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Zeitmanagement: 7 kleine Hacks mit großer Wirkung

Zeitmanagement: 7 kleine Hacks mit großer Wirkung

Zugegeben: Zum Thema Zeitmanagement wurden bereits unzählige Artikel verfasst – und niemand wartet wirklich auf noch einen weiteren. Hinzukommt: Wer sowieso schon Probleme hat, seine Zeit sinnvoll einzuteilen beziehungsweise zu managen, der sollte sie – so könnte man meinen – nicht auch noch mit dem Lesen von Blogs „verschwenden“. Trotzdem möchten wir Ihnen diese Lektüre hier wärmstens ans Herz legen – denn im nachfolgenden Beitrag verraten wir Ihnen sieben einfache Hacks, die Ihr Zeitmanagement augenblicklich optimieren werden.

Hack #1: Zeitiger aufstehen

Haben Sie schon einmal von dem „5am Club“ gehört? Die illustre Gruppe von Menschen, deren Philosophie auf dem gleichnamigen Buch von Robin Sharma basiert, stehen jeden Morgen bereits um 5 Uhr auf, um das Maximale aus ihrem Tag herauszuholen. Sharma und seine Anhänger sind davon überzeugt: Das frühe Aufstehen ist der große Schlüssel zum Erfolg.

 

Und tatsächlich: Wer früher aufsteht, hat definitiv mehr vom Tag und kann oftmals schon viele Dinge von der persönlichen to do-Liste streichen, ehe andere überhaupt das Bett verlassen.

 

Wichtig bei der Umsetzung dieses Hacks: Bringen Sie zunächst einmal Ihren Kreislauf in Schwung, ehe Sie sich in die Arbeit stürzen. Das heißt: Treiben Sie etwas Sport, duschen Sie kalt und gönnen Sie sich ein großes Glas Wasser.

 

Außerdem: Beobachten Sie, ob Sie mithilfe des „5am Clubs“ auch wirklich effektiver werden. Denn – wie der nächste Hack zeigen wird – nicht jeder Mensch ist gleich.

 

Hack #2: Auf den eigenen Biorhythmus achten

Sicherlich haben Sie bereits bemerkt, dass Sie zu manchen Tageszeiten sehr viel produktiver und konzentrierter sind als zu anderen. Diese Schwankungen (die im Übrigen völlig normal sind und bei nahezu jedem Menschen vorkommen) sind auf den sogenannten Biorhythmus zurückzuführen und spielen eine enorm große Rolle, wenn es um effektives Zeitmanagement geht.

 

Denn anstatt sich selbst von morgens bis abends zum Arbeiten zu zwingen, sollten Sie viel mehr auf Ihre innere Uhr hören und den individuellen Biorhythmus zu Ihren Gunsten nutzen.

 

Das beginnt schon am Morgen: Während die einen super motiviert und fleißig in den Tag starten (etwa die „Mitglieder“ des „5am Clubs“), brauchen die anderen viel mehr Zeit und Ruhe, um so richtig in Fahrt zu kommen. Diese Menschen haben häufig nachts ihr kreatives Hoch und arbeiten nicht selten bis in die Morgenstunden.

 

Noch mehr zum Thema Biorhythmus, innere Uhr und Chronobiologie (in der Arbeitswelt) können Sie in diesem Beitrag auf dem Bileicoblog nachlesen.

 

Hack #3: Die 15-Minuten-Regel

Sie würden gern (wieder) an einem größeren Nebenprojekt arbeiten, finden aber einfach keine Zeit dafür? Mit diesem Problem sind Sie definitiv nicht allein! Vielen Menschen fällt es schwer, parallel zum daily business auch noch diverse passion projects umzusetzen – und das, obwohl diese häufig besonders viel Spaß machen.

 

Wenn Sie trotz der täglichen Herausforderungen auch ein anderes Projekt voranbringen wollen, dann hilft dieser ebenso einfache wie geniale Trick: Blockieren Sie sich jeden Tag 15 Minuten (nicht mehr!), um an diesem zu arbeiten.

 

15 Minuten sind eine überschaubare Zeit, die Sie sicherlich jeden Tag im Terminkalender freischaufeln können. Und allen, die jetzt denken, dass sich das doch überhaupt nicht lohnt, sei gesagt: 15 Minuten pro Tag sind 105 Minuten pro Woche sind 465 Minuten pro Monat. Also fast 8 Stunden, sprich: ein kompletter Arbeitstag!

 

Hack #4: Aufgaben schon am Vorabend priorisieren

Dass man seine to dos für den nächsten Tag schon am Vorabend notieren sollte, ist vielen bekannt. Was jedoch nur die wenigsten manchen: Die Aufgaben auch gleich priorisieren.

