Aufgabenverwaltung: mehr Struktur im Unternehmen

Sobald ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, steht fest, dass eine einzelne Person nicht mehr alle Aufgaben allein erledigen kann. Es werden Mitarbeiter eingestellt, die zwar tatkräftig mit anpacken, gleichzeitig aber auch ein neues Problem mit sich bringen: Die Aufgaben wollen von nun an verteilt und verwaltet werden. Das ist wichtig, um den Überblick zu behalten und einen funktionierenden Workflow zu erschaffen. Dass das gar nicht mal so einfach ist, wissen viele Unternehmer nur zu gut. Zum Glück gibt es aber Hilfe – nämlich in Form der Aufgabenverwaltung. Die Unternehmenssoftware Bileico greift Ihnen hierbei gern unter die Arme.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen die Aufgabenverwaltung von Bileico bietet.

Aufgabenverwaltung? Was soll das sein?

Aufgaben werden verteilt und erledigt. Doch werden sie auch verwaltet? In gut strukturierten und organisierten Unternehmen ist das durchaus der Fall. Hier werden Aufgaben nämlich nicht nur in „offen“ und „erledigt“ unterteilt, sondern auch auf dem Prozess dazwischen begleitet. Auf diese Weise erhält jeder Mitarbeiter und natürlich auch der Vorgesetzte die Möglichkeit, alles bis ins kleinste Detail zu verfolgen und zu verstehen. Wenn man so will, dann handelt es sich bei der Aufgabenverwaltung um eine Art erweiterte To-Do-Liste, die mit allerhand zusätzlichen Informationen und Notizen (von unterschiedlichen Personen) versehen werden kann.

Mit anderen Worten: Aufgabenverteilung hat das Ziel, Arbeitsprozesse transparenter zu machen. Doch als wäre das noch nicht gut genug, bringt diese Form des Arbeitens auch noch weitere Vorteile mit sich.

Die Vorteile der Aufgabenverwaltung

In gut funktionierenden Unternehmen herrscht Teamwork. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter zusammen- und nicht nur nebeneinanderher arbeiten. Man unterstützt sich gegenseitig, man hilft sich. Damit das geschehen kann, muss jedoch jeder wissen, was der andere gerade tut und an welcher Stelle es hakt. An dieser Stelle kommt die Aufgabenverwaltung zum Einsatz. Es handelt sich hierbei um eine Organisationsform, die Teamwork aktiv unterstützt und fördert. Indem jeder Mitarbeiter den Stand seiner zu erledigenden Aufgaben genau protokolliert, können andere nachvollziehen, an welcher Stelle er sich gerade befindet und welche Schritte als nächstes folgen. Hier greift wieder die weiter oben angesprochene Transparenz.

Doch nicht nur das Team, sondern auch jeder Einzelne profitiert selbstverständlich von der Aufgabenverwaltung. Es liegt auf der Hand: Indem Sie Ihre Aufgaben und Fortschritte erfassen, wissen Sie immer genau, was schon erledigt wurde und was noch zu tun ist. Sie sehen Aufgaben nicht länger als kurzzeitige Ereignisse an, sondern als Prozesse, die sich durch Entwicklung und Veränderung auszeichnen.

Die Vorteile im Überblick

• Förderung von Teamwork
• Übersichtliche Darstellung aller Aufgaben
• Vereinfachtes Nachvollziehen einzelner Arbeitsschritte
• Verbesserte  Selbstorganisation
• Transparenz des Workflows

Erfolgreich mit Bileico

Wenn Sie gerade auf der Suche nach der idealen Lösung für Ihre Aufgabenverwaltung sind, dann könnte die Firmensoftware Bileico durchaus interessant für Sie sein. Die Groupware verfügt über zahlreiche Funktionen, die zum Teil auch für die Verwaltung von Aufgaben genutzt werden kann. Wie sich dieser Einsatz in der Praxis gestaltet, soll im Folgenden erklärt werden.

Um eine Aufgabe anzulegen, sollten Sie natürlich zunächst einmal den entsprechenden Reiter im Menü aufrufen. Sind Sie am richtigen Ort angekommen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können nun:

• Eine Aufgabe anlegen
• Eine Übersicht aller Aufgaben sehen
• Aufgaben mithilfe vom Filter suchen
• Das Aufgaben-Archiv aufrufen

Angenommen, Ihre Aufgabenliste ist bisher noch leer und Sie wollen das ändern, dann klicken Sie logischerweise auf die Fläche „Aufgabe anlegen“. Sofort öffnet sich eine Eingabemaske, mit deren Hilfe Sie Ihre Aufgabe in wenigen Sekunden erstellen. Wie umfangreich und detailliert Sie die Maske ausfüllen, bleibt Ihnen überlassen. Generell gilt jedoch: Je mehr Informationen zur Verfügung gestellt werden, desto klarer ist die Aufgabe. Gerade in Unternehmen, in denen die Aufgaben an Mitarbeiter weitergereicht werden, ist es überaus sinnvoll, die Aufgabe genau zu definieren. Hierbei haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Titel anlegen
• Beschreibung anlegen
• Termin der Fertigstellung oder Abgabe festlegen ( + im Online-Kalender eintragen)
• Dateien hochladen
• Teilnehmer festlegen (es ist auch möglich, nur sich selbst für die Aufgabe festzulegen)
• Status festlegen (beispielsweise: neu, in Arbeit, erledigt – andere Status-Optionen können unter „Extras“ angelegt werden)

Natürlich besteht auch nach dem Anlegen noch die Möglichkeit, Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen. Wer die Bileico-Software nutzt, wird schnell von der Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit begeistert sein. Hiermit macht Arbeiten endlich wieder Spaß!

Aufgaben in Projekten bündeln

Neben diesem klassischen Weg der Aufgabenverwaltung hat Bileico jedoch noch einen zweiten, ebenfalls überaus praktischen Nutzen in petto. Mithilfe der Software haben Sie nämlich die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben in einem übergeordneten Projekt zu bündeln. Wie das funktioniert, soll hier kurz stichpunktartig erklärt werden:

• Wählen Sie den Menü-Punkt Projekte
• Legen Sie ein neues Projekt an, geben Sie einen Titel und weisen Sie ihm Teilnehmer zu
• Klicken Sie auf + Aufgabe
• Legen Sie die Aufgabe wie weiter oben beschrieben an

Welcher Weg der richtige für Sie und Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihren Verein (Bileico ist auch hervorragend als Vereinssoftware zur Vereinsverwaltung zu gebrauchen) ist, hängt natürlich stark von der individuellen Nutzung ab. Während die einen die Aufgaben gern in einer Liste bündeln und durch unterschiedliche Status-Optionen voneinander abgrenzen, lieben andere die Möglichkeit, mehrere Aufgaben zu einem Projekt zusammenzuschließen. Beide Möglichkeiten bringen diverse Vorteile mit sich, die unterstreichen, wie sinnvoll es ist, Bileico in die tägliche Arbeit zu integrieren.

Was passiert mit erledigten Aufgaben?

Es ist ein Irrglaube, dass erledigte Aufgaben sofort in den Papierkorb wandern können. Wirklich abgeschlossen ist nämlich kaum etwas im Berufs- oder Vereinsleben. Weil das so ist, verfügt die Aufgabenverwaltung von Bileico über eine besondere und überaus praktische Funktion: Sie können hiermit erledigte Aufgaben nicht nur löschen, sondern auch archivieren. Das bedeutet, dass Sie aus Ihrer Liste der zu bearbeitenden Aufgaben verschwindet, aber nicht vollständig beseitigt wird.

Aufgaben im Archiv können jederzeit aufgerufen und sogar wiederhergestellt werden. Das hat den Vorteil, dass Sie später immer noch einmal nachschauen können, wenn es beispielsweise Unklarheiten unter den Kollegen oder Unstimmigkeiten mit dem Kunden gibt. Mit anderen Worten: Mithilfe von dem Archiv sind Sie stets auf der sicheren Seite.

Aufgabenverwaltung mit Bileico bedeutet, einzelne Punkte auf der to do-Liste nicht stupide abzuarbeiten, sondern sie als einen Prozess zu verstehen. Das bedeutet in erster Linie Transparenz, Flexibilität und die Maximierung des Workflows. Das Ziel einer professionellen Aufgabenverwaltung sollte es stets sein, nicht nur die Arbeit des Einzelnen, sondern auch die Teamfähigkeit der Gesamtheit zu optimieren. Immerhin funktioniert Erfolg nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen und sich nicht in unterschiedliche Richtungen bewegen. 

Bileico kann noch mehr!

Neben der Aufgabenverwaltung, bietet diese Software weitere Module, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet: