Die modere Arbeitswelt von morgen geht bewusst abseits der traditionellen Wege und bricht bisher gängigen Muster und Abläufe auf. Den Satz „Aber das haben wir doch schon immer so gemacht“ gibt es im Mindset der New Worker nicht. Ein sehr gutes Beispiel, das dies unterstreicht, ist das Konzept Desksharing, bei dem der klassische Arbeitsplatz, so wie wir ihn alle kennen, abgeschafft wird. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über das Desksharing, seine Vor- und Nachteile sowie konkrete Praxis-Tipps.

Definition: Was ist Desksharing?

Das englische Wort „desksharing“ ist eine Zusammensetzung aus „desk“ für Schreibtisch und „sharing“ für teilen. Schon die Übersetzung macht also deutlich, worum es bei dieser Organisationsform geht.

Ganz konkret kann gesagt werden, dass es beim Desksharing innerhalb einer Unternehmenseinheit (beispielsweise einer Abteilung) mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze gibt. Dadurch sind die Angestellten darauf angewiesen, bestehende Infrastrukturen untereinander aufzuteilen. Niemand hat einen festen Arbeitsplatz nur für sich, sondern richtet sich dort ein, wo gerade ein Platz frei ist.

Dass es so ein Konzept wie Desksharing überhaupt gibt, liegt in erster Linie daran, dass Arbeitsplätze in den meisten Büros nie zu 100 % ausgelastet sind und oftmals stunden- oder sogar tagelang leer stehen. Gründe hierfür gibt es viele:

Das Teilen vorhandener Arbeitsplätze (und die damit einhergehende Reduzierung von Schreibtischen innerhalb eines Büros) resultiert demnach aus dem Wunsch, die Ressourcen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, so effizient wie möglich zu nutzen und dadurch letztlich Kosten zu senken.

Was sind die Vorteile vom Desksharing?

Während der Shared Desk in den Firmen des Silicon Valley quasi zum guten Ton gehört, halten sich deutsche Unternehmen bisher noch bedeckt, wenn es gilt, dieses Konzept in der Praxis zu testen. Konzerne wie der ADAC, Siemens und die Lufthansa haben jedoch bereits begriffen, dass Desksharing ein paar spannende Vorteile mit sich bringt. Diese sorgen dafür, dass das Modell auf jeden Fall eine Chance verdient hat.

Effiziente Ressourcennutzung

Wie bereits erwähnt, ist es eine der Hauptaufgaben vom Desksharing, dass vorhandene Ressourcen wie Schreibtische, Stühle, Stifte und Co. so effizient wie möglich genutzt werden. Indem Arbeitsplätze untereinander geteilt werden, fällt der typische „Leerlauf“ weg, der durch Meetings, Termine und andere Faktoren entsteht.

Info: Vor diesem Hintergrund kann das Flexible Office – so eine andere Bezeichnung für Desksharing – auch als besonders nachhaltig bezeichnet werden.

Einsparen von Geld

Da, wo komplett eingerichtete Arbeitsplätze wegfallen, kann natürlich Geld gespart werden. Nicht wenige Unternehmen, die sich über das Desksharing informieren, tun dies, weil sie gern ihr Budget ein wenig schonen wollen.

Flexibles Arbeiten

Wenn es einen Begriff gibt, der bisher in jedem Artikel unserer New Work-Reihe gefallen ist, dann ist es Flexibilität. Auch das Desksharing sorgt dafür, dass Arbeiten zunehmend flexibler wird und immer besser an die Bedürfnisse von Erwerbstätigen angepasst werden kann.

Verbesserung der Kommunikation

Das Teilen von Ressourcen – sei es nun ein Bleistift, ein Laptop oder ein kompletter Arbeitsplatz – erfordert Absprachen. Es liegt daher in der Natur der Dinge, dass Desksharing automatisch die Kommunikation im Unternehmen ankurbelt und für einen stetigen Informationsfluss sorgt. Wenn man so will, ist Desksharing auch eine tolle Teambuilding-Maßnahme.

Abbau von Hierarchien

Ein wichtiger Faktor für das Gelingen vom Flexible Office ist der Grundsatz „Gleiches Recht für alle“. Das bedeutet: Jeder beteiligt sich am Desksharing – vom Praktikanten bis zum Abteilungsleiter. Dieses Vorgehen ist nicht nur schlichtweg fair, sondern hilft auch dabei, starre Hierarchien abzubauen.

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Wenn der Shared Desk gut bei den Mitarbeitern ankommt (hierauf gehen wir im Absatz zu den Praxis-Tipps noch einmal genauer ein), dann kann das Modell maßgeblich zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Employer Branding

Wenn die Mitarbeiter zufrieden sind, wirkt sich das auch immer positiv auf das Image eines Unternehmens und damit auch auf das Employer Branding, also den Aufbau und die Pflege einer Arbeitgebermarke, aus.

Die verschiedenen New Work-Ansätze sind vor allem bei jungen Arbeitnehmern sehr beliebt und oftmals ausschlaggebend für eine Bewerbung. Bedenken Sie hierbei jedoch auch, dass Konzepte wie das Desksharing nicht nur aus Imagegründen eingeführt werden sollten, sondern um Ihr Unternehmen voranzubringen.

Was sind die Nachteile vom Desksharing?

Desksharing hat immer mehr Befürworter. Gleichzeitig werden aber auch die stetig lauter, die Bedenken haben und auf die Nachteile dieser Organisationsform aufmerksam machen wollen. Um welche es sich dabei konkret handelt, möchten wir Ihnen hier gern verraten.

