Vereinsbuchhaltung: Übersichtlich und unkompliziert
Wenn es um das Thema Buchhaltung geht, werden viele Vereine schnell nervös. Der Gedanke an die Papierschlachten und eventuell unangenehmen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt treiben vielen Mitgliedern Schweißperlen auf die Stirn. Dabei ist es gar nicht notwendig, sich wegen der Vereinsbuchhaltung verrückt zu machen. Es stimmt: Jeder Verein ist dazu verpflichtet, die Finanzen in einem gewissen Rahmen festzuhalten. Mit dem richtigen Equipment und dem entsprechenden Basiswissen ist das jedoch kein Problem.
Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen die Software für Vereine bietet.
Vereinsbuchhaltung – Muss das wirklich sein?
„Braucht unser Verein wirklich eine Buchhaltung?“ Diese Frage stellen sich viele, die sich ungern mit den eigenen Finanzen auseinandersetzen wollen und hoffen, doch noch irgendwie drum herum zu kommen.
Tatsächlich gibt es einige Vereine, die nicht zur Buchhaltung verpflichtet sind. Hierbei handelt es sich um die, die weder gemeinnützig sind noch ein wirtschaftliches Ziel verfolgen. Es wird davon ausgegangen, dass Vereine dieser Art keine Einnahmen haben (abgesehen vom eventuellen Mitgliederbeitrag) und eine Vereinsbuchhaltung deswegen unsinnig ist. Allerdings muss auch gesagt werden, dass die Mehrheit der Vereine gemeinnützig ist oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat und daher als juristische Person steuerpflichtig ist. Die Chance, dass Ihr Verein nicht zur Buchhaltung verpflichtet ist, ist entsprechend klein.
Buchhaltung für gemeinnützige Vereine
Die Mehrheit der Vereine in Deutschland verfolgt einen gemeinnützigen Zweck. Das bedeutet, dass die Mitglieder keine wirtschaftlichen Ziele haben und sowohl Einnahmen als auch Ausgaben in einem überschaubaren Rahmen stattfinden. Die Vereinsbuchhaltung für gemeinnützige Vereine sieht eine relativ einfache Einnahmen-Ausgaben-Übersicht mit entsprechenden Nachweisen vor. In vielen Vereinen wird dies von einem Mitglied überwacht und häufig auch selbst übernommen. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit, die Buchhaltung in die Hände eines Steuerberaters zu geben.
Info: Ob ein Verein als gemeinnützig gilt, wird vom Finanzamt festgelegt und bescheinigt. Die beiden Hauptkriterien sind der gemeinnützige (und nicht-kommerzielle) Zweck und die nicht vorliegende Absicht auf Gewinnerzielung. Alle drei Jahre prüft das Finanzamt, ob diese Kriterien noch immer erfüllt werden und er weiterhin als gemeinnützig eingestuft wird.
Wichtig zu wissen ist außerdem, dass gemeinnützige Vereine von der Körperschaftssteuer befreit sind. Das bedeutet allerdings nicht, dass sie keine Steuererklärung einreichen müssen. Diese wird in der Regel alle drei Jahre fällig, nämlich immer dann, wenn das Finanzamt die Gemeinnützigkeit des Vereins prüft. Wer Angst hat, die Abgabefrist zu verpassen, kann sich entspannen. Das Finanzamt schickt im Vorfeld immer die Aufforderung raus, bestimmte Unterlagen einzureichen.
Buchhaltung für Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
Der Entschluss für einen Steuerberater ist besonders sinnvoll, wenn Ihr Verein beispielsweise ein Vereinslokal betreibt und eindeutig wirtschaftliche Ziele verfolgt. In diesem Fall kann nicht mehr von Gemeinnützigkeit gesprochen werden. Betroffene Vereine sind zu einer differenzierteren Buchhaltung verpflichtet, die für Laien oft nicht mehr so einfach nachvollziehbar ist. Die doppelte oder auch Bilanzbuchhaltung darf gern in die Hände der Profis gegeben werden. Das bedeutet allerdings keinesfalls, dass der Verein keinerlei Aufgaben mehr hat. Für eine ordentliche Buchführung müssen weiterhin Belege gesammelt und Übersichten erstellt werden, die dann an den Steuerberater weitergereicht werden können.
Wer ist für die Vereinsbuchhaltung verantwortlich?
Gerade weil Buchhaltung ein eher unangenehmes Thema für viele ist, sollten Vereine genau klären, welche/s Mitglied/er für diese Aufgabe verantwortlich ist/sind. In den meisten Fällen sorgt entweder der Vereinsvorstand als Ganzes oder der Kassenwart im Speziellen dafür, dass Ausgaben und Einnahmen richtig verbucht und Belege aufbewahrt und gesammelt werden.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, nicht jedes Jahr ein anderes Mitglied mit der Vereinsbuchhaltung zu beauftragen, sondern einen konstanten Verantwortlichen zu bestimmen, der sich einarbeitet und über die Jahre hinweg eine gute Routine entwickelt. Vieles, was einmal verinnerlicht wurde, geht im Laufe der Zeit nämlich viel einfacher von der Hand, sodass hier viel Zeit und auch Aufwand gespart werden kann.
Vereinsbuchhaltung mit Bileico
Fakt ist: Eine ordentliche Vereinsbuchhaltung ist nicht mal eben schnell gemacht. Wer hier möglichst wenig Aufwand betreiben und dennoch eine gute Buchführung haben will, sollte sich umgehend nach entsprechenden Hilfsmitteln umschauen.
Die Vereinssoftware Bileico ist ein solcher Helfer, der punktgenau auf Ihre Vorhaben abgestimmt und individuell angepasst werden kann. Das cloudbasierte Programm, das von verschiedenen Geräten aufgerufen werden kann und nicht an ein bestimmtes gebunden ist, hat verschiedene Schwerpunkte. Einer davon ist die Buchhaltung für Vereine und Unternehmen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Bileico für Ihre Vereinsbuchhaltung zu nutzen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden etwas genauer vorgestellt werden sollen.
Übersicht der Einnahmen und Ausgaben
Grundsätzlich empfiehlt es sich, für die Vereinsbuchhaltung ein eigenes Projekt anzulegen. Das hat den Vorteil, dass Sie zum einen alle Informationen an einem Ort bündeln und außerdem bestimmte Mitglieder zuweisen können. Ist dieser erste Schritt erfolgt, können Sie als nächstes eine grobe Übersicht für alle Einnahmen und Ausgaben erstellen. Hierfür eignet sich zum Beispiel die „Aufgaben“-Funktion.
Belege digital verwalten
In einem Projekt können allerdings nicht nur Aufgaben angelegt, sondern auch Dateien hochgeladen werden. Diese Funktion ist perfekt, wenn Sie beispielsweise Belege und eingegangene Rechnungen digital verwalten und speichern wollen. Der Upload ist nach wenigen Clicks erledigt. Darüber hinaus können Sie dank Bileico jederzeit blitzschnell auf die entsprechenden Unterlagen zurückgreifen und müssen nicht mehr umständlich analoge Ordner durchwühlen.
Mitgliederbeitrag verwalten
Ein Thema, das viele Vereine beschäftigt und im weitesten Sinne auch der Buchhaltung zugeordnet werden kann, ist die Verwaltung der Mitgliederbeiträge. Auch für diese Aufgabe hat Bileico eine Reihe von Funktionen, die beispielsweise genau anzeigen, wer welchen Beitrag zahlen muss, welche Beiträge noch offen sind und an welche Adresse die Zahlungserinnerung geschickt werden kann.
Online-Rechnungen schreiben
Es kommt zwar eher selten vor, dass Vereine Rechnungen schreiben, doch sollte dieser Fall einmal eintreten, sind Sie dank Bileico bestens vorbereitet. Das Feature eignet sich allerdings nicht nur für Rechnungen, sondern kann auch um andere Dokumente zu erstellen.