Aufgabenliste: Arbeiten Sie noch analog oder schon digital?

Nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Umfeld häufen sich im Laufe der Zeit immer mehr Aufgaben an, die erledigt und nicht vergessen werden wollen. Wer nicht gerade über ein extrem gutes Gedächtnis verfügt, greift schnell auf einfache Hilfsmittel wie die Aufgabenliste – oder englisch: to do-Liste – zurück. Das Prinzip ist ebenso einfach wie genial: Alle Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, werden auf einer Liste gesammelt und nach Beendigung abgehakt. So leicht es auch klingen mag, die Aufgabenliste kann auch ein paar Fallstricke bereithalten. Wie Sie diese am besten umgehen und das beste aus Ihrer to do-Liste herausholen, erfahren Sie hier.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

So nutzen Sie die Aufgabenliste richtig

Die klassische Aufgabenliste kann in vielen Erscheinungsformen daherkommen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der analogen Aufgabenliste (also die auf Papier und per Hand geschrieben) und der digitalen Aufgabenliste, die Sie beispielsweise via Smartphone-App oder am Laptop führen. Beide Varianten sind grundsätzlich für die Praxis geeignet, wenn man weiß, wie sie richtig genutzt werden.

Wenn Sie eine Aufgabenliste anlegen, sollten Sie natürlich erst einmal überlegen, ob Sie eher der analoge oder digitale Typ sind. Die folgende Übersicht mit Vor- und Nachteilen hilft Ihnen dabei, diese Frage zu beantworten.

Analoge Aufgabenliste

Vorteile

• einfache Handhabung

• kostengünstig

Nachteile

• schnell unübersichtlich

• nicht immer dabei

• Priorisierung der Aufgaben schwer möglich

Digitale Aufgabenliste

Vorteile

• immer verfügbar

• einfache Handhabung

• gute Übersichtlichkeit

• Priorisierung der Aufgaben möglich

Nachteile

• an ein Gerät (Smartphone, Tablet, Laptop, etc.) gebunden

Haben Sie sich für eine Variante entschieden, gilt es im nächsten Schritt, festzulegen, ob Sie eine Aufgabenliste für alle Bereiche haben wollen oder lieber mehrere anlegen. Die digitale Aufgabenliste ist hier klar im Vorteil, da es mit ihr überhaupt kein Problem ist, mehrere Listen anzulegen und übersichtlich zu verwalten. Wer weiterhin auf die analoge Version setzt, riskiert ein Zettelchaos und Unübersichtlichkeit.

Beim Führen der Aufgabenliste gibt es kaum etwas, was falsch gemacht werden kann. Neue Aufgaben, beispielsweise „Kunde XY anrufen“, „Projektstand aktualisieren“, „Meeting planen“ oder auch „Mitgliederversammlung vorbereiten“, werden fortlaufend auf die Liste geschrieben. Wurde ein Punkt erledigt, kann er abgehakt oder weggestrichen werden (was von vielen Aufgabenlisten-Fans als überaus befriedigend empfunden wird).

Praxis-Tipp: Wenden Sie einmal pro Tag die 2-Minuten-Regel an, um Ihre Aufgabenliste „aufzuräumen“. Die Regel besagt, dass alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigt werden sollen. Mit anderen Worten: Wenig Aufwand für einen großen Effekt. Ihre Aufgabenliste wird dadurch nämlich deutlich an Länge verlieren. Sie werden überrascht sein, wie viele „Mini-Aufgaben“ sich zwischen den großen to do‘s verstecken.

Priorisierung in Aufgabenlisten – ein schwieriges Thema

Ein großer Kritikpunkt, der vor allem analoge Aufgabenlisten betrifft, ist die mangelhafte Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren beziehungsweise ihnen einen Dringlichkeits-Status zu verleihen. Natürlich ist der Einsatz von Symbolen oder Ausrufezeichen möglich, doch trägt dieser letztlich nur dazu bei, dass die Aufgabenliste noch unübersichtlicher wird.

Wer nicht nur Aufgaben auflisten, sondern auch priorisieren will, sollte grundsätzlich auf eine digitale Aufgabenliste zurückgreifen. Hier können Sie neue Aufgaben anlegen und bequem per Mausklick oder Finger-Wisch an die gewünschte Position schieben. Wenn das Gespräch mit dem Kunden wichtiger ist als die Vorbereitung des Meetings, können Sie diese Aufgabe ganz einfach darüber platzieren und sich selbst daran erinnern, Sie vorher abzuarbeiten.

Info: Grundsätzlich bestimmt die Reihenfolge der aufgelisteten Aufgaben nicht, in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden müssen.

Die Aufgabenliste von Bileico

Bileico ist eine cloudbasierte Firmen- und Vereinssoftware, die verschiedene Funktionen und Bereiche in sich vereint. Eine der wichtigsten Features ist die integrierte Aufgabenverwaltung, die Sie sowohl für berufliche als auch private beziehungsweise vereinsinterne Zwecke nutzen können.

Neue Aufgaben werden der Liste folgendermaßen hinzugefügt:

• Klicken Sie in der linken Spalte auf „Aufgaben“

• Klicken Sie oben links auf „Aufgabe anlegen“

• Geben Sie der Aufgabe einen aussagekräftigen Titel, beispielsweise „Abschluss-Präsentation“ vorbereiten

• Fügen Sie gegebenenfalls eine Beschreibung hinzu, in der Sie die Aufgabe detaillierter beleuchten

• Fügen Sie gegebenenfalls ein Datum hinzu, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll (Die Aufgabe erscheint dann automatisch im Online-Kalender von Bileico)

• Laden Sie gegebenenfalls benötigte Dateien hoch

• Weisen Sie der Aufgabe einen oder mehrere Teilnehmer zu

• Weisen Sie der Aufgabe einen Status zu

Danach wird Ihnen automatisch Ihre Aufgabenliste mit allen zu bearbeitenden Aufgaben angezeigt. Die neueste Aufgabe steht ganz oben. Wenn Sie sie verschieben wollen, klicken Sie ganz rechts auf das Kreuz-Symbol (Maustaste gedrückt halten!) und schieben die Aufgabe an die gewünschte Stelle.

Praxis-Tipp: Wenn Ihnen die vorgegebenen Status-Optionen nicht zusagen, können Sie diese auch individuell anpassen. Gehen Sie hierzu in den Bereich „Extras“ und dann auf „Aufgaben Status Optionen“. Hier können Sie nun nach Belieben neue Status-Optionen anlegen, die Ihnen beispielsweise dabei helfen, unterschiedliche Projekte voneinander zu unterscheiden. Denkbar sind auch Status-Optionen, die die Dringlichkeit oder den Stand der Aufgabe beschreiben, also „niedrig“, „mittel“ und „hoch“ beziehungsweise „Neu“, „In Arbeit“, „In Überarbeitung“ und „Erledigt“.

Wenn die Aufgabe schließlich erledigt wurde, können Sie entweder den Status entsprechend anpassen oder die Aufgabe direkt archivieren. Das bedeutet, dass sie nicht automatisch gelöscht wird, es kann schließlich immer wieder passieren, dass Sie doch noch einen Blick in Ihre Notizen werfen wollen oder die Aufgabe nach einer Besprechung nochmals überarbeitet wird.

Mehr als eine einfache to do-Liste

Vielleicht haben Sie gerade beim Lesen schon bemerkt, dass die Aufgabenliste von Bileico mehr ist als nur eine herkömmliche to do-Liste. Mithilfe von diesem Tool können Sie nur nur einfach Aufgaben auflisten, sondern Sie auch systematisch mit Informationen „füttern“ - sei es eine Deadline, ein bestimmter Bearbeitungsstatus, eine detaillierte Beschreibung oder eine Person, die ebenfalls in dieses Projekt involviert ist.

Je sorgfältiger eine Aufgabe angelegt und gepflegt wird, desto aussagekräftiger ist sie und desto besser kann man mit ihr arbeiten. Es lohnt sich also, etwas mehr Zeit in die Aufgabenliste zu investieren und diese nicht nur zum Sammelpunkt loser Gedanken zu machen. Mithilfe von Bileico wird aus der unübersichtlichen Liste mit den vielen durchgestrichenen Aufgaben und kaum lesbaren Ergänzungen ein nützliches Werkzeug, das Ihnen dabei behilflich ist, Ihre Effektivität und Produktivität noch mehr zu steigern. Verlieren Sie nie wieder den Überblick über Ihre to do‘s und verbessern Sie Ihren Workflow, indem Sie immer genau wissen, was zu tun ist und was als nächstes ansteht.

Bileico kann noch mehr!

Neben der Aufgabenliste, bietet diese Software weitere Module, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet: