächlich detailliert aufzeichnet.

Rechtliche Besonderheiten des Vereinsheims

Gerade Sport- und Freizeitvereine entscheiden sich häufig für ein Vereinsheim. Das Vereinsheim bietet erhebliche Vorteile, denn es hält oft genügend Platz für verschiedene Veranstaltungen bereit und kann zudem flexibel genutzt werden. Doch jedes Vereinsheim ist mit den Verkehrssicherungspflichten verbunden. Gerade das ist ein Punkt, der bei den Vereinen gern in Vergessenheit gerät, wenn über ein solches Heim diskutiert wird. Dabei können diese Verpflichtungen, wenn sie eben nicht eingehalten werden, eventuelle rechtliche Forderungen gegen die Organisationen nach sich ziehen. Diese Pflichten bestehen übrigens nicht nur, wenn das Vereinsheim für die Öffentlichkeit zugänglich ist, sondern auch wenn das Heim nur von den Mitgliedern genutzt wird. Doch was heißt das eigentlich?

Grundsätzlich sind die Vereine im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten dazu aufgefordert, alle möglichen Vorkehrungen zu treffen, um einen eventuellen Schaden für die Besucher zu vermeiden. Gemeint sind dabei in erster Linie Schäden, die sich aufgrund eines nicht ordnungsgemäßen Gebäudezustandes ergeben. Dies schließt übrigens nicht nur das Heim an sich ein, sondern auch die Außenanlagen, die zu diesem gehören.

Weiterhin betreffen sie neben den eigentlichen Gebäudebestandteilen beispielsweise auch die Möbel, die sich in dem Vereinsheim befinden. So müssen die Vereine hier regelmäßig prüfen, ob sich zum Beispiel auch die Sitzmöbel in einem einwandfreien Zustand befinden. Darüber hinaus sind Stolperfallen zu vermeiden. All diese Sorgfaltspflichten gibt es auch im Außenbereich. So müssen die Wege zum Vereinsheim beleuchtet sein. Weiterhin ist es erforderlich, dass im Herbst Laub von den Wegen und Zufahrten entfernt wird. Im Winter bezieht das selbstverständlich auch Schnee mit ein. Ausgenommen sind die Vereine von diesen Pflichten übrigens immer nur dann, wenn sie die Räume des Vereinsheimes vermietet haben.

Nötige Versicherungen in die Kalkulation einbeziehen

Wenn Vereine darüber nachdenken, ein Vereinsheim anzuschaffen, sollten in die Kalkulation auch immer nötige Versicherungen einfließen. Sonst passiert es schnell, dass sich die Vereine übernehmen. Es gibt drei Versicherungen, die für Vereine unabdingbar sind. Neben der Haftpflichtversicherung sind hier auch die Gebäudeversicherung und die Gebäudeinhaltsversicherung zu nennen. Die Gebäudeversicherung sichert die Immobilie vor möglichen Schäden durch Feuer und Sturm ab. Kommt es durch diese Faktoren zu Beschädigungen, kann über die Versicherung die Funktionstüchtigkeit des Gebäudes wiederhergestellt werden. Sie bezieht sich aber im Grunde nur auf das Gebäude an sich. Soll auch der Gebäudeinhalt abgesichert werden, muss ergänzend die Gebäudeinhaltsversicherung abgeschlossen werden. Sie ist in ihrer grundlegenden Struktur der Hausratversicherung sehr ähnlich. Damit hier keine Deckungslücken entstehen, muss der Gebäudeinhalt natürlich genau erfasst werden.

Auch die Haftpflichtversicherung ist unabdingbar, denn sie übernimmt Ansprüche Dritter, die aufgrund eines Schadens an den Verein gestellt werden.