Vertriebssteuerung: Das sollten Sie wissen

Der Vertrieb spielt zweifelsfrei in jedem Unternehmen eine ganz zentrale Rolle. Ohne kontrollierte Herangehensweise an den Verkauf würden Umsätze weitaus geringer ausfallen oder komplett fehlen. Damit der Vertrieb in geordneten Bahnen verläuft, ist es sinnvoll, eine Vertriebssteuerung einzuführen. Was das ist und wie Sie sie am besten in der Praxis umsetzen, können Sie hier nachlesen.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Was ist Vertriebssteuerung?

Vertriebssteuerung, auch Verkaufssteuerung genannt, ist das Herzstück des Vertriebs. Die zentrale Aufgabe besteht darin, Vertriebsstrategien, die im Vorfeld aufgestellt wurden, in der Praxis umzusetzen. Es handelt sich hierbei um ein enorm wichtiges strategisches Werkzeug der Unternehmensführung, das jedoch häufig von der Vertriebsabteilung übernommen wird. In einzelnen Fällen wird auch die Marketingabteilung mit der Vertriebssteuerung beauftragt.

Die zentralen Aufgaben der Vertriebssteuerung

Um den Begriff der Vertriebssteuerung noch greifbarer für Sie zu machen, seien an dieser Stelle einige zentralen Aufgaben zusammengefasst:

• Aufteilung der Aufgaben in Innen- und Außendienst sowie Support

• Sammlung und Bereitstellung von Informationen, die für den Vertrieb relevant sind

• Ausarbeiten und Umsetzen von umfassenden Verkaufsstrategien

• Ständige Suche nach Optimierungsmöglichkeiten

• Controlling des Vertriebs

• Bereitstellen von Anreizen für die Vertriebsmitarbeiter (Prämien etc.)

Aus der Auflistung geht sehr deutlich hervor, dass die Vertriebssteuerung ein extrem vielschichtiges Feld ist. Kleine und mittelständische Unternehmen, die einen erfolgreichen Vertrieb aufbauen wollen, sollten sich von dieser Komplexität jedoch keinesfalls abschrecken lassen. Ganz im Gegenteil – eine gute und professionelle Vertriebssteuerung ist die ideale Basis für eine attraktive Gewinnsteigerung.

Die Vertriebssteuerung in der Praxis

Es ist nirgendwo vorgegeben, wie Unternehmen die Vertriebssteuerung realisieren sollen. Im Grunde genommen ist es jedem Geschäftsführer selbst überlassen, wie er diesen Bereich in der Praxis realisiert. Wichtig ist, eine klare Linie zu finden, der man treu bleibt. Kaum etwas ist verwirrender, als eine Vertriebssteuerung, die ständig den Kurs wechseln und kein richtiges System aufweist.

Wichtig ist, dass die ausgearbeiteten Vertriebsstrategien nie zu streng sind. Natürlich ist es ratsam, den Vertriebsmitarbeitern eine grobe Marschrichtung aufzuzeigen, doch wenn man sie zu sehr in ihrem Tun einengt, kommt es früher oder später zum „Marionetten-Effekt“. Die Mitarbeiter tun nur das, was ihnen vorgegeben wird und haben keinerlei Möglichkeiten, ihre eigenen Ansätze und Ideen einzubringen. Das wird auch dem Kunden nicht verborgen bleiben. Bleibt der zwischenmenschliche Aspekt zwischen Kunden und Vertriebler vollständig auf der Strecke, wirkt sich das definitiv negativ auf die Verkaufszahlen aus.

Tipp: Die Vertriebssteuerung sollte weder zu locker noch zu streng gestaltet sein. Unternehmen, die sich für den gesunden Mittelweg entscheiden, haben meist die besten Aussichten auf Erfolg.

Konkrete Möglichkeiten der Vertriebssteuerung

Die wohl bekannteste (und vielleicht auch beliebteste) Umsetzung einer Vertriebssteuerung ist die in Form von gewissen Absatzzahlen, die im Laufe eines bestimmten Zeit erreicht werden sollen. Hierbei handelt es sich um eine ganz eindeutige Vorgehensweise, die nur selten Fragen aufwirft. Die absatzorientierte Vertriebssteuerung ist immer dann sinnvoll, wenn die Vertriebsmitarbeiter das Erreichen konkreter Zahlen als Ansporn betrachten.

Eine andere Herangehensweise ist die Vertriebssteuerung über den Sales Funnel. Dieser unterteilt den Vertrieb in unterschiedliche Phasen – vom ersten Kontakt bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Um hieraus einen möglichst großen Nutzen zu ziehen, sollten Vertriebsmitarbeiter darauf achten, dass sich stets genügend (potentielle) Kunden in allen Phasen des Sales Funnel befinden. Auf diese Weise wird garantiert, dass es regelmäßig zu erfolgreichen Vertragsabschlüssen kommt, auch wenn es immer Kunden gibt, die vorher abspringen. Gibt es Lücken im Funnel, bedeutet das, dass es wahrscheinlich eine gewisse Zeit des Leerlaufs zwischen zwei Verkäufen geben wird.

Die dritte Möglichkeit der Vertriebssteuerung kann als Steuerung der Tätigkeiten bezeichnet werden. Wie im Fall von Möglichkeit Nummer 1 dreht sich auch hier alles um Zahlen. Jedoch nicht um Absatzzahlen, sondern die Anzahl bestimmter Tätigkeiten. Diese Variante der Vertriebssteuerung sieht vor, dass jeder Vertriebsmitarbeiter bestimmte Aufgaben zugewiesen bekommt. Während Mitarbeiter A wöchentlich oder monatlich X Kundentermine wahrnehmen muss, ist Mitarbeiter B ausschließlich mit der Kaltakquise am Telefon beauftragt. Auch hier gibt es bestimmte Vorgaben über die Anzahl der Telefonate, die im Sinne der Vertriebssteuerung geführt werden müssen.

Hinweis: Welche Strategie die passende für Ihr Unternehmen ist, muss immer im Einzelfall geklärt werden. Es gibt einfach keine Ideallösung für alle.

Die Vertriebssteuerung bewältigen – mithilfe von Bileico

Das Ausarbeiten und Realisieren gewinnbringender Vertriebsstrategien ist selbstverständlich kein Kinderspiel. Hinzu kommt weiterhin, dass Vertriebsmitarbeiter immer auf dem neusten Stand sein müssen, um zu wissen, was genau ihre Aufgaben und Zielvorgaben sind. Wer hier nicht auf entsprechende Hilfsmittel zurückgreift, wird schnell den Überblick verlieren.

Die Vertriebssoftware Bileico hilft Ihnen dabei, eine professionelle und erfolgversprechende Vertriebssteuerung auszuarbeiten und auch in der Praxis umzusetzen. Das Programm verfügt über eine ganze Reihe von Funktionen, die Ihnen unter die Arme greift – angefangen bei der Verteilung von Projekten und Aufgaben über einen umfassenden Online-Kalender bis hin zur Kundenverwaltung. Die cloudbasierte Software kann von überall aus abgerufen werden und ist damit auch für Außendienstmitarbeiter geeignet und während eines Kundentermins immer dabei.

Eine einfache und intuitiv gestaltet Benutzeroberfläche ermöglicht ein schnelles Einarbeiten und sorgt dafür, dass jeder Vertriebsmitarbeiter sofort loslegen kann. Wichtig zu wissen ist außerdem auch, dass Bileico für die unterschiedlichsten Gruppengrößen geeignet ist.

Info: Wie viele Mitarbeiter Sie im Vertrieb beschäftigen sollten, hängt in erster Linie von der Größe des Unternehmens ab. In kleinen und mittelständischen Unternehmen umfasst das Vertriebsteam meist einen bis zehn Mitarbeiter. Das bedeutet jedoch keinesfalls, dass Sie auf eine gut ausgearbeitete Vertriebssteuerung verzichten können. Deren Wichtigkeit sollte immer unabhängig von der Anzahl der verantwortlichen Mitarbeiter betrachtet werden. Die Anzahl der Mitarbeiter kommt erhält erst bei der Ausarbeitung konkreter Strategien eine Bedeutung.