Projektmanagement Software

Je komplexer ein Projekt ist, desto sinnvoller ist es, eine Projektmanagement Software – kurz: PMS – einzusetzen. Es handelt sich hierbei um ein spezielles Programm, das verschiedene Arbeitsschritte bündelt und vereinfacht. Wenn die Software zudem cloudbasiert ist, haben mehrere Menschen Zugriff auf die Projektplanung und können die Aufgaben gemeinsam erledigen. Nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Vereinen oder im privaten Umfeld können Projektmanagement Softwares sinnvoll sein und zum Einsatz kommen.

Dieser kurze Film vermittelt einen ersten Eindruck über die Projektmanagement Software von Bileico:

Warum ist eine Projektmanagement Software so wichtig?

Bevor es PMS gab, wurden Projekte meist auf klassischem (analogen) Weg geplant. Eine Gruppe von Menschen hat sich getroffen und alle Aufgaben, Erkenntnisse und sonstige Informationen auf Zetteln notiert. Im Anschluss daran fand (im besten Fall) ein Briefing aller Beteiligten statt, sodass sich jeder auf dem gleichen Wissensstand befand. Wenn das Projekt in mehrere Teilaspekte unterteilt wurde, sind kleine Gruppen entstanden, die zwar alle intern kommunizierten, sich aber nur selten mit den anderen austauschten. Kurzum: Projektplanung ohne entsprechende Software ist vielleicht möglich – aber alles andere als optimal. Die Gefahr, dass Informationen unterwegs verloren gehen oder schlicht und ergreifend vergessen werden, ist einfach viel zu groß.

Die Entwicklung hin zum digitalen Arbeiten brachte einen entscheidenden Vorteil mit sich: Alles, was ein Projekt betrifft und wichtig ist, wird an einem sicheren Ort im World Wide Web gespeichert. Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, können darauf zugreifen, Informationen nutzen, bearbeiten und weitergeben. Die Arbeitsweise, die dadurch entsteht, ist übersichtlich, direkt und flexibel.

Die Vorteile von Projektmanagement Software im Überblick

• Übersichtlichkeit
• Bündelung aller Informationen
• Permanente, ortsunabhängige Verfügbarkeit dank Cloud
• Zugriff für mehrere Personen möglich
• Direkte Kommunikation und Absprachen mit der Groupware möglich
• Flexible Nutzungsweise
• Mehrfache Sicherung aller Daten
• Verknüpfung mit zusätzlichen Funktionen, beispielsweise Chat und Serien-Email
• Einfache, intuitive Handhabung

Wie funktioniert Projektmanagement mit Bileico?

Sie sind auf der Suche nach einer hochwertigen, preiswerten und vielseitigen Projektmanagement Software? Dann sind Sie hier genau richtig. Bileico bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, um einfache und auch komplexe Projekte zu planen und in die Tat umzusetzen. Hier können Sie nachlesen, wie es funktioniert.

Schritt #1: Eine Gruppe bestimmen

In der Regel ist es so, dass nicht alle Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder in einem geplanten Projekt involviert sind. Um von Anfang an klare Abgrenzungen zu schaffen, ist es sinnvoll, wenn Sie eine Gruppe anlegen und die entsprechenden Bileico-Teilnehmer dazu einladen. Dann haben Sie einen geschlossenen Raum, der allen Mitgliedern zur Verfügung steht und für Außenstehende nicht einsehbar ist.

Schritt #2: Projekte anlegen

Gerade komplexe Projekte verlangen danach, in mehrere Unterprojekte aufgesplittet zu werden. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: Es schafft Übersichtlichkeit und sorgt auch für mehr Motivation – schließlich sind kleine Teilprojekte schneller erfolgreich abgeschlossen als ein großes.

An dieser Stelle wird die Besonderheit einer Projektmanagement Software wie Bileico besonders deutlich. Während die Teil-Projekte normalerweise isoliert voneinander realisiert werden, findet die Bearbeitung im Rahmen unserer Software parallel zueinander statt. Alle Gruppenmitglieder können sehen, was in den einzelnen Teams passiert und welche Fortschritte gemacht werden. Das ist umso wichtiger, wenn einzelne Sektionen aufeinander aufbauen und Informationen ausgetauscht oder weitergegeben werden müssen.

Wie lege ich Projekte bei Bileico an?

