Kundenmanagement Software: Was ist das und was kann das?

Die direkte Nähe zum Kunden ist gerade im Fall von kleinen und mittelständischen Unternehmen (kurz: KMU) von großer Bedeutung. Es geht darum, einen Draht zum Menschen aufzubauen und ihm zum (wiederholten) Kauf zu animieren. Um dieses Ziel zu erreichen, können verschiedene Methoden aus dem Bereich Kundenbindung eingesetzt werden. Auch die Nutzung von einer sogenannten Kundenmanagement Software ist durchaus zu empfehlen und kann dabei helfen, dem Erfolg ein großes Stück näher zu kommen.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Was ist CRM?

Eine Abkürzung, die im Zusammenhang mit dem Kunden häufig genannt wird, ist CRM. Sie steht für Customer Relationship Management und wird meist mit Kundenmanagement ins Deutsche übersetzt. Hierbei fehlt jedoch das wichtige Wort Relationship, also Beziehung. Beim CRM oder Kundenmanagement geht es nicht einfach nur darum, potentielle Käufer in einer Kundendatenbank zu registrieren und auf Knopfdruck benötigte Informationen abzurufen. Es geht darum, eine Beziehung zum Menschen aufzubauen und diese Bindung mehr und mehr zu festigen. Customer Relationship Management bedeutet, den Kunden genau zu analysieren und ihn in all seinen Facetten kennenzulernen. Es geht darum, Bedürfnisse zu erkennen und anschließend auf diese einzugehen. Gerade KMU, die einen verhältnismäßig überschaubaren Kundenstamm haben, können hieraus große Erfolgspotentiale schöpfen und das CRM zu einem wichtigen Werkzeug des Vertriebs machen.

Wie funktioniert Customer Relationship Management?

Aus Sicht der Kunden bedeutet ein gutes CRM, dass man in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt und bestens betreut sowie beraten wird. Als Kunde möchte man sich nicht wie einer von vielen fühlen, sondern spüren, dass man wertgeschätzt wird. Außerdem ist es wichtig, dass der Mitarbeiter eines Unternehmens immer genau weiß, mit wem er es zu tun hat und welche Anliegen der Kunde in der Vergangenheit hatte. Dieses Wissen sorgt dafür, dass die Gespräche zwischen Kunde und Unternehmen nicht immer wieder bei Null anfangen, sondern dort vorgesetzt werden, wo sie aufgehört haben. Hieraus resultiert eine enorme Zeitersparnis, von der beide Seiten profitieren.

Wenn Sie ein gutes Customer Relationship Management in Ihrem Unternehmen etablieren wollen, ist es wichtig, auf diese Aspekte zu achten und Mitarbeiter, die im Kontakt zum Kunden stehen, entsprechend zu sensibilisieren. Zusätzlich sollten Sie sich allerdings auch überlegen, wie das CRM in der Praxis funktioniert. Viele KMU setzen hier längst auf spezielle Kundenmanagement Software, die viele Aufgaben und Arbeitsschritte maßgeblich erleichtern.

Was ist eine Kundenmanagement Software?

Jeden Kunden nicht nur mit Vor- und Nachnamen, sondern wie seine eigene Westentasche kennen – das mag vielleicht ziemlich gut klingen, doch ist in erster Linie vor allem eines: Eine enorme Herausforderung. Kundenmanagement sollte von Anfang an nicht auf die leichte Schulter genommen, sondern in den Fokus der Aufmerksamkeit gerückt werden, wenn Sie es richtig machen wollen. Um auch garantiert nichts dem Zufall zu überlassen, empfiehlt sich der Einsatz einer Kundenmanagement Software, die sich – wie es der Name schon vermuten lässt – auf dieses Gebiet spezialisiert hat.

Kundenmanagement Software – auch CRM Software genannt – kommt meist mit einer Vielzahl von Funktionen und Extras daher, die individuell von Ihnen genutzt werden können. Denn genauso vielseitig und speziell wie die Kunden ist das das Kundenmanagement. Es gibt nicht die eine Lösung, die für alle Unternehmen gilt. Ihre Aufgabe ist es, herauszufinden, auf welche Weise die Kunden bestmöglich betreut werden können und welche Features einer Kundenmanagement Software Sie dafür benötigen.

Die Basics

Natürlich gibt es dennoch auch ein paar grundlegende Funktionen, die jedes Unternehmen gebrauchen kann und die im Folgenden genauer anhand vom Beispiel Bileico – einer Kundenmanagement Software für KMU – vorgestellt werden sollen.

Das wohl wichtigste Element vom CRM ist die Kundendatenbank – auch Kontakt- oder Adressdatenbank genannt. Hierin finden sich nicht nur alle ehemaligen und aktuellen Kunden, sondern auch eine Vielzahl an Informationen, die wichtig für eine gute Zusammenarbeit und den Aufbau einer beziehung sind. In der Kundendatenbank von Bileico können Sie beispielsweise folgende Informationen hinterlegen:

• Vor- und Nachname

• Adresse

• Telefonnummer

• Mobilfunknummer

• Email-Adresse

• Name der Firma

• Adresse

• Geburtsdatum

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, individuelle Notizen zum Kunden zu hinterlassen und ihm einen Status zuzuweisen. Letzteres dient in erster Linie der Übersichtlichkeit und der Kategorisierung – beispielsweise in Neu- und Stammkunden, nationale und internationale Kunden oder auch normale und VIP-Kunden. Mithilfe von Bileico können ganz einfach individuelle Status-Optionen angelegt werden, die sich perfekt an Ihre Arbeitsweise und an Ihr Kundenmanagement anpassen.

Um eine möglichst gute Kundenbindung aufzubauen, sollten Sie weiterhin unbedingt auch die individuellen Felder von Bileico nutzen. Diese eignen sich hervorragend, um bestimmte Vorlieben und Abneigungen des Kunden zu notieren, den letzten Stand der Absprachen festzuhalten oder auch auf Sonderwünsche und spezielle Bedürfnisse zu verweisen. Da in der Regel mehrere Mitarbeiter auf diese und weitere Notizen zugreifen können, ist jeder zu jeder Zeit bestens informiert und kann sich hervorragend um den Kunden kümmern.

Die erweiterten Features

Doch damit noch nicht genug, Bileico hat in Sachen Kundenmanagement noch viel mehr auf Lager. Unternehmen, die beispielsweise kundenbasierte Projekte betreuen – hier dürfen sich unter anderem Handwerker, Agenturen und auch Freelancer angesprochen fühlen – können hierfür auch größere Informationsmengen zusammentragen und festhalten. Um stets den Überblick zu bewahren, ist es sinnvoll, jedem Kunden ein einzelnes Bileico-Projekt zuzuweisen. Das hat den großen Vorteil, dass Sie alle Informationen an einem digitalen Ort bündeln können und nie wieder lange danach suchen müssen. Die Projekte von Bileico sind übersichtlich und multifunktional zugleich. Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, sollten Sie diesem einen aussagekräftigen Projektnamen geben und auch einige Worte zur Projektbeschreibung verfassen. Diese beiden Schritte sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, worum es in dem Projekt geht und welche Besonderheiten eventuell beachtet werden müssen. Im nächsten Schritt bestimmen Sie, welche Mitarbeiter an dem Projekt arbeiten und dementsprechend die zusammengetragenen Informationen sehen können. Nachdem ein Projektstatus festgelegt wurde (auch hier haben Sie ähnlich wie beim Kontakt-Status individuelle Möglichkeiten), kann es auch schon losgehen. Im Kundenprojekt können Sie erste Gedanken und Ideenskizzen zusammentragen und weiterentwickeln, Daten austauschen, Notizen verfassen, Arbeitsstände aktualisieren und vieles mehr. Je detaillierter und umfassender das Projekt mit Informationen versorgt wird, desto effektiver ist das CRM. Nutzen Sie die Kundenmanagement Software aktiv, um sich bestmöglich um einen Kunden und seine Anliegen kümmern zu können. Er wird diese Professionalität bemerken und mit hoher Wahrscheinlichkeit auch honorieren – nicht nur finanziell, sondern auch in Form einer Empfehlung.