Das deutsche Vereinswesen ist in den Köpfen der meisten Menschen noch immer ein eingestaubtes Urgestein mit Stammtisch-Mentalität und einem Hang zur Zucht von Geflügel. Dass dies jedoch längst nicht mehr der Realität entspricht, stellen zahlreiche Organisationen unter Beweis, die sich Schritt für Schritt einem modernen Vereinswesen zuwenden. Verschiedene Aspekte der Digitalisierung können hierbei behilflich sein. Doch passen diese wirklich mit den Traditionen, die von den meisten Vereinen nach wie vor gepflegt werden, zusammen? In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Ihr Verein digital wird.
Der Beitrag im Überblick
Ein positives Bewusstsein für die Digitalisierung schaffen
Die Vorteile der Digitalisierung im Vereinswesen
Vereinssoftware Bileico als Basis der Digitalisierung
Social Media: Mitgliedergewinnung, Öffentlichkeitsarbeit und mehr
Eigene Webseite und Vereinsblog
Schluss mit „Das haben wir immer so gemacht!“
Ein positives Bewusstsein für die Digitalisierung schaffen
„Neumodischer Kram!“
„So etwas haben wir früher nicht gebraucht, also brauchen wir es heute auch nicht!“
„Hör‘ mir bloß auf mit diesem Internet. Das kapier‘ ich doch sowieso nicht!“
Es sind Vorbehalte wie diese, die die meisten Vereine davon abhalten, sich digital(er) aufzustellen. Viele – vor allem ältere – Vereinsmitglieder sind der festen Überzeugung, dass der bisherige Weg gut war. Und noch mehr: Alles, was mit der Digitalisierung zu tun hat, wird oftmals kategorisch verteufelt – und zwar ohne eigene Erfahrungen damit gemacht zu haben.
Genau an diesem Punkt müssen Sie ansetzen, wenn Ihr Verein in das Zeitalter der Digitalisierung starten möchte. Es gilt in erster Linie, Vorurteile, Skepsis und (unbegründete) Abneigung aus dem Weg zu räumen und somit Platz für neue Ideen und Innovation zu schaffen.
Diese Aufgabe wird selbstverständlich alles andere als einfach sein, doch wenn Sie sich die Vorteile der Digitalisierung im Vereinswesen vor Augen führen, werden Sie schnell begreifen: Es lohnt sich.
Die Vorteile der Digitalisierung im Vereinswesen
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Ende vom Zettelchaos: Vor allem Vorstandsmitglieder wissen, dass Vereinsarbeit früher oder später ein erhebliches Zettelchaos mit sich bringt. Digitale Prozesse wie der Einsatz einer Vereinssoftware können das Papier vielleicht nicht vollständig aus ihrem Verein verbannen, aber auf jeden Fall stark einschränken.
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Übersichtlichkeit: Projekte, Veranstaltungen, Mitgliederlisten… das Vereinsleben ist geprägt von einem Wust an Informationen, die nach Möglichkeit übersichtlich zur Verfügung stehen sollen. Auch in dieser Hinsicht kann die Digitalisierung der Schlüssel zum Erfolg sein.
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schnellere Suchergebnisse: Intuitive Ordnerstrukturen, einheitliche Darstellungsweise von Dokumenten, Filterfunktionen – es gibt eine Reihe von digitalen Funktionen, die Ihnen bei der Suche nach bestimmten Unterlagen und einzelnen Informationen überaus behilflich sein werden.
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ortsunabhängige Verfügbarkeit: Oh Schreck! Eine Mitgliederversammlung steht an und Sie habe ein wichtiges Dokument vergessen? Dank digitaler Prozesse im Vereinswesen wird das zukünftig kein Problem mehr sein. Denn im Idealfall können Sie alles, was für die Versammlung benötigt wird, schon bald mühelos vom Smartphone oder Tablet abrufen können.
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verbesserte Teamarbeit: Kollaboratives Arbeiten ist in Vereinen oftmals der ideale Nährboden für Meinungsverschiedenheiten und offen ausgetragene Konflikte. Wenn Sie das Teamwork bei der Planung der nächsten Veranstaltung verbessern wollen, kann Ihnen eine digitale Grundlage wie Bileico von großer Hilfe sein.
Vereinssoftware Bileico als Basis der Digitalisierung
Natürlich gibt es unzählige Ansätze, die Ihnen dabei helfen, einen Zugang zur Digitalisierung im Vereinswesen zu finden – doch nicht jeder davon hält, was er verspricht.
Mit Bileico haben wir eine Vereinssoftware entwickelt, die den idealen Einstieg in die Digitalisierung Ihres Vereins bietet. Praktische Funktionen, ein übersichtliches Design und eine intuitive Benutzeroberfläche sorgen dafür, dass Sie Bileico schon nach kurzer Zeit vollständig in Ihre Vereinsaktivitäten integriert haben.
In diesen Bereichen unterstützt Sie Bileico (u.a.) als digitaler Helfer:
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Projektplanung
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Mitgliederverwaltung (Namen, Adressen, Kontaktdaten, Geburtstag, anstehende Jubiläen und Beförderungen etc.)
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Mitgliederbeitragsverwaltung
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Kommunikation (zum Beispiel Emails, Chat, Serienbriefe und Newsletter)
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Terminabsprachen, Online-Kalender (für Gruppen und Einzelpersonen)
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Veranstaltungsplanung
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Dokumentenaustausch und -speicherung
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Aufgabenverteilung, to do-Listen
Das Geniale: Die Vereinssoftware Bileico funktioniert nicht nach einem festen Schema F, sondern kann von seinen Nutzern ganz individuell eingesetzt werden. Wenn Sie also beispielsweise den Online-Kalender in einen Redaktionsplan für Ihren Vereinsblog umwandeln oder über den Dokumenten-Upload alle Fotos der letzten Weihnachtsfeier zusammentragen möchten, dann ist das überhaupt kein Problem! Unser Credo lautet (ganz im Sinne der Digitalisierung und der damit einhergehenden Flexibilität): Bileico ist, was Sie daraus machen!
Social Media: Mitgliedergewinnung, Öffentlichkeitsarbeit und mehr
Wenn es um die Digitalisierung im Vereinswesen geht, dann denken viele automatisch an das Anlegen diverser Social Media-Profile. Sicherlich sind Accounts auf Facebook, Twitter, Instagram und Co. nur die Spitze des Eisbergs namens Digitalisierung, doch ist nicht von der Hand zu weisen, dass sie in der heutigen Zeit nahezu unverzichtbar sind.
Lese-Tipp:Social Media-Strategie für Vereine: Das müssen Sie wissen
Denn: Social Media ist so viel mehr als nur eine Selbstdarstellungsplattform für aufmerksamkeitssüchtige Teenager. Wenn Sie die sozialen Medien strategisch nutzen, können Sie hierdurch ganz unterschiedliche Ziele erreichen, wie zum Beispiel:
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Öffentlichkeitsarbeit und Marketing
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Informationsvermittlung
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allgemeine Präsenz des Vereins im Internet
Trotz aller Vorteile sollte Ihnen jedoch auch bewusst sein, dass die Nutzung von Social Media ein paar Fallstricke mit sich bringen kann. Welche Fehler Sie als Verein unbedingt vermeiden sollten, haben wir Ihnen in diesem Beitrag auf unserem Blog zusammengetragen.
Eigene Webseite und Vereinsblog
Vereine, die eine eigene Webseite (vielleicht sogar inklusive Blog) anlegen, sind sich häufig gar nicht im Klaren darüber, dass sie hiermit einen riesengroßen Schritt in Richtung Digitalisierung machen. Denn richtig ein- und umgesetzt kann eine Internetseite viele analoge Prozesse ersetzen.
Egal ob Veranstaltungsankündigung, Fotos vom letzten Arbeitseinsatz oder allgemeine Informationen – eine eigene Webseite bietet Platz für all dies und natürlich noch sehr viel mehr. Was sonst noch alles für eine Vereinswebseite spricht, können Sie in diesem Beitrag von uns nachlesen.
Schluss mit „Das haben wir immer so gemacht!“
Vereinswesen und Digitalisierung – ein ungleiches Paar, das trotz großer Unterschiede ganz hervorragend zusammenpasst. Wenn Sie sich den digitalen Prozessen innerhalb des Vereins gegenüber öffnen wollen, kommt es vor allem auf diese Aspekte an:
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Alle Mitglieder müssen einverstanden sein und die Digitalisierung vorantreiben statt zu boykottieren
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Die „Das haben wir immer so und so gemacht“-Mentalität muss abgelegt werden – insbesondere von älteren Vereinsmitgliedern
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Die Vorzüge der Digitalisierung müssen jedem Mitglied zu jeder Zeit klar sein
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Befürchtungen, Ängste und Einwände von Mitgliedern müssen ernst genommen werden
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Die Digitalisierung darf nicht kategorisch verteufelt, aber diskutiert werden
Wenn Sie sich diese Punkte immer wieder ins Gedächtnis rufen, dann klappt es ganz bestimmt mit der (schrittweisen) Digitalisierung im Verein. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei.
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