 

Dieser kleine Zusatz (der wirklich nicht viel Zeit in Anspruch nimmt) wird am nächsten Tag dafür sorgen, dass Sie sich sofort in die Arbeit stürzen können. Denn während die einen noch herausfinden, was als erstes erledigt werden sollte und die anderen irgendwo zwischen Mails und Social Media versackt sind, wissen Sie sofort, was Priorität 1 hat und können dementsprechend handeln.

 

Hack #5: Daueraufträge einrichten

Nun wird es ziemlich konkret: Es geht um Finanzen. Denn auch hier kann man – getreu dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“ – ebenfalls sehr viel Zeit vertrödeln. Ein Mittel, um dem entgegenzuwirken, ist der gute alte Dauerauftrag.

 

Gerade in Zeiten des Onlinebankings ist ein Dauerauftrag schnell eingerichtet und kann jederzeit angepasst, gestoppt oder gelöscht werden. Es gibt also keine Ausreden mehr dafür, einen monatlichen Zahlungsvorgang (beispielsweise die Miete oder Ihren eigenen Lohn) immer wieder neu anzufassen.

 

Hack #6: Heute Zeit investieren, um morgen zu sparen

Bleiben wir noch ein bisschen beim Thema Geld (zumindest metaphorisch). Denn ebenso wie in Aktien können Sie auch in Ihren produktiven Tagesablauf investieren – nur eben nicht in Form von Geld, sondern in Form von Zeit.

 

Was vielleicht etwas abstrakt klingt, ist im Grunde genommen schnell erklärt: Überlegen Sie sich, was Sie heute tun können, um morgen (oder zu einem späteren Zeitpunkt) Zeit zu sparen. Die Möglichkeiten sind vielfältig:

 

  • Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

  • Schaffen Sie eine sinnvolle Ordner-Struktur auf Ihrem PC

  • Arbeiten Sie einen Mitarbeiter ein, der Sie entlasten soll

  • Überlegen Sie sich, welche Bereiche Ihrer Arbeit Sie outsourcen können

  • Recherchieren Sie einen Anbieter für Reinigungskräfte in Ihrer Gegend

 

Auch wenn die Vorbereitung zunächst Zeit kosten wird (so wie die Aktie nun einmal Geld kostet), werden Sie relativ schnell merken, dass sich das Investment gelohnt hat. Denn schon bald sparen Sie dadurch Zeit, die Sie wiederum für andere Aufgaben (beziehungsweise Freizeit und Familie) nutzen können.

 

Hack #7: Ein einheitliches System schaffen

Diese Frage ist ein absolute Klassiker unter den Zeitfressern: Wo habe ich mir das nochmal notiert?

 

Falls Sie sich jetzt ertappt fühlen, gehören Sie sicher zu den unzähligen Menschen, die ein „Hans Dampf in allen Gassen“ sind, wenn es darum geht, Notizen zu erfassen. Hier ein Klebezettelchen, da einen Randnotiz im Terminkalender und dort eine digitale Sprach-Memo – und schon nimmt das Chaos seinen Lauf.

 

Anstatt auch zukünftig viel Zeit in die Suche nach Notizen und anderen Infos zu stecken, sollten Sie sich lieber überlegen, wie man dieses Problem effektiv lösen kann.

 

Die allgemeine Antwort: Ein einheitliches System, an das Sie sich strikt halten.

 

Was genau das in Ihrem speziellen Fall ist, können wir Ihnen natürlich nicht sagen; immerhin arbeitet jeder Mensch anders und hat unterschiedliche Vorlieben. Während die einen beispielsweise Ihre to-dos unbedingt mit dem Kugelschreiber abhaken wollen, lieben andere das befriedigende Gefühl, dies in Ihrer Smartphone-App zu machen.

 

Unser Tipp: Nutzen Sie Bileico als zentralen Ort für all Ihre Informationen, Notizen, Gedankenblitze, Chats usw. Die Unternehmenssoftware kann vielseitig eingesetzt werden und eignet sich auch ganz hervorragend als allgemeiner Organizer.

 

Wichtig ist letztlich, dass Ihr System allumfassend ist und möglichst alle Bereiche Ihres Lebens abdeckt. Denn auch die Suche nach dem Einkaufszettel oder den Infos vom letzten Elternabend kostet schlicht und ergreifend Zeit, die Sie für Sinnvolleres nutzen können.

 

Bileico wünscht Ihnen viel Spaß dabei, Ihre Zeit zukünftig (noch) besser zu managen.

 

Foto: www.pixabay.com

 

 

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