Für viele Existenzgründer und Unternehmen stellt sich nicht nur die Frage, wie man geeignete Mitarbeiter findet, sondern auch, wie man diese einstellt und welche Pflichten sich daraus ergeben. Grundsätzlich kann man zwischen Angestellten und freien Mitarbeitern bzw. Dienstleistern unterscheiden. Letztere sind nicht in Ihrem Unternehmen angestellt, so dass für Sie keine Lohnkosten entstehen.
Die freien Mitarbeiter stellen ihre Leistungen gemäß Vereinbarung in Rechnung. Wenn ein freier Mitarbeiter überwiegend für ein Unternehmen arbeitet oder stark in das Arbeitsumfeld des Auftraggebers eingebunden ist, kann der Tatbestand der sog. "Scheinselbständigkeit" vorliegen. Freie Mitarbeiter (nicht zu verwechseln mit Freiberuflern) bieten den Vorteil, dass sie nur dann bezahlt werden müssen, wenn tatsächlich auch Arbeit vorliegt. Als Nachteil ist dagegen v.a. zu nennen, dass sie dem Unternehmen nicht dauerhaft zur Verfügung stehen.
Für ein nachhaltiges Wachstum Ihres Unternehmens benötigen Sie auf lange Sicht Angestellte. Neben dem monatlichen Gehalt haben Sie eine Arbeitgeberbelastung durch die sog. Lohnnebenkosten (Beteiligung an Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung und gesetzlichen Unfallversicherung). Dies macht eine Mehrbelastung von rund 20-25 % zum Bruttogehalt aus. Bei Angestellten sind folgende Unterscheidungen zu treffen:
1. Angestellte in Vollzeit
2. Angestellte in Teilzeit: Der finanzielle Vorteil für den Arbeitgeber ist bei Teilzeit-Kräften zweifelhaft, die Arbeitgeberbelastung ist im Verhältnis ähnlich wie bei Vollzeit-Kräften.
3. Niedriglohn-Beschäftigung: Monatliches Bruttogehalt zwischen 401 und 800 Euro. Zuständig sind die jeweiligen Krankenkassen sowie das Finanzamt. Als Arbeitgeber zahlen Sie max. rund 21 % des Arbeitsentgeltes als Lohnsteuer. Der Arbeitnehmer muss selbst ab 401 Euro 4 % schrittweise bis zum Erreichen der 800 Euro ebenfalls 21 % abführen.
4. Geringfügig Beschäftigte (Praktikanten, Aushilfen, Mini-Jobs): Monatliches Gehalt bis 400 Euro. Trotz pauschaler Beiträge (Bundesknappschaft) sind geringfügig Beschäftigte nicht automatisch in der gesetzlichen Kranken- und Rentenverischerung versichert. Die Arbeitgeberbelastung bei einem 400-Euro-Job beträgt derzeit insgesamt rund 523 Euro.
5. Auszubildende: Für Auszubildende sprechen die Handels- bzw. Handwerkskammer Gehaltsempfehlungen aus.
Haben Sie einen geeigneten Mitarbeiter gefunden, sollten Sie im Anstellungsprozess folgende Dinge beachten:
1. Betriebsnummer (Agentur für Arbeit)
Wenn Sie Angestellte beschäftigen wollen, benötigen Sie dafür zunächst eine Betriebsnummer. Diese wird Ihnen von der Bundesagentur für Arbeit auf Anfrage zugeteilt. Die Betriebsnummer benötigen Sie u.a. für die Anmeldung bei der Sozialversicherung.
2. Sozialversicherung und Krankenkasse
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, den Arbeitnehmer spätestens sechs Wochen nach Arbeitsbeginn bei der Sozialversicherung anzumelden. Die Anmeldung erfolgt über die Krankenkasse des Angestellten, welche alle relevanten Informationen an die anderen Träger (Bundesagentur für Arbeit, Pflegekassen und Deutsche Rentenversicherung) weiterleitet. Die Beiträge werden in der Lohnabrechnung aufgeführt und nicht an den Angestellten ausgezahlt.
3. Berufsgenossenschaft
Träger der gesetzlich vorgeschriebenen Unfallversicherung ist in Deutschland die Bundesknappschaft. Im Gegensatz zu den anderen Sozialabgaben übernimmt der Arbeitgeber die Beiträge für diese Versicherung komplett und zahlt sie direkt an die Berufsgenossenschaft. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, den Arbeitnehmer noch in der ersten Arbeitswoche anzumelden.
4. Bundesknappschaft (nur bei geringfügig Beschäftigten)
Seit 2005 ist die "Knappschaft-Bahn-See" (KBS) als Trägerin der Minijob-Zentrale für die zentrale Verwaltung der geringfügig Beschäftigten in ganz Deutschland zuständig. Sie fungiert als Einzugsstelle für alle Beiträge für geringfügig Beschäftigte.
5. Lohnsteuer (Finanzamt)
Obwohl der Arbeitnehmer faktisch Lohnsteuer bezahlt, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die entsprechenden Beträge an das zuständige Finanzamt abzuführen. Die notwendigen Formulare für die Lohnsteuer-Anmeldung sind beim Finanzamt erhältlich.
6. Arbeitsverträge
Im Arbeitsvertrag ist das Beschäftigungsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt. Das deutsche Arbeitsrecht ist sehr komplex, insofern sollen an dieser Stelle allgemeingültige Aussagen vermieden werden. Im Zweifelsfall empfiehlt sich die Konsultierung eines Arbeitsrechtlers. Folgende Punkte sollten in einem Arbeitsvertrag in jedem Falle geregelt sein:
§ Beginn des Anstellungsverhältnisses und ggf. Befristung
§ Arbeitszeit
§ Arbeitsentgelt (Lohn) und ggf. sonstige Vergütungen
§ Urlaubsanspruch
§ Kündigungsfristen
7. Pflichten des Arbeitgebers
Als Arbeitgeber entstehen Ihnen in einem Anstellungsverhältnis eine Reihe von Pflichten. Dazu gehören vor allem:
§ Fürsorgepflicht
§ Urlaubsgewährung
§ Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und im Urlaub
§ Unfallmeldungen bei der Berufsgenossenschaft
§ Abführen aller Beiträge
§ Arbeitszeugnis ausstellen (auf Wunsch des Arbeitnehmers)
8. Handels-/Handwerkskammer und Berufsschule (nur bei Auszubildenden)
Die Verwaltung der Ausbildungsverhältnisse obliegt in Hamburg der Handels- bzw. Handwerkskammer. Hier sind Formulare für Ausbildungsverträge erhältlich. Es ist ratsam, den Gehaltsempfehlungen für die einzelnen Ausbildungsberufe zu folgen. Die unterschriebenen Verträge müssen in dreifacher Ausfertigung bei der Kammer eingereicht werden.
Als Arbeitgeber müssen Sie gewährleisten, dass mind. ein von den Kammern anerkannter Ausbilder im Betrieb ist. Sie sind außerdem verpflichtet, die Anmeldung bei der entsprechenden Berufsschule vorzunehmen.
9. Kündigung
Die Kündigung eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ist in vielen Fällen nicht unproblematisch. Arbeitnehmer genießen in Deutschland einen vergleichsweise hohen Kündigungsschutz. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, einen Arbeitsrechtler zu konsultieren, um eine spätere Auseinandersetzung vor einem Arbeitsgericht zu vermeiden.
Die Kündigung kann fristlos oder fristgerecht, in jedem Falle aber schriftlich erfolgen. Voraussetzung ist immer ein wichtiger Kündigungsgrund. In der aktuellen Rechtsprechung unterscheidet man zwischen
§ der betriebsbedingten Kündigung (z.B. ist das Unternehmen nachweislich insolvenzgefährdet oder durch interne Umstrukturierungen ist die Arbeitskraft unnötig geworden),
§ die verhaltensbedingte Kündigung und
§ die personenbedingte Kündigung.
Gerade bei der verhaltens- und der personenbedingten Kündigung ist ein Vorfall aus der Vergangenheit in aller Regel nicht ausreichend. Der Fall "Mitarbeiter X hat geklaut" wäre demnach kaum ein Kündigungsgrund. Stattdessen muss die Kündigung zukunftsorientiert sein. Ist es dem Arbeitgeber unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren nicht zuzumuten, das Arbeitsverhältnis fortzuführen, so ist die Kündigung in der Regel zulässig. Die Argumentation müsste in diesem Falle also lauten: "Aufgrund des Diebstahls von Mitarbeiter X wurde das Vertrauensverhältnis so stark beschädigt, dass unter Berücksichtigung aller Faktoren eine Fortführung des Arbeitsverhältnisses unmöglich ist."
Der Arbeitnehmer kann die Kündigung selbstverständlich anfechten. Im Einzelfall entscheidet das zuständige Arbeitsgericht.