Vereinsverwaltungssoftware: Professionelle Verwaltung mit Bileico

Es gibt viele Gründe dafür, warum sich eine Gruppe von Menschen zu einem Verein zusammenschließt. Da wäre zum Beispiel das Zusammengehörigkeitsgefühl, dass durch die Zusatz „e.V.“ deutlich bestärkt wird. Einige wollen davon profitieren, Spendenquittungen auszustellen und wieder andere wiederum wollen einfach nur einen offiziellen Rahmen für ihre Vorhaben schaffen. Dass sich Vereine gründen, weil die Mitglieder so viel Spaß an Buchhaltung und ähnlichen Aufgaben haben, kommt eher selten (um nicht zu sagen: nie) vor. Es ist kein Geheimnis, dass die Verwaltung in den meisten Vereinen oft stiefmütterlich behandelt wird. Getreu dem Motto „Nur so viel, wie unbedingt nötig ist“ wird sie gern vernachlässigt und häufig auf den letzten Drücker erledigt. Es kann allerdings auch ganz anders gehen. Bileico ist eine Vereinsverwaltungssoftware, die Ihnen ganz gezielt bei all den Aufgaben hilft, die als lästig und anstrengend gelten. Erfahren Sie hier mehr über diese Vereinssoftware.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen die Software für Vereine bietet.

Die Funktionen von Bileico im Überblick

Vereinsverwaltungssoftware – ein sperriges Wort, das irgendwie wichtig klingt. Doch was genau verbirgt sich eigentlich dahinter? Eine Vereinsverwaltungssoftware hilft Ihnen – ganz allgemein formuliert – bei der Verwaltung Ihres Vereins. Hierunter fallen verschiedene Aufgabenbereiche wie die Buchhaltung, die Kassenführung, die Mitgliederverwaltung, Organisatorisches, Kommunikation usw. Allein beim Lesen dieser Wörter schwirrt Ihnen der Kopf? Dann wird es Zeit, dass Sie die Vereinsverwaltungssoftware Bileico in Ihren Vereinsalltag integrieren. Gründe, die dafür sprechen, gibt es zuhauf.

Mitgliederverwaltung mit Bileico

Die Mitgliederverwaltung ist ein zentraler Punkt in der Vereinsverwaltung. Während viele Vereine noch klassische Papier-Karteien führen, um ihre Mitglieder zu erfassen, sind andere zumindest schon einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen und nutzen beispielsweise Excel-Tabellen für diese Aufgabe. Beide Methoden sind zwar grundsätzlich in Ordnung, können aber auch als recht eindimensional bezeichnet werden. Wenn Sie das Maximale aus Ihrer Mitgliederverwaltung herausholen wollen, sollten Sie eine Vereinsverwaltungssoftware wie Bileico nutzen. Diese hilft nicht nur dabei, jedes einzelne Mitglied zu erfassen, sondern bietet auch unzählige Filter- und Suchfunktionen. Gerade Vereine, die über verschiedene Abteilungen oder Sektionen verfügen, laufen immer Gefahr, den Überblick zu verlieren. Mit Bileico ist es ein Kinderspiel, jedes Mitglied einer bestimmten Kategorie zuzuordnen. Auch das Aktualisieren von Informationen, Kontaktdaten usw. ist mit unserer Vereinsverwaltungssoftware ein Kinderspiel.

Buchhaltung mit Bileico

Gerade kleine Vereine tun sich oft schwer, wenn es um das Thema Buchhaltung geht. Das liegt in erster Linie an dem negativen Image, dass dem „Steuerkram“ anhängt. Unsere Vereinsverwaltungssoftware hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Vereinsbuchhaltung so angenehm und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Mithilfe des Programms können Sie nicht nur Belege und Rechnungen sammeln, sortieren und abspeichern, sondern auch umfangreiche Übersichten erstellen. Ihr Kassenwart wird Ihnen die Einführung einer Vereinsverwaltungssoftware danken.

Mitgliederbeitrag mit Bileico

Ein weiteres „Problem-Thema“ in vielen Vereinen ist der Mitgliedsbeitrag. Problematisch ist nicht, wie hoch dieser ausfallen soll, sondern eher wann er von wem gezahlt wurde. Je mehr Mitglieder ein Verein hat, desto wichtiger ist es, ein System einzuführen, um den Überblick zu bewahren. Eine Liste in Papierform reicht hierfür vielmals nicht mehr aus. Bileico hilft Ihnen dabei, genau zu erfassen, welches Mitglied seinen Beitrag bereits gezahlt hat und welche Zahlungen noch offen sind.

Außerdem haben Sie mit der Vereinsverwaltungssoftware die Möglichkeit, verschiedenen Mitgliedergruppen (beispielsweise Kinder und Jugend, Ehepartner, Alters- und Ehrenabteilung) unterschiedliche Beiträge zuzuweisen. Die Beiträge können auch direkt per SEPA-Lastschrift von den Konten der Mitglieder eingezogen werden.

Dateien online speichern und tauschen mit Bileico

Bileico ist eine cloudbasierte Vereinsverwaltungssoftware. Das bedeutet, dass das Programm nicht an einen bestimmten Computer gebunden ist, sondern von jedem Endgerät mit Internetverbindung aufgerufen werden kann. Weiterhin kann die Cloud dazu genutzt werden, um verschiedene vereinsinterne Dateien online zu speichern und untereinander auszutauschen. Natürlich wissen wir von Bileico, wie wichtig Ihnen als Nutzer der Aspekt Sicherheit ist. Daher ist es für uns eine Selbstverständlichkeit, nur Server in Deutschland zu nutzen und Ihnen ein Maximum an Zuverlässigkeit für Ihre Daten zu bieten.

Projektplanung mit Bileico

Das Planen von Veranstaltungen, Aktionen und anderen Projekten sorgt in vielen Vereinen schnell für ein mittelschweres Chaos. Das größte Problem: Alle wollen mit anpacken und keiner hat einen wirklichen Plan, was genau erledigt werden muss. Diese Situation kommt Ihnen bekannt vor? Dann wird es Sie freuen, zu erfahren, dass Vereinsverwaltungssoftware wie Bileico auch in diesem Fall behilflich ist. Unser Programm eignet sich hervorragend zum Anlegen einzelner Aufgaben oder auch ganzer Projekte. Das Besondere: Jedes Projekt kann bestimmten Vereinsmitgliedern zugeordnet werden, die wiederum die Aufgaben untereinander verteilen. Dadurch werden diverse Gefahren verringert, wie zum Beispiel:

• Ein Mitglied weiß nicht, was zu tun ist

• Eine Aufgabe wird von mehreren Leuten erledigt

• Einige Mitglieder machen alle, andere gar nichts

Kommunikation mit Bileico

Auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitgliedern kann zur Vereinsverwaltung beziehungsweise Vereinsorganisation gezählt werden. Wer sich für die Vereinsverwaltungssoftware Bileico entscheidet, darf sich gleich auf mehrere Wege des Austauschs freuen. Hierzu gehören:

• (Serien-) Email

• Chat

• Pinnwand

• Kommunikation innerhalb von Projekten

Das Besondere am letzten Punkt ist, dass der Austausch genau dort stattfindet, wo er benötigt wird. Viele Vereine kommunizieren mittlerweile über Messenger wie WhatsApp. Daran ist grundsätzlich nichts auszusetzen, doch bringt es auch einen entscheidenden Nachteil mit sich: In der unendlichen Flut von Nachrichten gehen wichtige Informationen schnell unter und können häufig auch nicht wiedergefunden werden. Besser ist es, Absprachen direkt in Ihrer Vereinsverwaltungssoftware zu treffen – und zwar genau in dem Projekt oder in der Aufgabe, um die es gerade geht. Dadurch hat die Information einen festen Platz und kann auch schnell noch einmal nachgelesen werden.

Online-Kalender von Bileico

Wie viele Termine ein Verein koordinieren muss, hängt stark von seiner inhaltlichen Ausrichtung ab. Erfahrungsgemäß haben Sportvereine relativ viele Veranstaltungen, die Ortschronisten hingegen treffen sich meist einmal im Monat. Trotz dieser teils großen Unterschiede ist der Online-Kalender ein wesentlicher und auch besonders beliebter Bestandteil der Vereinsverwaltungssoftware Bileico. Er kann nämlich sowohl von jedem Mitglied einzeln und privat als auch gemeinschaftlich genutzt werden. Das Absprechen von Terminen und die Erinnerung daran waren noch nie so einfach wie mit dem Online-Kalender von Bileico.

Vereinsverwaltungssoftware – Brauchen wir das wirklich?

Immer noch sind Vereine oft skeptisch, wenn es um digitale Wege der Verwaltung und Organisation geht. Was gern als „neumodischer Schnickschnack“ abgetan wird, ist jedoch eine riesige Bereicherung für jeden Verein. Vereinsverwaltungssoftware hilft Ihnen genau an den Stellen, an denen es nötig ist und passt sich perfekt an Ihre Bedürfnisse an. Sie allein entscheiden, welche Funktionen Sie nutzen und welche Sie „links liegen lassen“. Dadurch wird Bileico garantiert zu einer Unterstützung für Ihren Verein und auf keinen Fall eine Belastung.