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Rechnung online schreiben – mit Bileico kein Problem

Für die einen ist es das notwendige Übel, für die andere der krönende Abschluss eines jeden Monats. Es geht um das Thema Rechnungen schreiben. Was viele Jahrzehnte manuell ablief und daher auch sehr viel Zeit verschlungen hat, kann mittlerweile zum großen Teil automatisiert werden. Der Schlüssel zum Erfolg: Die Rechnung wird online geschrieben – beispielsweise mit der Unternehmenssoftware Bileico. Was Ihnen unser Rechnungsprogramm alles bieten kann, verraten wir Ihnen hier.

Dieser Film zeigt, wie Sie schnell und einfach mit dem Rechnungsprogramm von Bileico Rechnungen online schreiben können. Weitere Filme mit detaillierte Funktionsbeschreibungen finden Sie auf diese Seite: https://bileico.com/hilfe-finanzen.html

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Warum sollte ich Rechnungen online schreiben?

Doch zunächst einmal zur Klärung einer ganz wesentlichen Frage: Wozu das Ganze überhaupt? Wieso sollten Sie Ihre nächste Rechnung online schreiben und nicht wie gewohnt mit einem herkömmlichen Programm wie Word oder Excel? Nun – es gibt viele Antworten auf diese Frage und eine ist überzeugender als die andere. Indem Sie eine cloudbasierte Software wie Bileico zum Schreiben Ihrer Rechnungen benutzen, eröffnen sich die folgenden Vorteile:

Sie können eine Rechnungsvorlage anlegen und somit enorm viel Zeit sparen

Sie können verschiedene Positionen anlegen und diese entsprechend verbuchen

Sie können Ihre Rechnungen immer und überall abrufen (Stichwort: papierloses Büro)

Sie können Rechnungen schnell ändern und aktualisieren

Sie können Rechnungen blitzschnell einem bestimmten Kunden zuordnen

Sie können die Rechnungen, die von Mitarbeitern erstellt wurden, einsehen

Kurzum: Eine Rechnung online schreiben umfasst all die Vorzüge, die die Digitalisierung der Arbeitswelt mit sich bringt. Es ist zeitgemäß, unkompliziert, sicher und auch auf gewisse Weise auch sexy, seine Rechnungen in Windeseile über eine Software wie Bileico zu erstellen.

So schreiben Sie Ihre Rechnung online mit Bileico

Immer noch nicht zu 100 Prozent überzeugt? Dann lesen Sie hier, wie einfach es ist, Rechnungen mit Bileico online zu erstellen. Wir garantieren Ihnen, dass jeder Unternehmer dazu in der Lage ist – egal ob traditioneller Handwerksmeister oder Startup-Entrepreneur. Sie müssen hierfür keinesfalls ein IT-Spezialist sein.

Schritt #1: Legen Sie eine Rechnungsvorlage an

Streng genommen hat Bileico diesen Schritt schon für Sie übernommen. Wenn Sie die Rechnungssoftware aufrufen und anschließend den Menüpunkt „Extras > Dokumentvorlagen“ wählen, werden Sie dort bereits eine Rechnungsvorlage finden. Hierbei handelt es sich jedoch um ein Musterdokument, das darauf wartet, von Ihnen individualisiert zu werden. Die Möglichkeiten, die Ihnen hierfür zur Verfügung stehen, sind extrem vielfältig. Sie reichen von der Wahl verschiedener Schriftgrößen, -farben und -arten über Positionen, Formatierungen und diverse Platzhalter. Weiterhin können Sie natürlich auch Bilder und/oder Ihr Firmenlogo einbinden und nach Belieben positionieren.

Schritt #2: Überprüfen Sie die Rechnungsvorlage in der Vorschau-Ansicht

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fertig sind – dies kann recht viel Zeit in Anspruch nehmen, ist in der Regel jedoch eine einmalige Tätigkeit – sollten Sie das fertige Produkt in der Vorschau ansehen. Dieser Schritt ist selbstverständlich auch während der Anpassung der Vorlage möglich. Die Vorschau-Schaltfläche finden Sie unterhalb von den Bearbeitungsoptionen für die Vorlage.

Schritt #3: Produkte anlegen

Im nächsten Schritt rufen Sie wieder das Menü „Extras“ auf und wählen unter „Finanzen“ den Punkt „Produkte“. Nun können Sie alle Produkte oder auch Dienstleistungen, die Sie anbieten, hinterlegen und mit verschiedenen Preisen versehen. Für eine bessere Übersichtlichkeit ist es sinnvoll, mit unterschiedlichen Kategorien zu arbeiten und diesen dann die entsprechenden Produkte zuzuweisen.

Schritt #4: Kontakte anlegen

Um eine Rechnung online schreiben zu können, müssen Sie als nächstes all Ihre Kunden als Kontakte bei Bileico erfassen. Auch hierfür genügen, wie bei den vorherigen Schritten, wenige Klicks.

Schritt #5: Kunden Produkte zuweisen

Haben Sie einen Kunden erfasst, können Sie Ihm nun nach und nach verkaufte Produkte und Dienstleistungen zuweisen. Das funktioniert folgendermaßen:

Rufen Sie den gewünschten Kontakt auf

Wählen Sie den Menü-Punkt „Finanzen“

Wählen „Produkte“ und „Produkt hinzufügen“

Suchen Sie die entsprechende Kategorie und das gewünschte Produkt

Wählen Sie das Produkt in der Liste und klicken Sie auf „Produkt übernehmen“

Schritt #6: Machen Sie genauere Angaben zum Produkt

Natürlich kann es sein, dass der Kunde das Produkt in größerer Stückzahl bestellt hat. Die entsprechende Zahl sowie einen abweichenden Mehrwert-Steuersatz, eine Positionsbeschreibung und eventuell gewährte Rabatte können Sie nachträglich in die Maske eingeben. Auch der Netto-Preis kann bei Bedarf noch einmal verändert werden.

Schritt #7: Speichern Sie das Produkt ab

Wenn alles Ihren Wünschen entspricht, können Sie das eingetragene Produkt abspeichern. Es wird nun automatisch dem Kunden zugewiesen und in die Liste „Noch nicht abgerechnete Produkte“ übernommen. Ein Datum wird automatisch hinzugefügt.

Schritt #8: Eine Rechnung erzeugen

Nun kommt der geniale Part vom online Rechnungen schreiben. Denn nachdem Sie bis hierher recht viel händisch eintragen musste, wird alles weitere von Bileico übernommen – und zwar vollkommen automatisch und in Sekundenschnelle. Wenn sich der Monat dem Ende neigt oder Sie die Bestellung sofort abrechnen wollen, rufen Sie wieder den gewünschten Kontakt beziehungsweise Kunden auf und wählen die Schaltfläche „Rechnung erzeugen“ (über „Finanzen“). Sofort überträgt Bileico alle offenen Positionen in Ihre Rechnungsvorlage und erzeugt eine digitale Rechnung.

Schritt #9: Rechnung ansehen, ausdrucken und/oder per Mail versenden

Wenn Sie nun auf „Drucken“ klicken, können Sie eine Vorschau der Rechnung sehen – und diese natürlich auch direkt ausdrucken. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, das Dokument direkt über Bileico per Mail an den Kunden zu versenden. Damit Ihnen dieses Feature zur Verfügung steht, müssen Sie vorher mindestens ein E-Mail-Postfach bei Bileico anlegen und auch die E-Mail-Adresse des Kunden in die entsprechende Kontakt-Kartei eintragen.

Es mag im ersten Moment danach aussehen, als wäre die Nutzung von Bileico zum Schreiben von Online-Rechnungen aufwendiger als der herkömmliche Weg. Sie müssen sich jedoch vor Augen führen, dass die ersten vier Schritte in der Regel einmalig sind und Sie nur einmal Zeit kosten. Alle weiteren Schritte, die für die individuelle Erstellung einer Rechnung online nötig sind, sind innerhalb von Minuten oder gar Sekunden erledigt. Wenn Sie die Firmensoftware Bileico erst einmal kennengelernt und nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, werden Sie schnell feststellen, wie viel Zeit Sie hierdurch sparen können.

Tipp: Unter „Finanzen > Rechnungen“ finden Sie eine Übersicht aller erstellter Rechnungen mit Datum, zugewiesenem Kontakt, Zuordnungstyp, Betrag und einem Hinweis, ob das Dokument per Mail versendet wurde oder nicht.

Rechnung online schreiben – Nicht nur für Unternehmen interessant

Bisher war hier nur die Rede davon, dass Unternehmer von der Möglichkeit, Rechnungen online zu schreiben, profitieren. Diese Aussage ist allerdings nicht ganz vollständig. Tatsächlich ist Bileico auch für Vereine überaus interessant. Diese können mit der Vereinssoftware unter anderem die Zahlung der Jahresbeiträge koordinieren und verwalten und ebenfalls entsprechende Rechnungen für die Vereinsmitglieder erstellen.

Bileico kann noch mehr!

Unsere Software hat weitere Funkionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet:

Rechnungen online schreiben