Das Collaboration Tool Bileico:
Unverzichtbar für erfolgreiche Zusammenarbeit im Team

Teamwork ist eine der klassischen Schlüsselkompetenzen, die von nahezu jedem Arbeitgeber gefordert wird. Fähige Mitarbeiter müssen in der Lage sein, miteinander zu kooperieren, gemeinsam an einem Strang zu ziehen und als in sich geschlossenes und stimmiges Team zu funktionieren. Was in der Theorie ganz einfach klingt, entpuppt sich in der Praxis häufig als wahre Herausforderung. Was ist beispielsweise, wenn die Mitglieder von einem Team nicht im gleichen Raum, geschweige denn im gleichen Büro sitzen, sondern örtlich weit verstreut sind? In Fällen wie diesen kommen sogenannte Collaboration Tools zum Einsatz.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Collaboration Tool: Was ist das?

„Eine Kollaboration ist die Mitarbeit bzw. Zusammenarbeit mehrerer Personen oder Gruppen von Personen.“, so liest man es in der Online-Enzyklopädie Wikipedia. Die Definition macht sehr gut deutlich, worum es sich beim Collaboration Tool handelt. Es geht darum, die (berufliche) Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen zu fördern und zu optimieren. Auf welchen Wegen das geschieht, ist in jedem Collaboration Tool anders. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Möglichkeiten von Bileico, einer cloudbasierten Software zur Verbesserung der Kollaboration zwischen Mitarbeitern, genauer vorstellen.

Warum braucht mein Unternehmen überhaupt ein Collaboration Tool?

Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten, desto wichtiger wird es, die interne Kommunikation zu organisieren und zu strukturieren. Diese Aussage gilt umso mehr, wenn die einzelnen Personen auch noch räumlich voneinander getrennt sind. Im Zeitalter der Digitalisierung ist diese Entwicklung der Arbeitswelt längst keine Seltenheit mehr. Immer mehr Firmen geben ihren Mitarbeitern den Freiraum, selbst zu entscheiden, von wo aus gearbeitet wird. Damit Absprachen dennoch gut funktionieren und gemeinsame Projekte fehlerfrei realisiert werden können, gibt es die Collaboration Tools.

Die digitalen Helfer unterstützen Unternehmen genau an den Stellen, an denen es notwendig ist. Verschiedene Features, die individuell eingesetzt werden können, versprechen ein Höchstmaß an Flexibilität. Wir garantieren Ihnen, dass sich die Collaboration Software Bileico perfekt an Ihr Unternehmen anpassen wird – und nicht anders herum.

Die Vorteile eines Collaboration Tools im Überblick

• Die Firmensoftware sorgt für eine verbesserte Organisation
• Gute Strukturierung einzelner Aufgaben in der Aufgabenverwaltung und komplexer Projekte
• Vereinfachte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern
• Verringerte Fehlerquote
• Vereinfachung von Arbeitsabläufen
• Einfache (intuitive) Handhabung
• Zeitersparnis
• Übersichtlichkeit

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass ein Collaboration Tool wie Bileico eine wahre Bereicherung für jedes Unternehmen darstellt. Abläufe, in die mehrere Mitarbeiter einbezogen werden, werden so optimiert, dass sich nicht nur Chef, sondern auch die Angestellten freuen werden.

Teamwork in Perfektion – dank Bileico

Was ist die wichtigste Voraussetzung für funktionierendes Teamwork? Ganz klar: Eine gute Kommunikation, die lückenlos ist und keine Missverständnisse hervorruft. Jeder, der schon einmal in einem großen Team gearbeitet hat, weiß, dass das gar nicht mal so einfach ist, wie es vielleicht klingt. Es ist jedoch auch nicht unmöglich!

Die Groupware Bileico stellt Ihnen eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung, mit der Sie Ihre interne Unternehmenskommunikation und den Austausch zwischen den Mitarbeitern perfektionieren können. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

Die Pinnwand: Hier können allgemeine Themen besprochen und kurze Gedanken festgehalten werden. Die Pinnwand dient einem ersten Überblick und ist nicht dafür gedacht, tiefergehende Prozesse zu besprechen.

Der Chat: Der Chat ist die zweite Möglichkeit der schnellen, noch direkteren Kommunikation. Das Gespräch findet zwischen zwei Personen statt und erinnert stark an klassische Messenger wie Skype.

E-Mail: Im Collaboration Tool Bileico findet sich ein integriertes Email-Programm, dass es Ihnen ermöglicht, direkt Nachrichten zu verschicken. Ein weiteres spannendes Feature ist die Serienmail.

Aufgaben und Projekte: Diese beiden Funktionen sind das Herzstück unserer Collaboration Software und dafür verantwortlich, dass alle Arbeitsabläufe im Unternehmen perfekt funktionieren. Mithilfe dieser Features können Sie entweder einzelne Aufgaben oder komplette Projekte anlegen und auf verschiedene Mitarbeiter verteilen. Dadurch weiß jeder, was zu tun ist und kann sich zu jeder Zeit über den Stand der Dinge informieren. Innerhalb von Aufgaben und Projekten besteht ebenfalls die Möglichkeit, sich detailliert auszutauschen und beispielsweise auch Dokumente zu versenden.

Gemeinsamer Kalender: Der Online-Kalender von Bileico kann sowohl als normaler Kalender als auch als Kollaborations-Kalender genutzt werden – und zwar gleichzeitig. Indem Sie den Terminen keine oder nur bestimmte Teilnehmer zuweisen, erfährt jeder, was für ihn wichtig ist. Sie selbst behalten dank verschiedener Farben und Markierungen stets den Überblick über anstehende Termine.

Die Datenbank: Digitales Arbeiten bedeutet Arbeiten in der Cloud. Das heißt auch, dass Dateien heute nicht mehr auf einem Rechner verstauben, sondern an einem zentralen Ort gespeichert und dort jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Bileico ist ein solcher Ort. Ein großer Speicherplatz in Kombination mit hoher Sicherheit sorgt dafür, dass hier all Ihre Dateien aufgehoben sind.

Tipp: In der Datenbank werden auch die Dateien gesammelt, die an anderen Stellen – beispielsweise auf der Pinnwand oder in einem Projekt – hochgeladen wurden. Auf diese Weise wird ein Maximum an Übersichtlichkeit und Struktur erreicht.

Praxis-Beispiel für den Einsatz von einem Collaboration Tool

Natürlich kann jeder sagen, dass mithilfe von Tool XYZ die Teamfähigkeit in einem Unternehmen verbessert wird. Dass das im Fall von Bileico wirklich stimmt, soll anhand des folgenden Beispiels verdeutlicht werden.

Ein dezentral organisiertes Unternehmen plant ein Projekt (sagen wir: Einen Messe-Auftritt), in das mehrere Mitarbeiter involviert werden sollen. Der erste Schritt bei der Nutzung vom Collaboration Tool Bileico sieht vor, eine entsprechende Gruppe anzulegen und die einzelnen Teilnehmer (Grafiker, Texter, Vertriebsmitarbeiter, Veranstaltungsplaner, Social Media-Manager, etc.) einzuladen. Im Anschluss daran ist es sinnvoll, die einzelnen Mitarbeiter zu briefen und Ihnen mitzuteilen, worum es grob bei dem Projekt geht.

Im nächsten Schritt sollte das große Projekt in mehrere kleine Projekte (beispielsweise: Organisatorisches, Inhaltliches, Gestalterisches, Sonstiges) und diese wiederum in einzelne Aufgaben unterteilt werden. Auf diese Weise ergibt sich ein feingliedriges System, das das große Ganze herunterbricht und greifbarer macht. Beim Anlegen von Aufgaben und Projekten haben Sie die Möglichkeit, ganz gezielt einzelne Teilnehmer zuzuweisen. Das bringt zwei Vorteile mit sich:

• Jeder weiß genau, was seine Aufgabe ist
• Man lässt sich nicht von anderen (unwichtigen) Dingen ablenken

Aufgaben, die an eine Deadline geknüpft sind, können als solche auch in den Kalender eingetragen werden. Auf diese Weise haben alle Teammitglieder immer vor Augen, was dringend erledigt werden muss und was vielleicht noch eine Weile warten kann.

Wie genau Sie die Collaboration Software von Bileico in der Praxis einsetzen, ist Ihnen überlassen. Vielen Unternehmen dient Bileico zum Beispiel auch als Vertriebssoftware. Die Möglichkeiten sind extrem vielseitig und lassen viele Freiräume für individuelle Nutzungsansätze.