Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Das müssen Sie beachten

Unternehmen ist nicht gleich Unternehmen. Es gibt eine Reihe von Firmen, sogenannte Kleinunternehmen, für die besondere Regelungen gelten. Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, um diesen Titel zu tragen und was Kleinunternehmen beim Rechnung schreiben alles beachten sollten, um keine Strafen zahlen zu müssen, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.

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Wann ist ein Unternehmen ein Kleinunternehmen?

Wer sein Unternehmen beim Finanzamt als Kleinunternehmen anmelden möchte, muss zwei ganz eindeutige Kriterien erfüllen:

• Der Umsatz aus dem vorherigen Geschäftsjahr darf nicht über der Grenze von 17.500 Euro liegen

• Im aktuellen Geschäftsjahr darf der Umsatz nicht die Grenze von 50.000 Euro überschreiten

Hinweis: Hin und wieder ist zu lesen, dass nur eine von beiden Voraussetzungen erfüllt werden muss, um als Kleinunternehmen zu gelten. Das ist schlichtweg falsch.

Erfreulicherweise müssen Existenzgründer nur äußerst selten mit Widerständen von Seiten der Finanzämter rechnen. Für diese ist die sogenannte Kleinunternehmerregelung nämlich eine enorme Erleichterung. Der Grund: Wenn Unternehmen mit geringen Gewinnen umsatzsteuerpflichtig sind, dann ist der Aufwand für Verwaltung und Prüfungen für das Finanzamt viel zu hoch.

Was bedeutet es konkret, Kleinunternehmer zu sein?

Wenn Sie ein Kleinunternehmen gründen wollen, sind Sie sicher daran interessiert, was genau diese Kategorisierung für Sie bedeutet. Im Wesentlichen können im Fall von Kleinunternehmen zwei entscheidende Besonderheiten genannt werden. Diese sind auch im § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (Kleinunternehmerregelung) festgehalten.

• Beim Rechnung schreiben müssen Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer ausweisen – sie sind davon befreit

• Im Fall von Firmenausgaben kann die Umsatzsteuer allerdings auch nicht zurückgeholt werden

Während Punkt 1 ein großer Vorteil für die meisten Unternehmen ist (es entfällt nämlich viel bürokratischer Aufwand, außerdem entsteht der Eindruck, günstiger als die Konkurrenz zu sein), wird Punkt 2 oft als Nachteil gewertet. Gerade wenn es um die Anschaffung teurer Materialien, Arbeitsmittel, etc. geht, profitieren Unternehmen von der Rückerstattung der Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer müssen Sie auf diesen „Luxus“ leider verzichten.

Hinweis: Die Kleinunternehmerregelung, die die beiden genannten Punkte beinhaltet, kann sowohl von Gewerbetreibenden als auch Freiberuflern genutzt werden. Der Ansprechpartner ist in beiden Fällen das zuständige Finanzamt.

Müssen Kleinunternehmen Rechnungen schreiben?

Auch wenn eine Befreiung von der Umsatzsteuer vorliegt, sind Kleinunternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen zu schreiben. Das ist zum einen im Sinne der Kunden (diese wollen ihre Ausgabe schließlich quittiert haben) und zum anderen eine Vorgabe vom Finanzamt. Dieses will immerhin prüfen, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung auch weiterhin erfüllt werden. Egal ob Kleinunternehmen oder normale Firma mit größeren Umsätzen: Als Selbstständiger müssen Sie jederzeit darauf gefasst sein, einer Prüfung vom Finanzamt unterzogen zu werden. Sie sind dazu verpflichtet, Einblicke in Ihre Geschäftsakten zu gewähren.

