Blog

Bileico Blog

- Herzlich Willkommen auf dem Blog von Bileico
- Alles rund um die Themen Unternehmensgründung und Vereinswesen
- Tipps, Tricks und mehr für Firmen und Vereine

Vorstandsmitglieder im Detail - Teil 3: Der Schriftführer

Vorstandsmitglieder im Detail - Teil 3: Der Schriftführer

Jeder Vereinsvorstand setzt sich individuell aus verschiedenen Personen zusammen. Und doch gibt es fast überall spezielle Akteure, die in kaum einem Verein fehlen dürfen. In unserer Artikel-Serie „Vorstandsmitglieder im Detail“ stellen wir Ihnen genau diese zentralen Figuren vor und erklären, was genau deren Aufgaben sind. Nach dem Vorstandsvorsitzenden und dem Kassenwart folgt nun in Teil 3 der Schriftführer.

Der Beitrag im Überblick

Der Schriftführer: Der Meister des geschriebenen Wortes

Welche Anforderungen muss ein Schriftführer erfüllen?

Welche Aufgaben muss ein Schriftführer erledigen?

Vereinswebseite, Blog und Social Media: Neue Aufgaben für den Schriftführer

Schriftführer und Kassenwart: Ein gutes Team für die Mitgliederverwaltung

Praxis-Tipp: Bileico als effektive Hilfe für den Schriftführer

 

Der Schriftführer: Der Meister des geschriebenen Wortes

Wenn es um die Vergabe von Posten im Vorstand geht, schrecken viele Vereinsmitglieder erst einmal zurück. Sie haben großen Respekt vor der Verantwortung sowie den Aufgaben und glauben oftmals, dass sie diesen sowieso nicht gewachsen sind. Dies gilt auch für die Position des Schriftführers.

 

Um den Posten dennoch besetzen zu können, ist es wichtig, dass Sie genau wissen, was dieses Mitglied alles innerhalb des Vereins zu tun hat und welche Fähigkeiten und Eigenschaften von ihm verlangt werden. Nur so können Sie und die anderen Mitglieder letztlich die richtige Wahl treffen.

 

Welche Anforderungen muss ein Schriftführer erfüllen?

Wer als Schriftführer eingesetzt wird, der muss fest im Sattel der deutschen Sprache sitzen. Egal ob Versammlungsprotokoll oder Einladung, Danksagung für Sponsoren oder Pressemitteilung – dieses Vereinsmitglied muss in der Lage sein, sich verständlich, korrekt und auf den Punkt auszudrücken.

 

Eine weitere zentrale Anforderung, die der Schriftführer erfüllen muss, ist die Kunst des Protokollierens. Egal wie hitzig die nächste Vorstands- oder Mitgliederversammlung ist, der Schriftführer muss stets einen Überblick behalten und alle besprochenen Punkte festhalten können. Nicht jeder im Verein ist dieser Herausforderung gewachsen.

 

Grundsätzlich ist es darüber hinaus wichtig, dass der Schriftführer diese Eigenschaften und Fähigkeiten mitbringt, um seine Aufgaben gewissenhaft zu erledigen:

 

  • Loyalität gegenüber dem Verein

  • Identifikation mit den Werten und Zielen des Vereins

  • Kenntnisse im Umgang mit Computern (speziell: Schreibprogrammen)

  • sehr gute Deutsch- Kenntnisse

  • Fähigkeit Pressemitteilungen, Einladungen und andere Texte zu formulieren

 

Welche Aufgaben muss ein Schriftführer erledigen?

Im Grunde genommen kann das Aufgaben-Spektrum des Schriftführers ziemlich einfach und schnell zusammengefasst werden: Immer dann, wenn es um das geschriebene Wort geht, ist seine Kompetenz gefragt. Doch weil diese Aussage natürlich ziemlich allgemein ist, wollen wir für Sie noch etwas genauer und tiefer in die Materie einsteigen.

 

Diese Aufgaben werden in aller Regel vom Schriftführer erledigt:

  • Protokollieren von Versammlungen

  • Verteilen der Protokolle an alle Vorstands-/Vereinsmitglieder

  • Verfassen von Einladungen (sowohl vereinsinternen als auch externen)

  • Verfassen von Pressemitteilungen und Senden an verschiedene Medien

  • Entwerfen und Vervielfältigen von Werbemitteln wie Plakaten, Broschüren, Handzetteln etc.

  • Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Vorstands- und Mitgliederversammlungen

  • allgemein: Öffentlichkeitsarbeit

 

Vereinswebseite, Blog und Social Media: Neue Aufgaben für den Schriftführer

Da sich dieser Trend noch längst nicht überall durchgesetzt hat und viele Vereine nach wie vor auf eine Webseite und erst recht auf einen eigenen Blog verzichten, soll dieser (neue) Aufgabenbereich für Schriftführer hier separat unter die Lupe genommen werden.

 

Wenn sich Ihr Verein dafür entscheidet, im Internet präsent zu sein, wird oftmals der Schriftführer darum gebeten, dieses Projekt zu leiten. Vor allem sein sicherer Umgang mit der deutschen Sprache und die Erfahrungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit qualifizieren ihn hierfür.

 

Doch natürlich sollte kein Schriftführer allein mit dieser (umfangreichen) Aufgabe belastet werden. Es ist immer gut, ein kleines Team aus mehreren „Spezialisten“ zusammenzustellen, die die Webseite gemeinsam betreuen. So ist es beispielsweise sinnvoll, neben dem Schriftführer als „Chefredakteur“ auch einen Hobby-Fotografen und jemanden mit IT-Kenntnissen ins Boot zu holen.

 

Ganz ähnlich verhält es sich im Hinblick auf den Bereich Social Media. Auch hier sind längst nicht alle Vereine aktiv, doch wer den Schritt ins soziale Web wagen will, der tut gut daran, die Verantwortung hierfür in die Hände des Schriftführers zu legen. Was es für Vereine im Umgang mit Plattformen wie Facebook und Instagram alles zu beachten gilt, verraten wir Ihnen hier und hier.

 

Schriftführer und Kassenwart: Ein gutes Team für die Mitgliederverwaltung

Natürlich sind die Aufgaben bestimmter Vorstandsmitglieder in jedem Verein anders definiert. Darum ist es auch nicht unüblich, dass die Mitgliederverwaltung nicht vom Kassenwart, sondern vom Schriftführer übernommen wird. Oftmals ist es auch der Fall, dass sich diese beiden Vorstandsmitglieder die Aufgabe teilen und beispielsweise

 

  • der Schriftführer die Daten der neuen Mitglieder aufnimmt und ihnen entsprechende Unterlagen aushändigt

und

  • der Kassenwart sich um den Mitgliedsbeitrag kümmert

 

Eine solche Aufgabenteilung ist durchaus sinnvoll, denn sie hilft dabei, dass sich jedes Mitglied vom Vorstand auf seinen speziellen Tätigkeitsbereich fokussieren kann. So kommt es letztlich auch zu weniger internen Streitigkeiten – vorausgesetzt natürlich, die beiden Vorstandsmitglieder arbeiten Hand in Hand und schlagen die gleiche Marschrichtung ein.

 

Praxis-Tipp: Bileico als effektive Hilfe für den Schriftführer

Der Aufgabenbereich des Schriftführers ist spannend und abwechslungsreich – und sehr oft an das technische Hilfsmittel PC gekoppelt. Um die Arbeit dieses Vorstandsmitglieds zusätzlich zu erleichtern, möchten wir Ihnen abschließend noch einen praktischen Tipp mit auf den Weg geben.

 

Mithilfe unserer Vereinssoftware Bileico kann der Schriftführer verschiedene Aufgaben nicht nur zentral und örtlich flexibel erledigen und abspeichern, sondern die Ergebnisse auch gleich für andere Mitglieder einsehbar machen.

 

Hier ein paar Beispiele:

  • Digitalisierung des handschriftlichen Versammlungsprotokolls

  • Aufstellen einer Blog- und/oder Social Media-Strategie in Absprache mit anderen Mitgliedern

  • Eintragen von Versammlungen, Veranstaltungen, Arbeitseinsätzen und mehr im Online-Teamkalender

  • Zentraler Speicherort für verschiedene Schriftstücke

  • Freigabe von Pressemitteilungen und anderen Schriftstücken, die der Vorstandsvorsitzende noch absegnen muss

 

Unsere Plattform ist bewusst einfach aufgebaut, sodass jeder Verein die Möglichkeit einer individuellen und angepassten Nutzung hat. Oder mit anderen Worten: Bileico ist das, was Sie daraus machen. Testen Sie die Vereinssoftware gern kostenlos und überzeugen Sie sich davon, dass Sie nicht nur für den Schriftführer, sondern auch für alle anderen Mitglieder hilfreich ist.

Bewerte diesen Beitrag:
Unternehmenswerte: Warum Loyalität auch (und gerad...
Public Relations und Marketing: Worin liegt der Un...