Kundendatenbank: Eigenschaften und Vorteile

Die klassische Kundendatenbank in Unternehmen besteht aus einer Excel-Datei oder einem ähnlichen Dokument. Diese Vorgehensweise ist zwar gut, aber auch durchaus verbesserungswürdig. Die Verwaltung der Kunden kann nämlich auch mithilfe einer Online-Kundendatenbank erfolgen. Eine sehr gute Möglichkeit hierfür bietet Ihnen Bileico – eine cloud- und browserbasierte Bürosoftware, mit der die Kundenverwaltung zum Kinderspiel wird. Erfahren Sie hier, wie Sie die Kundendatenbank optimal nutzen und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Wozu dient die Kundendatenbank?

Es ist ganz einfach: Jedes Unternehmen möchte gern möglichst viele Kunden haben und diese auch regelmäßig bedienen. Damit Sie hier stets den Überblick behalten, eine reibungslose Kommunikation ermöglicht wird und kundenbezogene Projekte optimal über die Bühne gehen, ist eine Kundendatenbank unverzichtbar. Diese ist sozusagen der zentrale Ort, an welchem alle Informationen in einer Kundenkartei gebündelt und bereitgestellt werden.

Wie kann ich mir die Kundendatenbank von Bileico vorstellen?

Selbstverständlich gibt es nicht „die eine“ Kundenbank oder Adressverwaltung, mit der alle Unternehmen dieser Welt arbeiten. Wenn wir Ihnen hier die Eigenschaften und Merkmale einer Kundendatenbank vorstellen, dann beziehen wir uns ganz konkret auf das CRM System von Bileico. Diese zeichnet sich durch folgende Punkte aus:

• Zusammenschluss mehrere Kundenkarteien zu einer großen Datenbank (die Adressdatenbank)
• Eintragen der Informationen über eine Maske
• verschiedene Suchfilter
• Zuordnung einer Status-Option für bessere Kategorisierung
• Verknüpfung mit diversen Projekten, Aufgaben, etc.
• online abrufbar (via Browser)
• ortunabhängige und flexible Nutzung möglich
• Zugriff für mehrere Personen möglich (ständige Synchronisierung der Informationen)

Wichtig: Kundendatenbank nicht nur als Sammelstelle für Informationen nutzen

Die aufgelisteten Aspekte klingen gar nicht mal so schlecht? Sind sie auch nicht! Eine Kundendatenbank ist (egal in welcher Form) stets eine große Bereicherung und Erleichterung für das Unternehmen – vorausgesetzt, sie wird auch aktiv und effizient genutzt. Immer wieder wird nämlich ein großer Fehler begangen: Die Datenbank verkommt zu einer bloßen Sammelstelle für Informationen. Das baut zwar das Zettelchaos auf dem Schreibtisch ab, ist aber alles andere als optimal. Wie Sie es mit unserer Vertriebssoftware besser machen können, erfahren Sie an dieser Stelle.

Aktiv, effektiv und zielorientiert verwenden

Kundendatenbanken können so viel mehr als man ihnen anfangs vielleicht zutraut. Wer sie richtig einsetzt, kann maximale Vorteile genießen und den Erfolg seines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Damit das auch wirklich funktioniert, sollten Sie im Vorfeld konkrete Ziele aufstellen, die Sie mithilfe der Kundendatenbank erreichen wollen. Mögliche Vorhaben sind:

• Neukundengewinnung
• Bestandskunden-Aktivierung
• Steigerung der Kundenbindung
• Verbesserung des betriebsinternen Workflows
• Verbesserung der Terminplanung mit Kunden
• Optimierte Rechnungsstellung

Sie sehen: Der Einsatz einer Kundendatenbank kann sich auf den unterschiedlichsten Wegen als praktisch und erfolgversprechend erweisen. Es kommt immer darauf an, was Sie daraus machen und auf welche Weise Sie die gesammelten und gespeicherten Daten verwenden.

Immer auf Vollständigkeit achten

Schauen wir uns die Kundendatenbank von Bileico einmal genauer an. Es handelt sich hierbei um eine benutzerfreundliche und übersichtliche Oberfläche, die im Grunde genommen keinerlei Erklärungen bedarf. Wer Sie nutzen will, weiß intuitiv, was zu tun ist. Oberstes Gebot beim Anlegen und Pflegen einer Kundendatenbank: Achten Sie auf Vollständigkeit. Je mehr Informationen zu einem Kunden Sie hinterlegen, desto besser.

Firma und Name

Die wohl wichtigste Information zu einem Kunden ist sein vollständiger und korrekt geschriebener (!) Name. Damit Sie diesen auch nach längerer Zeit noch problemlos zuordnen können, ist es außerdem unverzichtbar, eine Firma anzugeben.

Kontaktdaten

Hierzu gehören klassische Kommunikationswege und -kanäle wie Adresse, Telefon-, Fax- und Mobilfunknummer, aber auch moderne Medien wie E-Mail und Homepage. Die individuellen Felder in der Kundendatenbank von Bileico ermöglichen es Ihnen außerdem, diverse Social Media-Präsenzen, Blogs und andere interessante Seiten zu erfassen.

Geburtstag

Auch wenn die meisten Menschen angeben, kaum Wert auf den eigenen Geburtstag zu legen, freut sich doch jeder über einen Glückwunsch am Ehrentag. Das gilt auch für geschäftliche Kontakte. Wenn Sie wissen, wann ein Kunde oder Geschäftspartner Geburtstag hat, können Sie diese Information ebenfalls in der Kontaktdatenbank hinterlassen.

Sonstige Informationen

Die Kundendatenbank von Bileico verfügt über ein Notizfeld und mehrere individuelle Felder, die von Ihnen mit unterschiedlichen Inhalten gefüllt werden können. Hierzu gehören beispielsweise die oben genannten sozialen  Kanäle, Hobbys, kulinarische Vorlieben, No-Go-Smalltalk-Themen usw. Die Felder helfen Ihnen dabei, ein umfangreiches und detailliertes Profil Ihres Kunden zu erstellen und Ihn darüber noch besser einzuschätzen. Im Geschäftlichen können solche Infos Gold wert sein und über den Abschluss einer Kooperation entscheiden.

Kontakt-Status

Zu guter Letzt soll auch noch auf den Status hingewiesen werden, den Sie jedem Kunden individuell zuordnen können. Der Status hilft Ihnen dabei, einzelne Kontakte zu gruppieren und besser zu finden. Die Kundendatenbank von Bileico verfügt über drei Standard-Optionen:

• Geschäftlicher Kontakt
• Vereinskollege
• Privater Kontakt

Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, individuelle Status-Optionen anzulegen. Diese Vorgehensweise ist absolut empfehlenswert. In der Praxis hat sich nämlich herausgestellt, dass der Status mit steigendem Spezialisierungsgrad noch hilfreicher ist.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Nutzung?

Natürlich ist es immer eine Frage der zeitlichen Kapazitäten, wie gut und vollständig Sie Ihre Kundendatenbank führen. Lassen Sie sich an dieser Stelle jedoch ausdrücklich sagen, dass es sich lohnt. Wenn das Fundament erst einmal gegossen wurde, geht die Bearbeitung viel leichter und schneller von der Hand. Warum das so ist, verraten Ihnen die nachfolgenden Vorteile, die mit der Nutzung einer Kundendatenbank einhergehen:

• Maximale Übersichtlichkeit
• Wegfall von Zettelchaos und analogischen Kundenkarteien
• Parallele Nutzung durch mehrere Mitarbeiter
• Permanente Aktualisierung und Ergänzung
• Einfache Suche nach bestimmten Kontakten
• Ständige Verfügbarkeit – auch unterwegs

Was gilt es bei Kundendatenbanken zu beachten?

Weiter oben wurde es bereits erwähnt: Die Nutzung der Bileico-Kundendatenbank ist kinderleicht. Die intuitive Bedienung und Übersichtlichkeit sorgen dafür, dass Sie sofort wissen, was zu tun ist und nicht erst endlose und kryptisch geschriebene Anleitungen lesen müssen.

Auch während der Nutzung gibt es kaum etwas, worauf Sie besonders achten müssen. Wichtig ist lediglich, dass permanent auf Aktualität geachtet wird. Wenn sich der Ansprechpartner in einem kooperierenden Unternehmen ändert, sollte das sofort in der Kundendatenbank geändert werden.

Gleiches gilt auch für Lieferanten, externe Mitarbeiter und alle anderen Kontakte, die Sie beruflich (und auch privat) pflegen.

Ein weiterer Fallstrick bei der Nutzung von einer Kundendatenbank ist das doppelte Anlegen eines Kontaktes. Das ist umso ärgerlicher, wenn die Informationen innerhalb der Kundenkartei voneinander abweichen. Welche Telefonnummer ist nun die richtige? Hat der Kunde heute Geburtstag oder doch erst in drei Monaten? Achtung: Fettnäpfchen-Gefahr! Um diese sicher zu umgehen, sollten Sie stets darauf achten, Kontakte nur einmal anzulegen. Im Zweifelsfall hilft es immer, den Namen einfach zu suchen und dadurch zu überprüfen, ob der Kunde schon gelistet wurde oder nicht.