So schreiben Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung

Es ist absolut normal, dass im Fall von Sonderregelungen Unsicherheiten entstehen. Welchen Einfluss hat die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung, die ein Kleinunternehmer schreibt? Was gilt es hierbei zu beachten? Ist alles wie bei anderen Unternehmen auch oder gibt es diverse Unterschiede? Kann es unter Umständen vielleicht sogar passieren, dass die Rechnung nicht gültig ist, wenn sich ein Fehler einschleicht? Wir wollen an dieser Stelle Licht ins Dunkel bringen und Ihnen erklären wie Kleinunternehmen Rechnungen schreiben – und zwar korrekt und so, dass Kunden und Finanzamt zufrieden sind.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmen: Das sind die Pflichtangaben

Beim Schreiben von Rechnungen sollten Sie immer beachten, dass es eine Reihe von Pflichtangaben gibt. Nur, wenn diese auf dem Dokument zu finden sind, ist die Rechnung rechtsgültig. Kleinunternehmer müssen die folgenden Pflichtangaben kennen:

• Name und Anschrift des Dienstleisters

• Name und Anschrift des Kunden

• Steuernummer des Dienstleisters

• Datum der Rechnung

• Rechnungsnummer (fortlaufend)

• Art der Dienstleistung

• Menge der Dienstleistung

• Zeitpunkt der Dienstleistung

• Vermerk zur Kleinunternehmerregelung (bzw. warum die Umsatzsteuer fehlt)

Weitere Punkte wie ein Firmenlogo und der Hinweis auf eine Zahlungsfrist, sind optional. Es ist jedoch überaus sinnvoll, den Kunden darauf hinzuweisen, dass die Rechnungssumme beispielsweise innerhalb von 10 oder 14 Tagen überwiesen werden muss.

Der Vermerk zur Kleinunternehmerregelung

Der wohl wichtigste Punkt beim Rechnung schreiben für Kleinunternehmen ist der Vermerk, der auf die fehlende Umsatzsteuer hinweist. Viele Existenzgründer tun sich hierbei schwer, weil sie nicht wissen, welche Formulierung die richtige ist und welcher Wortlaut eventuell zu Missverständnissen führt. Um Ihnen dieses Problem anzunehmen, haben wir nachfolgend ein paar Formulierungen für die Kleinunternehmerregelung zusammengestellt. So kann beim Rechnung schreiben für Kleinunternehmen nichts mehr schiefgehen.

Mögliche Formulierungen für den Hinweis auf der Rechnung von Kleinunternehmen

• Gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz enthält diese Rechnung keinen Ausweis der Umsatzsteuer.

• Die Firma XY ist im Sinne von §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz ein Kleinunternehmen. Die Umsatzsteuer wird daher nicht angerechnet.

• Aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz) wird auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

• Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz

Wichtig: Ein Zusatz dieser Art ist nicht nur wichtig, damit die Rechnung des Kleinunternehmens rechtskräftig ist. Er dient auch der Vermeidung von Missverständnissen. Wenn der Satz, der meist unter die Auflistung der Dienstleistungen gesetzt wird, fehlt, kann es sein, dass der Kunde von einem Fehler ausgeht und die (nicht gezahlte) Umsatzsteuer in seiner Buchhaltung angibt. Es kommt dann zu einer unrechtmäßigen Verrechnung, die durchaus als (kleiner) Steuerbetrug bezeichnet werden kann. Achten Sie daher immer auf den entsprechenden Vermerk, der auf keiner Rechnung für Kleinunternehmen fehlen darf.

Rechnung schreiben für Kleinunternehmen leicht gemacht

Was bis hier hin vielleicht etwas kompliziert und verwirrend klang, ist im Grunde genommen ganz einfach. Wenn Sie einmal eine korrekte Rechnungsvorlage erstellt haben, können Sie diese immer wieder verwenden. Besonders praktisch sind Programme, die es ermöglichen, die Rechnung online zu erstellen. Dann haben Sie nicht nur eine Vorlage, sondern auch gleichzeitig eine Software, die die Rechnung automatisch erzeugt. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist die Rechnungs- und Verwaltungssoftware Bileico. Diese richtet sich ganz gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen (sogenannte KMU) und ist genau auf deren Bedürfnisse und Wünsche abgestimmt.

Zu den zahlreichen Funktionen der Software gehört eine Rechnungsvorlage, die individuell angepasst und immer wieder aktualisiert werden kann. Sie eignet sich auch zum Schreiben von Rechnungen für Kleinunternehmer und kann um den wichtigen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ergänzt werden. Die fertige Rechnung ist mit wenigen Klicks und in Sekundenschnell erstellt. Noch effektiver kann Buchhaltung nicht sein.

Bileico kann noch mehr!

Neben dem Rechnungsprogramm hat Bileico weitere Funkionen,  die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet: