Freiberufler werden - selbstständig ohne Gewerbe

Die Flexibilisierung des Arbeitsmarktes in Deutschland und die sich schnell ändernden wirtschaftlichen Bedingungen haben in den vergangenen Jahren zu einem Boom für freie Berufe geführt. Entgegen aller Krisen steigt die Zahl der freiberuflich Tätigen beständig an, ebenso wie die Nachfrage der Unternehmen nach Freelancern. Doch wie wird eine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt? Worin besteht der Unterschied zum Gewerbe? Und wie ist man erfolgreich freiberuflich tätig?

Was ist ein Freiberufler?

In der Theorie ist die Definition eines freien Berufs ganz einfach. Als Freiberufler gilt jeder, der wissenschaftlich, künstlerisch, unterrichtend, in Heilberufen oder erzieherisch selbstständig tätig ist und nicht der Gewerbeordnung unterliegt. Was jedoch so eindeutig klingt, ist in der Praxis relativ komplex. Gesetzlich definiert ist die freiberufliche Tätigkeit im Einkommensteuergesetz (§ 18) und im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (§1). In beiden Gesetzestexten ist ein Katalog an Berufen aufgeführt, die jedenfalls als Freiberufler gelten.

Das sind:

Heilberufe: Dazu zählen Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte; Hebammen, Heilmasseure und Krankengymnasten; Heilpraktiker und Diplompsychologen.
Beratende Berufe für Recht, Steuer und Wirtschaft: Das sind Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare, Steuerbevollmächtigte, beeidigte Buchprüfer sowie beratende Volks- und Betriebswirte.
Naturwissenschaftliche und technische Berufe: Dieser Bereich umfasst Ingenieure, Wissenschaftler, Lotsen, hauptberufliche Sachverständige, Architekten und Stadtplaner sowie Handelschemiker
Kulturberufe und informationsvermittelnde Berufe: Hierunter fallen Journalisten und Bildberichterstatter; Schriftsteller und Künstler im Allgemeinen; Lehrer und Erzieher; Dolmetscher und Übersetzer; Designer und Dozenten.

Diese Liste ist jedoch nicht vollständig. Darüber hinaus gibt es noch die sogenannten „katalogähnlichen Berufe“, die in wesentlichen Merkmalen mit einem der Katalogberufe übereinstimmen müssen, um als freie Berufe zu gelten. Das gilt zum Beispiel im Bereich IT für Berater oder Webdesigner oder für Onlinejournalisten im Kulturbereich. Allerdings gibt es keine eindeutige, allgemein gültige Definition, die über den Katalog hinaus geht. In der Praxis entscheidet daher stets das Finanzamt, bei dem die Tätigkeit angemeldet wird, ob diese freiberuflich ist oder nicht.

Dennoch gibt es ein paar Merkmale, die erfüllt sein müssen, damit man sich als Freiberufler selbstständig machen kann. Das wichtigste Kriterium der freien Berufe ist, dass sie eine höhere (akademische) Ausbildung oder eine besondere künstlerische Begabung verlangen. Weitere Kriterien für eine freiberufliche Tätigkeit sind unter anderem, dass Talent, Wissen und Erfahrung die Geschäftsgrundlage darstellen müssen sowie, dass die persönliche Leistung im Vordergrund steht.

Warum eigentlich Freiberufler?

Die Anforderungen, die an eine freiberufliche Tätigkeit gestellt werden, sind mit einer höheren Ausbildung entsprechend der eines Akademikers relativ hoch, die Abgrenzung zum Gewerbe ist in vielen Fällen aber schwierig. Warum also freiberuflich selbstständig sein?

Ein Freiberufler hat einige Vorteile:

Es muss kein Gewerbe angemeldet und keine Gewerbesteuer gezahlt werden
Für die Buchhaltung genügt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Es gibt keine Zwangsmitgliedschaft in einer der Industrie- oder Handelskammern
Es besteht die Möglichkeit, sich mit anderen freiberuflich Tätigen in einer Partnerschaftsgesellschaft zusammenzuschließen.
Es kann zwischen einer privaten und (unter bestimmten Voraussetzungen) der gesetzlichen Krankenversicherung gewählt werden. Für künstlerisch tätige Freiberufler gibt es auch noch die Möglichkeit, in die Künstlersozialkasse aufgenommen zu werden, um damit weniger Beiträge zu bezahlen.
Außer der beruflichen Qualifikation werden für eine freiberufliche Tätigkeit meist keinerlei Ressourcen wie Kapital, Software oder Geräte benötigt

Wie werde ich Freiberufler?

Ein Freiberuf kann nicht einfach so ergriffen werden. Entweder ist ein Studium oder eine vergleichbare langjährige Ausbildung Voraussetzung - oder aber ein spezielles künstlerisches Talent. Den einen Weg in den Freiberuf gibt es daher nicht, denn an erster Stelle steht stets der generelle Berufswunsch. Und irgendwann später dann der Wunsch oder die Notwendigkeit, sich selbstständig zu machen, um unabhängig und selbstbestimmt arbeiten zu können.

Bewerbungskriterien für freie Berufe festzulegen, ist deswegen aufgrund der vielen unterschiedlichen Berufsfelder nahezu unmöglich. Hinzu kommt, dass auch die Hochschulen, Fachhochschulen und andere Ausbildungseinrichtung immer ihre eigenen Selektionskriterien haben, nach denen sie Bewerber auswählen. Zuerst sind einmal diese zu erfüllen, um die Hürde „höhere Qualifikation und Wissen“ als Voraussetzung für die freien Berufe zu nehmen. Doch Theorie ist nicht alles. Normalerweise sind praktische Erfahrung und Weiterbildungen erforderlich, um im Freiberuf erfolgreich sein zu können. Typischerweise werden diese in einer Festanstellung erworben, bevor es in die Selbstständigkeit geht. Welche Qualifikationen und Erfahrungen für eine Zulassung als Freiberufler notwendig sind, lässt sich bei der Standeskammer oder bei den zuständigen Ämtern erfragen.

Natürlich gibt es auch ein paar persönliche Eigenschaften, die ein Freiberufler neben seiner Qualifikation aufweisen muss. Zur freiberuflichen Tätigkeit gehört mehr, als das Erlernte in die Tat umzusetzen. Ein gutes Zeitmanagement ist erforderlich, um einschätzen zu können, wie viel Leistung in einem bestimmten Zeitraum erbracht werden kann. Kaufmännisches Denken ist notwendig, um Preise entsprechend zu kalkulieren und die Buchhaltung zu machen, auch wenn diese nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist. Und schließlich wollen Aufträge, Klienten oder Patienten erst noch gewonnen werden, bevor sich die freiberufliche Tätigkeit auch trägt. Wer also freiberuflich arbeiten möchte, sollte sich auch die Frage stellen, ob er die zusätzlichen Aufgaben der Selbstständigkeit auch bewältigen kann.

Welche Formalitäten sind für die freiberufliche Tätigkeit zu beachten?

Wenn Zulassung und die persönlichen Voraussetzungen stimmen, folgen die Formalitäten. Da eine Gewerbeanmeldung nicht notwendig ist, muss lediglich innerhalb von vier Wochen nach Beginn der freiberuflichen Tätigkeit diese beim Finanzamt angemeldet werden. Dises vergibt eine Steuernummer, mit der künftig Umsatz- und Einkommenssteuer abgerechnet werden. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer, die vereinfacht gesagt weniger als 17.500 Euro Jahresumsatz machen. Diese müssen zwar keine Umsatzsteuer zahlen, doch Vorsicht: Werden die Betragsgrenzen der Kleinunternehmerregelung überschritten, ist die Umsatzsteuer nachzuzahlen.

Als zweiter formaler Schritt steht die Anmeldung bei einer Krankenkasse an. Für freie Berufe gilt, dass zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung gewählt werden kann. Ein Tarifvergleich mit Beiträgen und Leistungen kann hier helfen, gerade am Anfang Geld zu sparen. Für alle jene, die ihre freiberufliche Tätigkeit im künstlerischen Bereich ausüben, besteht die Möglichkeit, sich bei der Künstlersozialkasse aufnehmen zu lassen. Die Künstlersozialkasse übernimmt den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge, alle anderen Freiberufler müssen die kompletten Beiträge selbst bezahlen.

Ein Freiberufler haftet grundsätzlich mit seinem Privatvermögen, daher sind keine besonderen finanziellen Voraussetzungen zu erfüllen. Die Ausnahme ist die Gründung einer GmbH oder UG, die als Kapitalgesellschaften einen gewissen Mindestbetrag erfordern. In manchen freien Berufen ist auch die Anschaffung von teurer Ausstattung notwendig, besonders im medizinischen Bereich. Hier sollte vor dem Schritt in die Selbstständigkeit überprüft werden, ob und wie dies finanziert werden kann.

Was erwartet mich als Freiberufler im Alltag?

Nachdem die Formalitäten erledigt sind, heißt die wichtigste Aufgabe des Freiberuflers, sich um Aufträge, Klienten, Schüler oder Patienten zu kümmern. Referenzen sind das Zauberwort. Wer ein paar erfolgreiche Projekte oder Ergebnisse vorweisen kann, hat bessere Chancen auf Aufträge. Im Idealfall gibt es bereits vor dem Start schon den ein oder anderen Kunden, der als Referenz dienen kann und für den nun mehr und größere Aufträge erledigt werden können. Wenn es nicht so ideal läuft, sind private Projekte meist die bessere Idee, als sich zu Dumpingpreisen zu verkaufen, nur um an Referenzen zu kommen. Wer im Billigsegment einsteigt, hat meist wenig Erfolg damit, später seine Preise nach oben zu korrigieren. Um Erfolg zu haben, ist also Fingerspitzengefühl und wirtschaftliches Geschick bei der Erstellung der Angebote oft entscheidender als die reine Fachkenntnis.

Am einfachsten ist Kundenakquise auf einer Plattform, auf der Aufträge für Freiberufler ausgeschrieben sind. Aber auch in den sozialen Medien haben Selbstständige gute Chancen. Besonders auf den Berufsportalen XING und LinkedIn kann ein aussagekräftiges Profil mit guten Referenzen die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden erregen. Zusätzlich kann in Fachzeitschriften oder Onlineportalen nach Auftraggebern gesucht werden. Bevor jedoch in Werbung investiert wird, sollten Infos darüber eingeholt werden, was und wie viel an Marketing erlaubt ist. Manche freie Berufe haben eine sehr strikte Regelung, deren Einhaltung entsprechend streng überwacht wird.

Nachdem die ersten Kunden gewonnen und die ersten Aufträge abgearbeitet sind, gilt es, Rechnungen zu schreiben und die Buchhaltung zu machen. Bei den Rechnungen ist stets die Umsatzsteuer mit dem entsprechenden Satz (19 oder 7 Prozent) auszuweisen, es sei denn, es handelt sich um Kleinunternehmer, da diese umsatzsteuerbefreit sind. Hilfe bei der Rechnungserstellung bieten Vorlagenformulare, die etwa bei der Handelskammer angefragt werden können. Ähnliches gilt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Diese kann entweder mit einem Kassenbuch, einem speziell dafür angelegten Computerprogramm oder auch zum Beispiel in Excel erfolgen. Wichtig ist nur, dass dem Finanzamt die Aufzeichnungen auf Verlangen vorgewiesen werden können.

Und wie geht es als Freiberufler weiter?

Erfolgreiche Freelancer kommen früher oder später an den Punkt, wo sie mehr Aufträge erhalten, als sie abarbeiten können. Anstatt nun aber abzulehnen und damit vielleicht Kunden zu verlieren, ist es sinnvoll, über eine Erweiterung nachzudenken. Grundsätzlich gibt es dafür drei Möglichkeiten: der Zusammenschluss mit anderen Selbstständigen zu einer Partnerschaftsgesellschaft, die Einstellung von Mitarbeitern oder die Aufträge an andere Freiberufler weiter zu geben. Die dritte Variante, die Aufträge an andere freiberuflich Tätige weiter zu geben, ist aufgrund des Themas Scheinselbstständigkeit mitunter schwierig. Die Grenze zum Angestellten ist mit steigendem Auftragsvolumen fließend.

Wer sich für die Einstellung eines Mitarbeiters entscheidet, sollte folgende Punkte beachten:

Bei den freien Berufen steht die persönliche Leistungserbringung im Vordergrund, ein Mitarbeiter sollte also für Vorleistungen, Teilleistungen oder administrative Tätigkeiten eingesetzt werden
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag, in dem alle wichtigen Punkte wie Arbeitszeit, Entgelt, Urlaubsansprüche oder Arbeitsort enthalten sind, ist ein Muss
Die Gefahr der eigenen Scheinselbstständigkeit mindert ein Angestellter erst dann, wenn er sozialversicherungspflichtig eingestellt ist, also mehr als 450 Euro netto pro Monat verdient und die Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden

Das alles sollte bereits im Vorfeld geklärt werden, sodass im Bedarfsfall nur noch der passende Mitarbeiter gefunden werden muss.

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