Vor kurzem haben wir hier auf dem Bileicoblog eine kleine Serie gestartet, in der wir Ihnen die verschiedenen Positionen im Vereinsvorstand etwas genauer vorstellen wollen. Den Anfang hat selbstverständlich der Vorstandsvorsitzende mit seinen zahlreichen Aufgaben und Zuständigkeitsbereichen gemacht. Als nächstes folgt der Kassenwart, der in vielen Vereinen auch Schatzmeister genannt wird. Erfahren Sie hier, welche Aufgaben, Verantwortungen und Pflichten mit diesem Posten innerhalb des Vereinsvorstandes einher gehen.
Der Beitrag im Überblick
Der Kassenwart: Der Herr des Geldes
Welche Anforderungen muss ein Kassenwart erfüllen?
Welche Aufgaben muss ein Kassenwart erledigen?
Die Wahl des Kassenwarts nicht leichtfertig treffen
Der Kassenwart: Der Herr des Geldes
Immer dann, wenn ein Verein Geld in die Hand nimmt und/oder finanzielle Mittel erhält, ist es sinnvoll, einen Kassenwart einzusetzen, um diese zu verwalten. Es geht hierbei in erster Linie darum, den Überblick zu bewahren, aber auch eine zentrale Person zu bestimmen, die in Geldangelegenheiten „den Hut auf hat“. Alle Vereine, die bereits einen Kassenwart beziehungsweise Schatzmeister einsetzen, werden wissen, was hiermit gemeint ist.
Grundsätzlich ist jedoch niemand dazu verpflichtet, einen Kassenwart zu benennen beziehungsweise ein Vereinsmitglied in dieses Amt zu wählen. In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass die Tätigkeit des Kassenwarts von einem anderen Vorstandsmitglied übernommen wird beziehungsweise der Vereinsvorsitzende die Finanzen gern als „Chef-Sache“ betrachtet.
Falls Sie trotzdem lieber einen Kassenwart in den Vorstand wählen wollen, sollten Sie die nachfolgenden Anforderungen und Aufgaben kennen, die die Position mit sich bringt.
Welche Anforderungen muss ein Kassenwart erfüllen?
Um zum Kassenwart ernannt zu werden, muss das in Frage kommende Vereinsmitglied keinesfalls BWL oder Mathematik studiert haben. Es genügt grundsätzlich, wenn die Person ein hohes Verantwortungsbewusstsein gegenüber Geld mitbringt und sicher im „Zahlen-Sattel“ sitzt.
Die wohl wichtigste Anforderung, die ein (angehender) Kassenwart erfüllen muss, ist das Vertrauen, das ihm von den anderen Vereinsmitgliedern entgegen gebracht wird. Es ist keine Seltenheit, dass der Schatzmeister teils hohe Geldsummen von A nach B (beispielsweise aus der Bratwurst-Kasse zur Bank oder anders herum) bringt und dabei allein ist. Nur, wenn wirklich gewährleistet werden kann, dass die anderen Mitglieder ihrem Kassenwart zu 100 Prozent vertrauen können, steht der reibungslosen Ausübung dieses Amtes nichts im Weg.
Übrigens: Wenn der Kassenwart das Vertrauen, das man ihm entgegenbringt, wiederholt missbraucht oder Fehler macht, besteht die Möglichkeit, ihn aus dem Amt abzuberufen.
Die Anforderungen im Überblick:
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Verantwortungsbewusstsein
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gute Rechenkenntnisse
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vertrauenswürdiges Handeln
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allgemeine Einsatzbereitschaft
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Gründlichkeit
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Verhandlungsgeschick
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steuerliche Grundkenntnisse
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sicherer Umgang mit Excel
Welche Aufgaben muss ein Kassenwart erledigen?
Natürlich könnten wir den Blogbeitrag an dieser Stelle stark verkürzen, indem wir schreiben: Der Kassenwart kümmert sich um alle Vereinsangelegenheiten, die etwas mit Geld zu tun haben. Doch diese Aussage wäre natürlich viel zu schwammig und allgemein.
Das Vorstandsmitglied Kassenwart kümmert sich im Detail um diese Aufgaben:
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Einkassieren und Verwalten von Mitgliedsbeiträgen: Wenn es um Vereinsfinanzen geht, sind damit natürlich nicht nur Spenden und Ausgaben gemeint, sondern auch die Mitgliedsbeiträge. Es gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Kassenwartes, immer im Blick zu haben, wer den Betrag bereits gezahlt hat und wer noch nicht. In Einzelfällen wird er auch angehalten, die Mitglieder freundlich, aber bestimmt auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen.
Tipp: Mithilfe von Bileico wird das Einkassieren und Verwalten der Mitgliedsbeiträge zum Kinderspiel.
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Abwicklung des Zahlungsverkehrs: Immer dann, wenn den Verein eine offene Rechnung erreicht, ist es die Aufgabe des Kassenwartes, diese zu begleichen.
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Auszählen von Einnahmen: Wenn der Verein beispielsweise Eintrittsgelder oder Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen und Getränken generiert, ist es die Aufgabe des Kassenwarts, diese Summen auszuzählen. In der Praxis wird zu dieser Tätigkeit meist ein weiteres Vereinsmitglied berufen – zum einen, weil vier Augen besser zählen als zwei und zum anderen aus Vertrauensgründen.
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Buchführung: Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins werden vom Kassenwart festgehalten. Diese Buchführung hilft ihm beispielsweise beim Jahresabschluss und auch bei der Aufstellung von einem Finanzbericht. Dieser kann jederzeit vom Vorstand, aber auch anderen Mitgliedern und dem Finanzamt verlangt werden.
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Spendenwesen: Wenn nicht der Vorstandsvorsitzende selbst auf „Spendenjagd“ geht, dann ist das meist die Aufgabe des Kassenwarts. Auf jeden Fall ist er derjenige, der hinterher die Spendenquittung ausstellt.
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Wirtschaftliches Handeln: Da der Kassenwart derjenige im Verein ist, der den besten Einblick in die Finanzen hat, ist es auch seine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der Verein wirtschaftlich agiert. Wenn der Vorstand beispielsweise eine teure Anschaffung bespricht, kann der Schatzmeister durchaus sein Veto einlegen und darauf verweisen, dass das Budget dafür gerade nicht ausreicht.
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Mitgliederverwaltung: Mit diesem Aufgabenfeld muss sich nicht jeder Kassenwart auseinandersetzen. Es gibt jedoch Vereine, in denen er damit beauftragt wird, neue Mitglieder aufzunehmen – also ihre Daten zu erfassen, ihnen wichtige Informationen mitzuteilen und selbstverständlich auch den ersten Mitgliedsbeitrag einzukassieren. Auch Austritte und Änderungen (beispielsweise neue Kontaktdaten, Eintritt in die Alters- und Ehrenabteilung usw.) fallen in diesen Aufgabenbereich.
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Steuern: Auch alle Aspekte rund um das Steuerwesen (also Absprachen mit dem Steuerberater, Zuarbeiten, Jahresabschlüsse, Belege usw.) werden in der Regel vom Kassenwart übernommen. In der Praxis findet hier jedoch meist eine enge Zusammenarbeit zwischen diesem und dem Vereinsvorsitzenden statt.
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Zuschüsse und Fördermittel: Wenn es darum geht, Gelder aus diversen Fördermitteltöpfen oder Zuschüsse zu bekommen, ist es meist die Pflicht des Kassenwartes, entsprechende Anmeldungen in die Wege zu leiten. In diesen Aufgabenbereich fallen auch die anfängliche Recherche möglicher Finanzierungshilfen und die Kommunikation mit entsprechenden Behörden und Stellen.
Die Wahl des Kassenwarts nicht leichtfertig treffen
Die Auflistung macht einmal mehr deutlich, dass der Kassenwart nicht nur gut rechnen können, sondern auch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein mitbringen muss. Viele seiner Tätigkeiten haben einen direkten Einfluss auf Erfolg und Misserfolg des Vereins – ein Umstand, der unterstreicht, dass nicht jedes Vereinsmitglied für diesen Posten geeignet ist.
Umso wichtiger ist es, sich im Vorfeld gewissenhaft Gedanken darüber zu machen, wer für das Amt in Frage kommt und den anspruchsvollen Aufgaben gewachsen ist. Grundsätzlich sollten nur das Mitglied zum Kassenwart ernannt oder gewählt werden, das auch selbst davon überzeugt ist, es mit den zahlreichen Herausforderungen aufnehmen zu können.
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