Weniger ist mehr: Wie Sie mit Arbeitszeitrestriktion (noch) produktiver werden

Viele von uns kennen das Problem: Je mehr Zeit uns (scheinbar) für unsere Aufgaben zur Verfügung steht, desto unproduktiver sind wir. Viele Menschen berichten von einem regelrechten Lähmungszustand und dem Gefühl, von der schieren Menge an Möglichkeiten hoffnungslos überfordert zu sein. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen nicht nur erklären, was die Ursache für dieses Dilemma ist, sondern auch verraten, mit welchem simplen Trick Sie ihm entkommen können. Es geht um das Parkinsonsche Gesetz und das Prinzip der Arbeitszeitrestriktion.

 

Das Parkinsonsche Gesetz und seine Auswirkungen auf unsere Arbeitsweise

Wenn Sie den oben beschriebenen Zustand auch schon einmal erlebt haben, werden Sie sich sicherlich fragen, wie es zu dieser regelrechten Ohnmacht im Arbeitsprozess kommen kann – immerhin bedeutet „viel Zeit“ doch in der Regel auch, dass man viel schaffen, beziehungsweise abarbeiten kann. Warum also tritt so häufig das genaue Gegenteil ein?

Eine Erklärung für dieses Phänomen ist das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Oder mit anderen Worten: Wenn Sie sich für eine Aufgabe zwei Stunden Zeit nehmen, werden Sie auch garantiert zwei Stunden dafür benötigen. Verknappen Sie das Zeitfenster jedoch von Anfang an auf eine Stunde, stehen die Chancen gut, dass Sie die Aufgabe ebenfalls zufriedenstellend bewältigen. Untersuchungen auf Basis des Parkinsonschen Gesetzes haben ergeben, dass die Schwierigkeit der Aufgabe hierbei keine Rolle spielt.

Das mag paradox klingen. Doch wenn Sie es erst einmal selbst ausprobiert haben, werden Sie schnell feststellen, dass das Parkinsonsche Gesetz erstaunlich oft Recht behält. Das Geheimnis dieser Regel: Anstatt sich in Details, Unwichtigkeiten und Perfektionismus zu verzetteln, konzentrieren Sie sich automatisch auf die wesentlichen Punkte einer Aufgabe.

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Mit Arbeitszeitrestriktion mehr schaffen in weniger Zeit

Ein konsequentes Weiterdenken des Parkinsonschen Gesetzes führt schnell zu folgender Erkenntnis: Wenn wir unsere To-dos bewusst knapp terminieren – Ihnen also weniger Bearbeitungszeit im Tagesverlauf einräumen – dann können wir tatsächlich mehr erledigen. Im Fachjargon wird dieser scheinbar simple, dafür aber extrem wirkungsvolle Trick auch Arbeitszeitrestriktion genannt. Man könnte auch von einer „künstlichen Verknappung des (Zeit-) Angebots“ sprechen.

Diese wiederum ist das pure Gegenteil von dem, was am Anfang dieses Beitrags geschildert wurde: Anstatt vor lauter Freiräume gar nicht zu wissen, womit man anfangen soll, sorgt die bewusste Limitierung der Ressource Zeit dafür, dass Sie sofort in einen fokussierten Arbeitsmodus kommen.

Das Ergebnis: Mehr schaffen in weniger Zeit. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein, oder?

 

So machen Sie sich die Arbeitszeitrestriktion im Berufsalltag zunutze

Die Arbeitszeitrestriktion ist ein kleiner psychologischer Trick mit großer Wirkung. Damit Sie maximal von ihr profitieren können, ist es hilfreich, diese Tipps zu beherzigen:

 

#1 Planen Sie realistisch

Menschen, die das Prinzip der Arbeitszeitrestriktion zum ersten Mal anwenden, neigen dazu, gleich zu Beginn zu viel von der Methode zu verlangen. Oft stellen sie dann schon nach kurzem fest, dass sie ihre Zeitfenster schlichtweg utopisch geplant haben und eine Erledigung der Aufgaben in ebendiesen nicht möglich ist. Was folgt, sind Frust, Demotivation und der Gedanke, dass die Arbeitszeitrestriktion doch nicht das erhoffte Allheilmittel ist.

Um Ihnen diese Situation zu ersparen, sollten Sie von Anfang an realistisch bleiben und Ihre Zeitfenster so definieren, dass Sie Ihre Aufgaben in Ruhe und ohne Hektik, jedoch trotzdem zügig erledigen können.

Was hierbei hilft, ist eine gewisse Vorbereitungszeit, in der Sie akribisch festhalten können, wie lang Sie für unterschiedliche Aufgaben brauchen. Stift und Papier unterstützen Sie bei der Zeiterfassung ebenso wie eine entsprechende Smartphone-App, beispielsweise toggl.

 

#2 Planen Sie nicht zu streng

Wenn Sie durch die Arbeitszeitrestriktion permanent das Gefühl haben, gehetzt zu sein und unter Druck zu stehen, dann haben Sie etwas falsch gemacht. Bei dieser Technik geht es keinesfalls darum, Ihnen das (Arbeits-) Leben noch schwerer als ohnehin zu machen. Die Arbeitszeitrestriktion soll Ihnen vielmehr dabei helfen, entspannter und vor allem auch zufriedener durch den Tag zu kommen. Darum lautet der nächste wichtige Tipp für die praktische Umsetzung: Sein Sie nicht zu streng zu sich selbst – und planen Sie Zeitfenster tendenziell lieber etwas großzügiger als zu „eng“.

Im Laufe der Zeit werden Sie ein immer besseres Gespür dafür bekommen, welche Aufgabe wie viel Zeit benötigt und an welchen Stellen Sie noch ein paar Minuten einsparen können. Am Anfang ist es darum völlig in Ordnung, die Arbeitszeitrestriktion erst einmal nicht allzu streng zu betrachten.

 

#3 Visualisieren Sie Ihre Zeitfenster

Natürlich würde es theoretisch reichen, wenn Sie im Kopf einen Zeitplan für Ihren Arbeitstag erstellen und sich anschließend akribisch an diesen halten. Im Laufe der Zeit werden Sie aber ganz sicher feststellen, dass diese Herangehensweise viel eher dazu verleitet, vom ursprünglichen Plan abzuweichen und hier und da doch mehr Zeit für eine Aufgabe zu „opfern“.

Um dieser Gefahr möglichst zu entgehen, kann es helfen, die Arbeitszeitverknappung verbindlicher zu gestalten – beispielsweise indem Sie Ihre Zeitfenster visualisieren. Hierfür reicht schon ein einfacher Klebezettel, auf den Sie alle To-dos des Tages notieren und mit einer (realistischen) Zeitangabe versehen. Bringen Sie den Zettel anschließend an Ihrem Monitor oder einem anderen gut sichtbaren Ort am Schreibtisch an, um maximal von der Arbeitszeitrestriktion zu profitieren.

Wenn Sie es etwas „professioneller“ mögen, können Sie auch entsprechende Termine in Ihren Online-Kalender eintragen und sich an diese per Push-Benachrichtigung erinnern lassen.

 

#4 Schaffen Sie Routinen

Ein routinierter Tagesablauf vermittelt Ihnen nicht nur Sicherheit und das Gefühl von Vertrautheit, er kann Ihnen auch dabei helfen, Zeit zu sparen.

In der Praxis wird immer wieder deutlich: Routinen und Arbeitszeitrestriktion vertragen sich sehr gut und können fast schon als „Dreamteam“ bezeichnet werden. Denn indem Sie bestimmte Aufgaben nach dem immer gleichen Schema erledigen, merkt sich Ihr Gehirn diesen Ablauf und kann ihn im Laufe der Zeit sowohl abspeichern als auch perfektionieren. Das Resultat: Eine bestmögliche Nutzung Ihrer Zeit-Ressourcen bei gleichzeitiger Gewährleistung der Qualität Ihrer Arbeit.

 

#5 Arbeiten Sie fokussiert

Wenn Sie das Prinzip der Arbeitszeitrestriktion erst einmal verinnerlicht haben, dann werden Sie feststellen: Jede Minute eines Zeitfensters ist kostbar. Wohl dem, der sie nicht verschwendet, indem er beispielsweise immer wieder einen Blick aufs Smartphone oder ins Mail-Postfach wirft.

Damit Sie maximal von der Verknappung Ihrer Arbeitszeit profitieren können, sollten Sie darauf bedacht sein, fokussiert zu bleiben und diesen Zustand über einen möglichst langen Zeitraum aufrecht zu erhalten. Denn wer sich beispielsweise eine Stunde Zeit für Aufgabe xy gibt und 20 Minuten davon durch seinen Newsfeed scrollt, gerät schnell in Schwulitäten und muss oftmals am Ende des Tages feststellen, dass leider nicht alle Aufgaben von der To-do-Liste gestrichen wurden. Das wiederum ist nicht nur ärgerlich, sondern so ganz und gar nicht im Sinne der Arbeitszeitrestriktion.

Darum lautet die Devise ganz eindeutig: Eliminieren Sie Störfaktoren in Ihrem Arbeitsumfeld und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Dinge, die erledigt werden müssen.

 

#6 Bündeln Sie ähnliche Aufgaben

Wer immer wieder zwischen unterschiedlichen Aufgaben hin und und her hüpft, der darf sich nicht wundern, wenn dabei die Produktivität auf der Strecke bleibt.

Viel besser ist es, „verwandte“, also sich ähnelnde Aufgaben zu bündeln und diese in einem Rutsch (beziehungsweise in einem Zeitfenster) zu erledigen. Das beste Beispiel hierfür ist die E-Mail. Statt immer mal wieder eine Nachricht zwischendurch zu beantworten, sollten Sie alle nacheinander bearbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Ordnung in Ihrem Kopf.

Manchmal sind es die unscheinbarsten Veränderungen, die eine erstaunlich große Wirkung mit sich bringen. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist die Arbeitszeitrestriktion – also die bewusste Verkürzung Ihrer Arbeitszeit. Bileico wünscht Ihnen viel Spaß dabei, das Prinzip in der Praxis zu testen.

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