Kontakte verwalten: So behalten Sie den Überblick

Neu- und Bestandskunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Ansprechpartner aus dem Medienbereich – im Laufe der Zeit steigt die Zahl der geschäftlichen Kontakte in den meisten Unternehmen beträchtlich an. Das ist natürlich gut, denn ein großes und funktionierendes Netzwerk ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Business. Es bringt jedoch auch eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich, die tagtäglich gemeistert werden wollen. Allen voran: Die Verwaltung der Kontakte. Wer einfach wild drauf los sammelt und die Kontaktdaten der Partner und Kunden nicht richtig pflegt, kann nur wenig Nutzen aus ihnen ziehen.

Das CRM-System Bileico hilft Ihnen dabei, Ihre geschäftlichen Kontakte zu verwalten und dabei nie den Überblick zu verlieren.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Warum Sie Kontakte nicht nur sammeln, sondern auch verwalten sollten

Beim Abschied noch schnell Visitenkarten austauschen, die Kontaktdaten per Mail zusenden, eine Anfrage auf Xing stellen – in unserer modernen, vernetzten und digitalisierten Welt ist es ein Leichtes, mit anderen Menschen sowohl privat als auch beruflich in Kontakt zu treten. Die Schwellen waren noch nie so niedrig. Was selbstverständlich als riesiger Vorteil gewertet werden kann, sorgt allerdings auch dafür, dass viele von uns von einer wahren Kontakt-Flut überrollt werden. Beinahe täglich lernen wir neue Menschen kennen, die insbesondere im geschäftlichen Kontext von Bedeutung und Wert sind. Um den größtmöglichen Nutzen aus diesen Kontakten zu ziehen, ist es unverzichtbar, die entsprechenden Informationen professionell zu verwalten.

Während früher eine Mappe für Visitenkarten gereicht hat und irgendwann das Zeitalter der Excel-Tabellen angebrochen ist, sind die Lösungen auf diesem Gebiet inzwischen sehr viel individueller und auch flexibler. Das Verwalten von Kontakten wurde auf eine neue Ebene erhoben und genießt einen sehr viel größere Beachtung als früher.

Der Grund hierfür: Unternehmen, die Ihre Kontakte verwalten und in diesem Zusammenhang auch pflegen, profitieren in einem besonders hohen Maße von ihnen. Hier ein paar Beispiele, die die Aussage untermauern:

• Effizienteres und produktiveres Arbeiten: Hand aufs Herz – wie viel Zeit verschwenden Sie damit, um bestimmte Kontaktinformationen zu einem Kunden oder Partner zu suchen? Rechnet man den Aufwand aller Mitarbeiter in einem Unternehmen zusammen, kommt dabei mit sehr großer Wahrscheinlichkeit eine beachtliche Zahl heraus. Indem Sie Ihre geschäftlichen Kontakte professionell verwalten, spart das – ganz allgemein formuliert – jede Menge Zeit. Konkretisiert man die Aussage, so lässt sich sagen, dass hierdurch die Arbeit im Unternehmen insgesamt effizienter und produktiver wird. Anstatt ewig nach einer Telefonnummer zu suchen, hat der Kollege den Kunden längst angerufen und kann dessen Wünsche realisieren.

• Verbesserte Kundenakquise: Auch in den Bereichen Akquise und Vertrieb kommt die Verwaltung von Kontakten zum Tragen. Es ist erwiesen, dass sich der Verkauf von einem Produkt oder einer Dienstleistung durch den gezielten Einsatz einer CRM-Software positiv beeinflussen lässt – weil Sie unter anderem immer alle benötigten Informationen parat haben und blitzschnell reagieren können.

• Professionalisierung: Gehören Sie immer noch zu denen, die gesammelte Visitenkarten wie einen Schatz hüten und jedes mal umständlich durchforsten, wenn Sie nach einer bestimmten Person suchen? Dann ist es höchste Zeit, die geschäftlichen Kontakte professionell und digital zu verwalten. Das papierlose Büro spart nicht nur Zeit und Geld, sondern passt sich auch perfekt Ihren Arbeitsgewohnheiten an.

Kontakte verwalten mit Bileico – kinderleicht!

Bileico ist eine CRM-Software, die sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen richtet und diese maßgeschneidert unterstützt. Unser Credo ist es, Ihnen genau die Software-Lösung zu bieten, die Sie und Ihr Unternehmen benötigen. Individuell nutzbare Features und unzählige Einstellungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Bileico zu Ihrer flexibel angepassten Firmensoftware wird. Die Verwaltung von Kontakten ist nur eine Funktion von vielen, die an dieser Stelle jedoch ins Zentrum der Aufmerksamkeit gerückt werden soll.

Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen ist Bileico eine cloudbasierte Software, die über den Browser aufgerufen wird. Das bedeutet, dass Sie all Ihre Kontakte stets bei sich haben – vorausgesetzt, Sie tragen ein mobiles Endgerät mit Internetzugang bei sich. Hieraus ergeben sich selbstverständlich gleich mehrere Vorteile:

• Sie müssen keine Visitenkarten-Mappe mit sich herumtragen

• Sie sind auch in Kundenterminen stets bestens vorbereitet und informiert

• Sie können flexibel und mobil arbeiten

• Sie können spontan reagieren

Weiterhin kann gesagt werden, dass es wirklich kinderleicht ist, Kontakte über Bileico zu verwalten. Eine übersichtliche Eingabemaske für neue Kontakte erleichtert das Anlegen enorm. Hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Angaben zu machen – vom Namen und Firma über Kontaktmöglichkeiten bis hin zu persönlichen und individuellen Notizen. Wir empfehlen stets, die Maske so vollständig wie möglich auszufüllen, um einen möglichst großen Nutzen aus der Kundenverwaltung zu ziehen.

Wurde ein Kontakt erst einmal angelegt, sind die Angaben natürlich keinesfalls in Stein gemeißelt. Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, Aktualisierungen vorzunehmen oder die digitale Kundenkartei zu löschen. Eine umfangreiche Suchmaske hilft Ihnen dabei, benötigte Kontakte in kürzester Zeit zu finden. Alles ist mit wenigen Klicks schnell erledigt.

Empfehlung: Nutzen Sie auch die verschiedenen Status-Optionen, um Ihre Kontakte zu verwalten. Sie haben die Möglichkeit, die vorgegebenen Optionen zu verwenden oder auch eigene anzulegen. Dies gelingt Ihnen über „Extras > Status Optionen > Kontakt Status hinzufügen“.

Nie wieder Rechnungs-Wirrwarr

Viele Kontakte, die ein Unternehmen verwaltet, sind Kunden, denen regelmäßig Rechnungen zugeschickt werden. Bileico hat diese Verknüpfung erkannt und stellt Ihnen eine wirklich nützliche Funktion zur Verfügung. Mithilfe der Unternehmenssoftware haben Sie die Möglichkeit, bestimmten Kunden offene Positionen oder komplette Rechnungen zuzuweisen. Diese Kombination aus Kundenverwaltung und Buchhaltung erweist sich in der Praxis als überaus praktisch und zeitsparend.

Hinweis: Wenn Sie sich für die Nutzung von Bileico entscheiden, können Sie auf eine individualisierbare Rechnungsvorlage zurückgreifen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, verschiedene Posten (also Dienstleistungen und Produkte) zu hinterlegen, die Sie nach Verkauf dem jeweiligen Kontakt zuweisen können. Nachdem alles erst einmal angelegt und eingepflegt wurde, handelt es sich hierbei um eine enorme Arbeitserleichterung.

Unübersichtlichkeit adé

Benötigte Informationen in Sekundenschnelle finden, perfekt vorbereitet in den Kundentermin gehen, Kontaktkarteien überall und zu jeder Zeit verwalten – Bileico besticht durch viele Vorteile, die Ihren beruflichen Alltag maßgeblich zum Positiven verändern werden. Der wohl größte Vorteil besteht darin, dass Sie dank unserer CRM-System nie wieder den Überblick verlieren werden, wenn es um die Verwaltung von Kontakten geht. Bileico ist zuverlässig, professionell und immer an Ihrer Seite. Sie werden davon begeistert sein und die Software nie wieder missen wollen.