Teil 4 unserer Artikel-Reihe „Vorstandsmitglieder im Detail“ soll sich mit der Rolle des Beisitzers beschäftigen. Dieses Vorstandsmitglied wirft oftmals besonders viele Fragen auf, weil nicht immer ganz klar ist, was genau die Aufgaben des Beisitzers sind. In diesem Beitrag möchten wir gern Licht ins Dunkel bringen und Ihnen nicht nur erklären, was ein Beisitzer im Vereinsvorstand macht, sondern auch, welche Anforderungen er für diesen Posten erfüllen muss.
Der Beitrag im Überblick
Der Beisitzer: Ein Vorstandsmitglied ohne konkreten Aufgabenbereich
Welche Anforderungen muss ein Beisitzer erfüllen?
Welche Aufgaben muss ein Beisitzer erledigen?
Wie viel Zeit „frisst“ der Posten des Beisitzers?
Der Beisitzer: Ein Vorstandsmitglied ohne konkreten Aufgabenbereich
Viele Vereinsmitglieder wissen nicht, was die Aufgaben eines Beisitzers sind, weil er keine konkreten Aufgaben hat. Während sich der Kassenwart um alles rund ums Geld kümmert und der Schriftführer der „Meister des geschriebenen Wortes“ ist, kommt der Beisitzer überall da zum Einsatz, wo er gerade gebraucht wird.
Lese-Tipp: Vorstandsmitglieder im Detail – Teil 1: Der Vorstandsvorsitzende
Außerdem haben Beisitzer die Funktion des objektiven Streitschlichters. Immer dann, wenn im Vorstand ordentlich die Fetzen fliegen und keine Einigung in Sicht ist, ist es die Aufgabe des Beisitzers, einen neutralen Blick auf die Geschehnisse zu behalten und für einen fairen Ablauf der Diskussionen zu sorgen.
An dieser Stelle wird deutlich: Auch wenn der Beisitzer keinen konkreten Aufgabenbereich hat, ist er doch ein wertvolles und oftmals unverzichtbares Vereinsmitglied. Wenn er Teil des Vorstands sein soll, muss er als vollwertiges Mitglied angesehen werden und das gleiche Stimmrecht wie alle anderen haben.
Hinweis: Auch wenn in diesem Beitrag immer die Rede von dem Beisitzer – also einer einzelnen Person – ist, kann der Posten durchaus auch von mehreren Vereinsmitgliedern besetzt werden. Hierfür gibt es keinerlei Richtlinien oder Vorschriften, doch in der Praxis kann häufig festgestellt werden: Je größer der Vereinsvorstand ist, desto mehr Beisitzer gibt es.
Welche Anforderungen muss ein Beisitzer erfüllen?
Der Posten des Beisitzers sollte nie leichtfertig oder unüberlegt besetzt werden – denn im Zweifelsfall kann dieses Vorstandsmitglied das Zünglein an der Waage sein.
Umso wichtiger ist es natürlich, im Vorfeld zu erfahren, welche konkreten Anforderungen dieses Vereinsmitglied erfüllen muss. Die nachfolgende Auflistung wird Ihnen dabei behilflich sein, diese Rolle im Vorstand ideal zu besetzen.
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Interesse an vielen Bereichen des Vereinswesens
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Loyalität gegenüber dem Verein
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Einsatzbereitschaft
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Repräsentieren der Vereinswerte
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Fähigkeit, sich unterzuordnen
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objektive Bewertung von Konflikten/Meinungsverschiedenheiten
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hohe Auffassungsgabe
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Konzentration
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Organisationstalent
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strukturierte Arbeitsweise
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Flexibilität/Anpassungsfähigkeit
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Empathie
Lese-Tipp: Vorstandsmitglieder im Detail – Teil 2: Der Kassenwart
Es kommt hin und wieder vor, dass der Posten des Beisitzers belächelt und nicht als „vollwertig“ angesehen wird, weil dieses Vorstandsmitglied keine konkreten Aufgaben hat. Diese Herangehensweise ist jedoch grundlegend falsch.
Ein Beisitzer muss etliche Anforderungen erfüllen, um seiner Rolle im Vorstand gerecht zu werden. Er ist keinesfalls weniger wichtig als andere Mitglieder mit festen Aufgaben.
Welche Aufgaben muss ein Beisitzer erledigen?
Was genau macht eigentlich ein Beisitzer? Diese Frage hat sich wahrscheinlich jeder, der im Vereinswesen aktiv ist, schon mindestens einmal gestellt.
Beisitzer können salopp auch als „Springer“ bezeichnet werden. Sie sind in den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen tätig – überall da, wo sie gerade gebraucht werden. Und so kommt es, dass der Beisitzer im einen Monat den Jugendwart bei der Nachwuchsförderung unterstützt und im nächsten aktiv an der Planung einer öffentlichen Veranstaltung beteiligt ist.
Auf diese Weise ergibt sich ein abwechslungsreicher Vereinsalltag, der auf der einen Seite natürlich anspruchsvoll ist, andererseits aber auch ganz klar die Attraktivität dieses Vorstandspostens steigert. Gerade die Mitglieder, die sich immer wieder gern in neue Aufgaben einarbeiten und Abwechslung schätzen, bringen ideale Voraussetzungen für die Arbeit als Beisitzer mit.
Diese Aufgaben werden unter anderem vom Beisitzer erledigt:
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allgemeine Organisation und Durchführung der Vorstands- und Mitgliederversammlungen
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Protokollieren der Vorstandssitzung
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objektive Bewertung von Konfliktsituationen
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Diskussionsführung/Moderation
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Unterstützung bei der Mitgliederverwaltung
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Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung
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Unterstützung bei der Sponsorensuche
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Unterstützung bei der Jugendarbeit
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Unterstützung bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (auch Webseite, Social Media, etc.)
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Unterstützung bei allgemeinen Angelegenheiten
Wichtig ist, an dieser Stelle noch einmal zu betonen, dass sich die Aufgaben des Beisitzers stets ändern können. Außerdem wird in der Praxis immer wieder deutlich, dass jeder Verein seine/n Beisitzer für andere Tätigkeiten einsetzt und es hierfür keine festen Vorgaben gibt.
Lese-Tipp: Vorstandsmitglieder im Detail – Teil 3: Der Schriftführer
Wie viel Zeit „frisst“ der Posten des Beisitzers?
Immer wieder kommt es vor, dass sich Vereinsmitglieder zum Beisitzer wählen lassen, obwohl Sie gar nicht genau wissen, was alles mit diesem Posten verbunden ist. Ein anderer Aspekt, der gern maßlos unterschätzt wird, ist der zeitliche Aufwand, mit dem dieses Vorstandsmitglied rechnen muss.
Um es kurz zu machen: Ein Beisitzer muss nicht nur bei den Vorstandssitzungen anwesend sein, sondern auch darüber hinaus häufig für den Verein aktiv sein. Wie groß der zeitliche Aufwand letztlich ist, hängt natürlich stark von den konkreten Aufgaben ab und kann daher an dieser Stelle nicht pauschal festgelegt werden.
Fakt ist jedoch: Wer sich zum Beisitzer wählen lässt, der sollte auf jeden Fall die Bereitschaft mitbringen, auch nach Feierabend noch mehrere Stunden im Monat für den Verein aktiv zu sein.