Wegfall der Komfortzone

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, das sich in seiner Komfortzone am wohlsten fühlt. Wird ihm diese jedoch genommen, sorgt das schnell für Verunsicherung und Stress. Bedenken Sie, dass der eigene Schreibtisch für viele (vor allem introvertierte) Mitarbeiter eine sichere Basis ist, die ihnen Halt gibt und durch den stressigen Alltag hilft.

Mangelnde Verbundenheit

Ein weiterer Aspekt, der eng mit dem Schreibtisch als Komfortzone verknüpft ist, ist die mangelnde Verbundenheit durch das Desksharing. Damit das Konzept funktioniert, müssen alle Schreibtische gleich eingerichtet sein. Daraus resultiert, dass für persönliche Gegenstände wie Pflanzen und Fotos kein Platz ist. Die einen können hiermit gut leben, andere fühlen sich durch die Anonymität oft dauerhaft unwohl.

Unruhe und Unsicherheit

Es gibt durchaus Menschen, die schon zu Beginn des Tages enorm gestresst sind, weil sie nicht wissen, wo sie heute arbeiten werden beziehungsweise ob überhaupt ein Schreibtisch für sie frei sein wird.

Die Unsicherheit und Unruhe, die hiermit einhergehen, können sich durchaus langfristig negativ auf das Befinden mancher Mitarbeiter auswirken.

Mangelnde Eignung in vielen Berufen

Es dürfte auf das Hand liegen, dass nicht jeder Erwerbstätige mal eben seinen Arbeitsplatz mit anderen Menschen teilen kann. Je mehr spezielle Arbeitsmittel benötigt werden und je mehr eine Person an einen bestimmten Ort angewiesen ist, desto unrealistischer ist das Flexible Office.

Wichtigkeit von Regeln

Das Teilen von Arbeitsplätzen ist ein komplexes Vorgehen, das nur unter gewissen Umständen gelingen kann. Wichtig für den Erfolg vom Desksharing sind bestimmte Regeln und Rahmenbedingungen, die von allen Mitarbeitern eingehalten beziehungsweise vom Arbeitgeber geschaffen werden müssen. Ist dies nicht der Fall, dauert es meist nur Tage, bis der Unmut wächst und das Projekt droht, zu scheitern.

Desksharing in der Praxis: Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen

Um welche Regeln und Rahmenbedingungen es sich konkret handelt, möchten wir Ihnen natürlich keineswegs vorenthalten. Zum Abschluss dieses Artikels gibt es daher noch sechs ganz konkrete Praxistipps für das Desksharing.

#1 Alle Arbeitsplätze sind gleich ausgestattet

Die identische Ausstattung aller Arbeitsplätze ist eine Art Grundvoraussetzung für das Desksharing. Denn nur so kann gewährleistet werden, dass sich jeder Mitarbeiter einfach nur an den Schreibtisch setzen muss und sofort mit dem Arbeiten beginnen kann.

#2 Jeder Mitarbeiter erhält einen Rollcontainer oder Spind

Individuelle Unterlagen, private Gegenstände, spezielle Arbeitsmaterialien – alles, was zur persönlichen Ausstattung eines Mitarbeiters gehört und von anderen nicht benötigt wird, muss in Rollcontainern oder Spinden untergebracht werden und stets griffbereit sein.

#3 Die Stimmung der Mitarbeiter muss regelmäßig abgefragt werden

Wie bereits mehrfach im Beitrag angedeutet, steht und fällt der Erfolg vom Desksharing mit den Mitarbeitern. Fühlen sich diese beim munteren Teilen wohl, spricht nichts gegen das Flexible Office. Schlägt die Stimmung jedoch ins Negative um, ist es klüger, darüber nachzudenken, zum „Normalbetrieb“ zurückzukehren.

#4 Alle Mitarbeiter müssen sich an die „Clean-Desk-Policy“ halten

So, wie der Schreibtisch vorgefunden wird, muss er auch verlassen werden. Diese wohl wichtigste Regel vom Desksharing sieht nicht nur vor, persönliche Gegenstände wieder in den Rollcontainer zu packen, sondern zum Beispiel auch, Kaffeeflecken und andere Verschmutzungen zu entfernen.

#5 Die Arbeitsplätze müssen flexibel und ergonomisch sein

So zeitgemäß das Desksharing auch sein mag – es darf nicht um jeden Preis durchgesetzt werden. Gerade im Hinblick auf die Gesundheit der Mitarbeiter ist es wichtig, gewisse Standards zu erfüllen und einen ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Dieser muss innerhalb kurzer Zeit an die unterschiedlichen körperlichen Ansprüche der Mitarbeiter anpassbar sein.

#6 Ausweich-Arbeitsplätze müssen Alternativen schaffen

Nicht immer muss ein Mitarbeiter unbedingt am Schreibtisch sitzen, um seine Mails zu checken. Wenn gerade kein Arbeitsplatz frei ist oder ein Kollege nur kurz zwischen zwei Terminen ins Büro schaut, ist es ratsam, eine Reihe von Ausweichmöglichkeiten zu haben. Hierbei kann es sich um eine gemütliche Sitzecke, ein paar Steharbeitsplätze oder ähnliches handeln.

Wenn Schreibtische oftmals leer und ungenutzt sind und Sie als Unternehmer überlegen, wie Sie Kosten im Betrieb senken können, dann ist es durchaus sinnvoll, einmal über das Konzept Desksharing nachzudenken. Behalten Sie hierbei jedoch immer im Blick, dass es neben den Vorteilen selbstverständlich auch Nachteile gibt.

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