Rechnungsvorlage für Word und Excel

Es gibt Dinge im Leben eines Selbstständigen, die zweifelsfrei als lästig bezeichnet werden können. Eines davon ist das Erstellen von Rechnungen. So wichtig dieser Arbeitsschritt auch ist, so viel Zeit nimmt er auch in Anspruch – insbesondere dann, wenn jede Rechnung einzeln erstellt und immer wieder aufs Neue angepasst werden muss. Da bei der Erstellung von Rechnungen ein Höchstmaß an Genauigkeit und Sorgfalt gefragt ist, ist diese Tätigkeit keinesfalls in wenigen Minuten erledigt. Wer hierbei dennoch Zeit sparen will, sollte ganz gezielt auf die Verwendung einer Rechnungsvorlage setzen. Diese sorgt nämlich nicht nur dafür, dass Sie die Aufgabe schneller erledigt haben, sondern auch, dass Sie garantiert keine wichtige Angabe auf der Rechnung vergessen.

Uns liegt es ganz besonders am Herzen, all Ihre Bedürfnisse zu stillen und Ihre Arbeit so gut es geht zu erleichtern. Daher bieten wir Ihnen hier sowohl eine Word Rechnungsvorlage als auch eine Excel Rechnungsvorlage zum Download an:

(alternativ zu der Word Rechnungsvorlage oder der Excel Rechnungsvorlage können Sie natürlich auch unsere Rechnungssoftware verwenden): 

Korrekte Rechnungen schreiben

Wie so vieles im Leben unterliegt auch die Erstellung von Rechnungen einer strengen Reglementierung. Diese schreibt vor, was unbedingt in einer Rechnung zu stehen hat, damit diese als „korrekt“ eingestuft wird. Das Erstellen inhaltlich korrekter Rechnungen ist nicht nur für Sie, sondern auch Ihre Kunden von großer Wichtigkeit. Wenn diese die Rechnungen beim Finanzamt einreichen, um die gezahlte Umsatzsteuer zurückzubekommen, kann es passieren, dass das Amt die Auszahlung verweigert – nämlich dann, wenn die Rechnung nicht richtig ist.

Eine entsprechende Verschärfung der Kontrollen aus dem Jahr 2004 führt dazu, dass Rechnungen nach dem Erhalt immer eingehender durch die Kunden geprüft werden. Stellen diese fest, dass ein Fehler vorliegt, kann es durchaus passieren, dass die Rechnung bewusst nicht beglichen wird, bis eine korrekte Version vorliegt. Damit Ihnen entsprechende Probleme erspart bleiben, ist es wichtig, zu wissen, welche Angaben unbedingt auf einer Rechnung gemacht werden müssen.

Diese Angaben müssen in jeder Rechnung gemacht werden:

• Name und Anschrift des eigenen Unternehmens (vollständige Angaben!)


• Name und Anschrift des Kunden (vollständige Angaben!)


• Bezeichnung des Dokuments als „Rechnung“


• Rechnungs-Datum


• fortlaufende und einmalige Rechnungs-Nummer


• eigene Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer


• Liste der gelieferten Produkte/Dienstleistungen mit Anzahl oder Umfang


• Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistungserbringung (Monat ist ausreichend)


• Preisangabe Netto


• Angabe des Umsatzsteuersatzes (7 oder 19 %)


• eventuelle Rabatte, Boni oder Skonti


• Angabe des Umsatzsteuerbetrags oder Hinweis auf Steuerbefreiung


• Preisangabe Brutto

Diese Angaben sollten in jeder Rechnung gemacht werden:

• Zahlungsziel


• vollständige Bankverbindung (mit BIC und IBAN)

Hinweis: Beide Auflistungen beziehen sich auf Rechnungen, die an inländische Kunden verschickt werden. Wenn Sie auch mit ausländischen Kunden zusammenarbeiten, greifen andere Regeln, welche Sie bei Bedarf im Internet nachlesen können.

Spätestens an dieser Stelle wird klar, dass Sie beim Erstellen einer Rechnung einiges beachten müssen. Wer hier nichts vergessen oder falsch machen will, muss konzentriert und genau arbeiten. Um die Arbeit zusätzlich zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, auf ein Rechnungsprogramm – beispielsweise das von Bileico – zurückzugreifen.

Die Vorteile eines Rechnungstools

Gibt man bei Google und Co. den Suchbegriff „Rechnungsprogramm“ ein, wird man von der Flut der Informationen regelrecht überrollt. Es gibt scheinbar unendlich viele Softwares, Anbieter und Unternehmen, die verschiedene Lösungen zur Verfügung stellen und damit Ihre Arbeitsprozesse vereinfachen wollen. Auch die Vereinssoftware und Unternehmenssoftware Bileico bietet die Möglichkeit, Rechnungen online zu erstellen. Die Funktion sorgt dafür, dass Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren können. Hierzu gehören unter anderem:

• Zeitersparnis


• bessere Organisation und Strukturierung


• einheitliche Rechnungen


• vereinfachte Arbeitsprozesse


• einfache Anpassung der Rechnung bei Veränderung der Daten


• Anlegen von festen Produkten/Dienstleistungen, die einfach in die Rechnung eingefügt werden können

Rechnungsvorlage anpassen

Wenn Sie unsere Software für die Rechnungserstellung für Ihre Organisation nutzen wollen, sollte es der erste Schritt sein, die Rechnungsvorlage zu individualisieren. Mit Bileico ist dieser Schritt ein Kinderspiel. Die Anpassung gelingt Ihnen, indem Sie den Menü-Punkt „Extras“ aufrufen und anschließend auf „Dokumentenvorlagen“ klicken. Hier finden Sie eine Rechnungsvorlage, die mit Musterdaten gefüllt ist und von Ihnen vielseitig angepasst werden kann.

Die Anpassung umfasst nicht nur das Eintragen von Adress- und Konto-Daten. Die Rechnungsvorlage ermöglicht es Ihnen darüber hinaus beispielsweise auch, ein eigenes Logo einzufügen und sowohl die Größe als auch die Position individuell zu verändern. Dadurch ist die Rechnung nicht nur inhaltlich korrekt, sondern wirkt auch optisch ausgesprochen ansprechend.

Neben dem Logo können auch andere Bausteine der Rechnungsvorlage, beispielsweise Texte, Kopf- und Fußzeilen, nach Ihren persönlichen Ansprüchen gestaltet und formatiert werden. Die vielen Anpassungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Sie mit der Rechnungsvorlage von Bileico Rechnungen erstellen können, die zu 100 % Ihren Vorstellungen entsprechen. Egal ob klassisch oder experimentell – die Möglichkeiten sind schier unendlich und bieten Ihnen viele Spielräume, sich auszuprobieren. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, mehrere Rechnungsvorlagen – beispielsweise für unterschiedliche Zwecke oder Unternehmen – anzulegen.

Hinweis: Rechnungsvorlagen, die von Ihnen erstellt und individualisiert wurden, können auch in mehreren Bileico-Gruppen genutzt werden. Hierzu müssen Sie die entsprechende Vorlage einfach teilen und für die gewünschten Gruppen freigeben.

Produkte und Kontakte anlegen

In Bileico gibt es eine Kundenverwaltung bzw. Kundenkartei und eine Produktverwaltung. In die Kundendatenbank hinterlegen Sie die Daten Ihrer Kunden und können auch Produkte anlegen, die immer wieder für die Erstellungen der Rechnungen verwendet werden.  Dieser Schritt sorgt dafür, dass Sie bei der späteren Erstellung einer Rechnung nur noch einen Kunden und die entsprechenden Produkte oder Dienstleistungen anklicken müssen. Das mühsame Eintragen der einzelnen Positionen per Hand entfällt hierdurch komplett und gehört ein für alle Mal der Vergangenheit an.

Die eigentliche Erstellung einer Rechnung erfolgt dann  automatisch mit einem einzigen Klick. Anschließend haben Sie die Möglichkeiten, die Rechnungen direkt per Mail zu verschicken und auszudrucken.

Effektivere Rechnungserstellung

Insgesamt kann folgendes festgehalten werden: Eine Verwaltungssoftware wie die von Bileico ist immer dann die richtige Wahl, wenn Sie (speziell im Hinblick auf Ihre Buchhaltung) effektiv und zeitsparend arbeiten wollen. Anstatt immer wieder eine neue Rechnung anzulegen und die entsprechenden Daten und Angaben zu ergänzen, genügen wenige Klicks, um eine korrekte und gleichzeitig auch optisch ansprechende Rechnung zu erstellen. Nachdem Sie die Rechnungsvorlage einmal an Ihre Wünsche und Ansprüche angepasst haben, ist die oftmals als lästig empfundene Buchhaltung im Handumdrehen erledigt. Das Resultat  ist mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Aufgaben – nämlich die, mit denen Sie Ihr Geld verdienen. 

Dieser Film zeigt, wie Sie schnell und einfach mit dem Rechnungsprogramm von Bileico Rechnungen schreiben können. Weitere Informationen finden Sie auf diese Seite: https://bileico.com/rechnungsprogramm.html