Online Terminplaner

„Wann war nochmal das Meeting?“

„Oh, da hab ich aber schon einen anderen Termin!“

„Hätte ich früher gewusst, dass wir uns da treffen, hätte ich mir den Zeitraum auch freigehalten.“

Sätze wie diese sind in den meisten Unternehmen und auch vielen Vereinen Gang und Gäbe. Kaum etwas ist so lästig und manchmal auch nervenaufreibend wie die Terminfindung zwischen mehreren Personen. Egal ob intern unter Kollegen oder mit Kunden und Geschäftspartnern – einen Termin zu finden, der allen passt und sich nicht mit anderen Verabredungen überschneidet, grenzt manchmal an ein Wunder. Zum Glück ist es inzwischen schon sehr viel leichter geworden. Nutzen Sie immer noch den analogen Kalender oder eine digitale Variante, auf die nur Sie Zugriff haben? Dann ist es nun an der Zeit, auf einen Online Terminplaner umzusteigen. Welche Vorteile sich hieraus ergeben, soll nachfolgend genauer beleuchtet werden.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Was ist der Online Terminplaner von Bileico?

Ehe wir Ihnen alle Vorteile von einem Online Terminplaner näherbringen, soll erst einmal geklärt werden, worum es sich dabei konkret handelt. Denn auch wenn sich immer mehr Unternehmen vorwiegend online bewegen und sich über das World Wide Web absprechen, ist die digitale Terminplanung mit mehreren Personen doch noch immer eher ein Randthema.

Ein Online Terminplaner ist das digitale Pendant zum klassischen Terminkalender. Sie als Nutzer können darin Termine erfassen und zu jeder Zeit einsehen. Da der Online Terminplaner von Bileico Teil einer cloud- und browserbasierten Software ist, haben Sie Ihren Kalender nicht nur immer bei sich, sondern können Ihn auch von jedem beliebigen Gerät abrufen. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise nicht an eine App auf dem Smartphone oder das Email-Programm auf dem Laptop gebunden sind, sondern jedes Endgerät mit Internetzugang nutzen können, das Ihnen gerade zur Verfügung steht.

Eine weitere wichtige Eigenschaft vom Bileico Online Terminplaner ist die Möglichkeit, ihn auch als Gruppe zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie hier nicht nur Ihre persönlichen Termine eintragen können, sondern auch die, die für mehrere Personen in Ihrem Unternehmen oder Verein relevant sind. So lassen sich beispielsweise Besprechungen, Meetings, Konferenzen, Versammlungen, Veranstaltungen und mehr ideal über den gemeinsamen Kalender ankündigen, koordinieren und planen.

So legen Sie einen Termin im Online Terminplaner von Bileico an

• Gehen Sie auf Ihre Bileico-Übersicht und klicken Sie links auf die Fläche „Kalender“

• Klicken Sie oben links auf „Neuer Termin“

• Geben Sie alle Informationen zum Termin ein, also beispielsweise Betreff, Datum, Uhrzeit, Ort und Bemerkungen

• Wählen Sie alle Teilnehmer aus, für die der Termin relevant ist

• optional: Wählen Sie eine Farbe aus, um den Termin zu kategorisieren

Wenn Sie mehrere Teilnehmer für den Termin ausgewählt haben, wird dieser nach der Bestätigung automatisch in den jeweiligen Online Terminkalendern der anderen erscheinen. Diese Funktion erspart es Ihnen, anschließend beispielsweise eine Rundmail zu schreiben und alle auf den anstehenden Termin hinzuweisen. Auch alle Änderungen, beispielsweise Ort und Uhrzeit oder Ergänzungen bei den Bemerkungen, werden sofort an die anderen Teilnehmer übermittelt. Wenn Sie nur sich als Teilnehmer auswählen, wird der Termin nur in Ihrem eigenen Onlinekalender auftauchen.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie das Feld für Bemerkungen! Je detaillierter die Beschreibung des Termins, desto besser können sich alle Teilnehmer darauf vorbereiten. So ist es beispielsweise möglich, alle zu besprechenden Punkte in die Bemerkungen einzutragen. Die anderen Teilnehmer haben die Möglichkeit, ihrerseits Punkte zu ergänzen und eventuelle Fragen zu notieren. Auf diese Weise entsteht eine umfangreiche und genaue Agenda, die sicher durch das Meeting führt und jedem verrät, was alles besprochen werden soll.

Übrigens: Wenn sich ein Termin doch nochmal zeitlich verschiebt, müssen Sie diese Änderung nicht erst umständlich in der Eingabemaske eintragen. Es genügt, wenn Sie den Termin mit dem Mauszeiger anwählen und an eine andere Stelle ziehen. Änderungen von Datum und Uhrzeit werden sofort übernommen und an die Online Terminplaner der Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder übermittelt. Hierbei handelt es sich um einen klaren Vorteil der Online Kalender gegenüber ihren analogen Verwandten. Wer hier einen Termin verschieben muss, muss meist umständlich alle Informationen per Hand übertragen und den alten Termin durchstreichen. Das sieht nicht nur unschön aus, sondern gefährdet auch akut die Übersichtlichkeit des Kalenders.

Verschiedene Ansichts-Möglichkeiten

Ein weiterer Vorteil vom Online Terminplaner, der keinesfalls unterschätzt werden darf, sind die unterschiedlichen Ansichten. Der Onlinekalender bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Monatsübersicht: Diese Übersicht ist geeignet, um einen groben Überblick zu gewinnen und festzustellen, an welchen Tagen noch etwas „Luft“ ist.

• Wochenübersicht: Diese Übersicht ist schon relativ detailliert und bietet einen guten Überblick zu allen Terminen, die Sie in einer bestimmten Woche erwarten. Die einzelnen Tage werden spaltenweise dargestellt, unterschiedliche Termine und ihre Uhrzeiten sind gut erkennbar.

• Tagesübersicht: Gerade Nutzer, die sehr viele Termine in den Online Terminkalender von Bileico eintragen, werden die Tagesübersicht lieben. Damit Sie sich immer problemlos durch den Termin-Dschungel kämpfen können, möchten wir Ihnen an dieser Stelle gern noch einmal die Kategorisierungs-Möglichkeiten vom Bileico Online Terminplaner ans Herz legen.

Praxis-Tipp: Sowohl in der Wochen- als auch Tagesübersicht können Sie Termine ganz einfach verlängern oder verkürzen. Gehen Sie hierzu mit dem Mauszeiger einfach an den unteren Rand des Termins, sodass der Doppelpfeil erscheint und schieben Sie den Termin einfach hoch oder runter. Die Uhrzeit wird wieder automatisch aktualisiert und an alle Teilnehmer übermittelt.

Nie wieder Probleme bei der Terminabsprache!

Der wohl größte Vorteil von einem Online Terminkalender für Gruppen ist, dass es nie wieder Schwierigkeiten bei der Absprache von Terminen geben wird. Ein Termin, der einmal angelegt wurde, erscheint sofort in den Kalendern aller Teilnehmer und kann – falls notwendig – auch nachträglich noch angepasst werden. Wenn jedes Teammitglied den Teamkalender gewissenhaft nutzt und auch wirklich alle relevanten Termine für die Gruppe freigibt, wird schnell eine gute Übersicht entstehen, die genau zeigt, an welchen Tagen noch Platz für ein Meeting, ein Geschäftsessen oder eine Versammlung ist.

Dank der cloud- und browserbasierten Software von Bileico werden Sie außerdem nie wieder das Problem haben, Ihren Terminkalender zu vergessen. Egal ob im Büro, zuhause oder unterwegs – wenn Sie ein Endgerät mit Internetzugang zur Hand haben, haben Sie Ihren Online Terminkalender automatisch immer dabei.