Dieser Arbeitsschritt ist wirklich kinderleicht. Über den Menüpunkt „Projekte“ gelangen Sie zu einer Übersicht aller Projekte und zum Unterpunkt „Projekt anlegen“. Wenn Sie hierauf klicken, können Sie Ihrem Vorhaben einen Namen und eine Beschreibung geben. Danach wird bestimmt, welche Teilnehmer Ihrer Gruppe Zugriff auf das Projekt haben sollen. Wenn Sie diese Auswahl getroffen haben, haben Sie noch die Möglichkeit, einen Status festzulegen. Das hilft Ihnen insbesondere dann, wenn Sie zahlreiche Einträge in der Projektmanagement Software hinterlegt haben und nach einem bestimmten suchen. Die vorgefertigten Status-Optionen sind:

• Neu
• In Arbeit
• Erledigt
• Sonstiges

Darüber hinaus haben Sie im Menüpunkt „Extras“ die Möglichkeit, individuelle Status-Optionen zu hinterlegen.

Gut zu wissen: In der Projektmanagement Software von Bileico werden Projekte nicht vollständig gelöscht, sondern immer erst archiviert. Das bedeutet, dass Sie aus Ihrer Übersicht verschwinden, aber immer wieder abgerufen werden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie immer wieder auf zurückliegende Arbeitsschritte zurückgreifen und Prozesse verfolgen können. Erst wenn Projekte, die sich am Archiv befinden, gelöscht werden, werden alle Daten unwiderruflich vernichtet.

Schritt #3: Aufgaben anlegen

Um das maximale Potential aus der Projektmanagement Software Bileico herauszuholen, sollten Sie nicht nur große Projekte, sondern auch einzelne Aufgaben anlegen. Der große Vorteil hiervon ist, dass Sie ganz genau festlegen können, welches Gruppenmitglied welche Aufgabe übernimmt.

Wie lege ich Aufgaben in der Aufgabenverwaltung von Bileico an?

Wenn Sie sich in einem Projekt befinden, haben Sie mehrere Aktions-Möglichkeiten. Hierzu gehören:

• Eintrag anlegen
• Aufgabe anlegen
• E-Mail versenden
• Teilnehmer verwalten
• Status ändern
• Teilen
• Archivieren

Wenn Sie auf „+ Aufgabe“ klicken, erscheint eine Maske, die Ihnen vom Anlegen des Projektes schon bekannt vorkommen dürfte. Hier haben Sie wieder die Möglichkeit, Titel, Beschreibung und Status anzugeben. Neu ist, dass die Aufgabe auch im Online Kalender eingetragen werden kann. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn es eine Deadline für den Arbeitsschritt gibt und mehrere Teilnehmer darüber in Kenntnis gesetzt werden sollen. Abschließend haben Sie dann wieder die Möglichkeit, bestimmte Gruppen-Teilnehmer in die angelegte Aufgabe zu involvieren, damit jeder genau Bescheid weiß, was auf seiner To-Do-Liste steht.

Weitere Möglichkeiten der Projektmanagement Software

Ziel von Bileico ist es, die Teamarbeit von Unternehmen und Vereinen so zu unterstützen, dass maximale Erfolge daraus resultieren. Dementsprechend ist uns der Austausch zwischen den einzelnen Teilnehmern besonders wichtig. Damit die Kommunikation nicht zum Fallstrick wird, sondern ideale Ergebnisse hervorbringt, ist die Projektmanagement Software von Bileico mit weiteren Features ausgestattet.

So haben alle Teilnehmer beispielsweise die Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder das gesamte Projekt zu kommentieren und somit direkt auf Neuigkeiten, Aktualisierungen und Fragen zu reagieren. Eine andere äußerst praktische Funktion ist der Upload von Dateien. Egal ob Word-Dokument, Excel-Tabelle, pdf oder Foto – hier kann nahezu jedes Dateiformat hochgeladen und mit anderen geteilt werden. Die Dateien können entweder direkt im Projekt oder in einer der Aufgaben hochgeladen werden.

Übersichtlich, flexibel und intuitiv bedienbar – mit der Projektmanagement Software von Bileico ist es ein Leichtes, kleine und große Projekte zu planen und in die Tat umzusetzen. Mehr noch: Die Projektplanung macht sogar richtig Spaß und sorgt dafür, dass das Team zusammenwächst.

Bileico kann noch mehr!

Neben dem Projektmanagement, bietet diese Verwaltungssoftware weitere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet: