Rechnungssoftware: Rechnungen schnell und einfach erstellen

Das Schreiben von Rechnungen gehört für viele Unternehmen zu den täglichen Aufgaben. Hier sind nicht nur Sorgfalt und Genauigkeit, sondern auch Organisation gefragt – schließlich ist es mehr als ärgerlich, wenn vergessen wird, eine erbrachte Leistung oder ein verkauftes Produkt abzurechnen oder untergeht, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde. Damit das in Zukunft nie wieder passiert, gibt es die Rechnungssoftware von Bileico. Es handelt sich hierbei um ein Rechnungsprogramm, das alles rund ums Finanzielle an einem Ort bündelt und Sie optimal beim Arbeiten unterstützt.

An wen richtet sich diese Rechnungssoftware?

Spezialisierung bedeutet im Fall von Bileico nicht Einschränkung, sondern Steigerung der Kompetenz. Wir haben uns ganz bewusst dazu entschieden, mit unserer Rechnungssoftware gezielt Einzelunternehmer und kleine Firme anzusprechen und diesen optimal unter die Arme zu greifen. Dementsprechend richtet sich auch die Rechnungssoftware von Bileico vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen (kurz: KMU). Doch auch Vereine können von dieser Vereinssoftware profitieren. Auch wenn Vereine nur selten Rechnungen ausstellen, haben sie dennoch auch mit Finanzen zu tun – beispielsweise, wenn es um die Mitgliederverwaltung geht oder Spendengelder übersichtlich aufgeführt und verwaltet werden sollen. Auch hier bietet die Rechnungssoftware von Bileico attraktive Möglichkeiten der Bearbeitung.

Rechnungen mit Bileico erstellen

Der Kern der Bileico Rechnungssoftware sind natürlich die Rechnungen an sich, die mit nur wenigen Klicks erstellt werden können. Grund hierfür sind die enge Verknüpfung mit angelegten Kontakten und die Möglichkeit, eine Rechnungsvorlage verwenden zu können.

Um individuelle Rechnungen schnell und einfach zu erstellen, sollten im Vorfeld folgende Schritte beachtet werden:

1. Legen Sie Kontakte in die Kundendatenbank an, denen Sie eine Rechnung ausstellen wollen
2. Bearbeiten Sie die Rechnungsvorlage so, dass sie Ihren Vorstellungen entspricht und alle wichtigen Elemente enthält
3. Legen Sie verschiedene Produkte und Standard-Dienstleistungen (mit einem festgelegten Geldbetrag) an

Wenn der Kunde X aus der Kundenkartei die Produkte Y und Z bei Ihnen gekauft hat, können Sie zunächst den Kontakt auswählen und ihm dann die jeweiligen Posten zuweisen. Im Anschluss daran ist es ein leichtes, die entsprechende Rechnung zu erstellen. Der Vorteil von einer Rechnungssoftware wie der von Bileico ist, dass alle Prozesse automatisch ablaufen und Sie nichts mehr händisch eintragen müssen. Die Fehlerquote sinkt dadurch merklich. Außerdem werden Sie auch von der großen Zeitersparnis profitieren.

Fertig erstellte Einzelrechnungen können abschließend gedruckt und/oder per E-Mail direkt an den Kunden geschickt werden. Danach wandern sie automatisch in die Liste „offene Posten“. Diese Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Kunden noch nicht gezahlt haben. Wurde die Rechnung beglichen, kann sie aus der Liste entfernt werden, indem Sie den Posten umbuchen und als „bezahlt“ markieren. Nach dem gleichen Prinzip können Sie auch nachvollziehen, welche Vereinsmitglieder bereits ihren Beitrag bezahlt haben und bei welchen dieser noch offen ist. Mehr dazu weiter unten.

Strukturiertes Arbeiten mit Sammelabrechnungen

Wer nicht täglich, sondern nur an bestimmten Tagen im Monat Rechnungen erstellen und an die Kunden versenden will, kann auch von der Funktion „Sammelabrechnung“ Gebrauch machen. Diese Möglichkeit der Rechnungssoftware schafft zusätzlich Struktur und Ordnung.

Im Vorfeld der Sammelabrechnung ist es wieder sinnvoll, den einzelnen Kunden diverse Positionen, zum Beispiel Produkte und Dienstleistungen, zuzuordnen und diese abzuspeichern. Anstatt die Rechnungen direkt zu erstellen, warten Sie erst bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ist dieser gekommen, können Sie nicht nur alle Rechnungen mit einmal als pdf-Datei ausdrucken, sondern diese auch zeitgleich an die Empfänger versenden.

Übrigens: Wenn Sie ein Produkt anlegen wollen, können Sie dies über „Extras > Finanzen > Produkte“ tun. Nachdem Sie eine übergeordnete Kategorie erstellt haben, können Sie dieser verschiedene Produkte und Dienstleistungen mit festen Netto-Preisen zuordnen. Danach muss nur noch der entsprechende Mehrwertsteuersatz festgelegt werden (auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, mehrere Angaben zu hinterlegen) und schon ist das Standard-Produkt oder die Dienstleistung bereit, verschiedenen Kunden zugeordnet zu werden.

Mitgliederbeiträge mit der Rechnungssoftware verwalten

Wenn über das Finanzmodul von Bileico gesprochen wird, muss auch die Beitragsverwaltung für Vereine erwähnt und detaillierter beleuchtet werden. Auch hierbei handelt es sich um ein nützliches Tool, das viel Zeit spart, Übersichtlichkeit schafft und den Aufwand so gering wie möglich gestaltet.

Wer die Mitgliederbeiträge mit Bileico verwalten möchte, muss zunächst einmal den Menüpunkt „Extras“ aufrufen und dort einen „neuen Beitrag hinzufügen“. Über eine Eingabemaske können Sie schließlich festlegen,

• welchen Namen der Beitrag haben soll
• wie hoch der Beitrag ist
• welcher Steuersatz fällig wird
• in welchem zeitlichen Rhythmus der Betrag erhoben werden soll
• welche Altersgruppe welchen Betrag zahlen muss

Lastschrifteinzüge – Der bequemste Weg des Geldtransfers

Sie haben Kunden oder Vereinsmitglieder, die Ihre Rechnungen beziehungsweise Mitgliederbeiträge gern per Lastschrifteinzug begleichen wollen? Kein Problem, auch hierfür bietet die Rechnungssoftware von Bileico eine ebenso einfache wie genial Lösung. Im Menü „Extras“ können Sie eine Bankverbindung angeben, die die Beträge einzieht. Gleichzeitig ist es auch möglich, einen Verwendungszweck einzutragen, der dann auf dem Kontoauszug des Kunden oder Mitglieds erscheint.

Um den Lastschrifteinzug zu ermöglichen, müssen Sie im Vorfeld eine SEPA-Datei erzeugen. Auch das ist selbstverständlich mit der Rechnungssoftware von Bileico möglich und nach wenigen Klicks erledigt.

Bequemer Rechnungsversand

Nicht nur das Erstellen von Rechnungen, sondern auch der Versand kann wirklich zeitraubend sein. Bileico möchte auch in diesem Fall dafür sorgen, dass Sie sich schnellstmöglich wieder auf die wesentlichen Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren können und hat verschiedene Standard-Texte für den Rechnungsversand vorbereitet. Diese – unterteilt in Lastschrift, Überweisung und Barzahlung – sind mit unterschiedlichen Platzhaltern versehen, die im Handumdrehen dafür sorgen, dass der allgemeine Text personalisiert wird.

Tipp: Das gleiche Prinzip gilt auch für die Zahlungsziele. Auch hier ermöglicht die Rechnungssoftware das individuelle Festlegen von verschiedenen Zielen für Lastschrifteinzüge, Überweisungen und Barzahlungen. De Nutzung einer Verwaltungssoftware bedeutet nämlich keinesfalls, dass man Abstriche im Hinblick auf die Flexibilität machen muss.

Buchhaltung leicht gemacht

Egal ob Sie Mitgliederbeiträge verwalten oder Rechnungen für Ihre Kunden ausstellen wollen – Die Rechnungssoftware von Bileico bietet für jeden das passende Feature an. Obendrauf ist die Software wirklich intuitiv zu bedienen und übersichtlich. Buchhaltung war noch nie so einfach – und hat auch noch nie so viel Spaß gemacht. Probieren Sie es aus. Sie werden begeistert davon sein, wie einfach es sein kann, Rechnungen zu erstellen, zu verschicken und ihren Status nachzuvollziehen. Eine so strukturierte und fehlerfreie (weil automatisierte) Arbeitsweise wird mit großer Wahrscheinlichkeit auch beim Kunden Eindruck hinterlassen und dafür sorgen, dass Sie in positiver Erinnerung bleiben. 

Bileico kann noch mehr!

Unsere Software hat weitere Funkionen,  die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet: