Vereinsverwaltung online - mit der Vereinsverwaltungssoftware von Bileico
Viele Vereine werden ehrenamtlich geführt. Für die professionelle Verwaltung fehlt da meist die Zeit. Dabei ist es von großer Wichtigkeit, einen Verein zu organisieren und ihm eine Struktur zu verleihen, denn nur so läuft man nicht Gefahr, den Überblick mit der Zeit zu verlieren und Wichtiges zu vergessen. Zum Glück gibt es inzwischen zahlreiche Möglichkeiten, die Vereinsverwaltung zu professionalisieren, ohne dafür haufenweise Zeit zu opfern. Ein gutes Beispiel ist die Vereinssoftware Bileico.
Alles an einem Ort
Das Besondere an Bileico ist, dass der Nutzer alle Funktionen und Aufgabenfelder an einem Ort vereinen kann. Nie wieder eine unübersichtliche Flut an Zetteln und Papieren, keine nervenaufreibende Suche nach Informationen, die am besten sofort benötigt werden. Eine ordentliche Vereinsplanung spart nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Nerven.
Wir haben für Sie mit Bileico eine Vereinsverwaltungssoftware geschaffen, die perfekt auf die Bedürfnisse von Vereinen abgestimmt ist, aber auch für verbessertes Teamwork in Unternehmen genutzt werden kann. Vereinsverwaltung war noch nie so einfach und hat auch noch nie so viel Spaß gemacht.
Nach der Anmeldung, die unkompliziert und selbsterklärend ist, kann es auch schon direkt losgehen. Ihnen stehen eine ganze Reihe von Funktionen und Extras zur Verfügung, die die Vereinsverwaltung nicht nur an einem Ort bündelt, sondern auch zu einem echten Kinderspiel werden lässt. Wichtig zu wissen ist auch, dass Sie mit Bileico verschiedene Gruppen anlegen können. So ist es beispielsweise denkbar, eine Gruppe für den Vereinsvorstand und eine für den gesamten Verein einzurichten. Je größer und komplexer Ihr Verein ist, desto sinnvoller ist es, mit unterschiedlichen Gruppen zu arbeiten. Ein gutes Beispiel hierfür sind Sportvereine, die häufig in verschiedene Abteilungen mit teils sehr unterschiedlichen Interessen, Aufgaben und Zielen aufgesplittert sind.
Vereinsverwaltung von A bis Z
Die folgende Auflistung macht deutlich, was die Vereinsverwaltungssoftware Bileico alles kann und was Sie damit erreichen können. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei lediglich um eine Auswahl der wichtigsten Funktionen handelt. Vereinsverwaltung mit Bileico kann noch viel mehr.
Pinnwand: Wer sich bei Bileico angemeldet hat, gelangt direkt zu seiner Pinnwand. Diese bietet Platz für Notizen, kurze Absprachen und mehr. So haben Sie beispielsweise auch die Möglichkeit, Dateien hochzuladen, die dann von allen Mitgliedern der Gruppe gesehen werden können.
Gemeinsamer Kalender: Ein wichtiger Bestandteil unserer Vereinsverwaltungssoftware ist der Online Kalender, auf die verschiedene Gruppen-Mitglieder zurückgreifen können. Verwalten Sie gemeinsame Termine und weisen Sie Vereinsmitglieder auf anstehende Veranstaltungen hin. Noch mehr zum Online Kalender von Bileico lesen Sie hier.
Finanzen: Auch wenn gemeinnützige Vereine nicht wirtschaftlich arbeiten, haben Sie es doch immer auch mit Geldern, beispielsweise Spenden und Mitgliederbeiträgen zu tun. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, ist eine gute Vereinsverwaltung das A und O. Selbstverständlich hat Bileico auch in diesem Fall die passenden Features parat. Hierbei handelt es sich unter anderem um ein Rechnungsprogramm und verschiedene Übersichten zu diversen Posten.
E-Mail: Unverzichtbar für die Vereinsverwaltung ist außerdem auch die Nutzung eines E-Mail-Programms. Warum einen externen Dienst nutzen, wenn Sie dieses Element auch integriert in Ihrer Vereinsverwaltungssoftware haben können? Bileico bietet die Möglichkeit, mehrere Adressen einzurichten und dementsprechend auch unterschiedliche Konten zu verwalten. Auch hier wird schnell wieder deutlich, wie vorteilhaft es ist, alle Komponenten an einem Ort zu bündeln.
Serien-Mails: Nicht selten kommt es vor, dass mehrere (oder alle) Vereinsmitglieder mit einer bestimmten Information versorgt werden müssen. Der umständliche Weg sieht vor, jeden Einzelnen zu kontaktieren und die entsprechende Information weiterzureichen. Mit der Vereinsverwaltung von Bileico kann dieser Prozess jedoch maßgeblich vereinfacht werden. Mithilfe der Serien-Mails ist es ein Leichtes, verschiedene Kontakte auszuwählen und alle gleichzeitig zu informieren.
Projekte und Aufgaben: Als Verein planen Sie sicher regelmäßig mehr oder weniger komplexe Projekte und Veranstaltungen. Auch hier ist die Vereinsverwaltung von großer Bedeutung. Denn nur, wenn jeder genau weiß, was seine Aufgaben sind, kann das große Ganze am Ende auch funktionieren. Wenn Ihnen das Organisieren und Durchführen großer Projekte bisher sehr schwergefallen ist, kann es durchaus sinnvoll sein, die Vereinsverwaltungssoftware Bileico als Helfer einzusetzen. Mithilfe der Funktionen „Projekte“ und „Aufgaben“ können alle Mitglieder einbezogen und Aufgaben in der Aufgabenverwaltung unmissverständlich verteilt und abgearbeitet werden. Eine übersichtliche To-Do-Liste verschafft dabei den notwendigen Überlick. Gleichzeitig bieten die Module die Möglichkeit, die einzelnen Schritte und Prozesse ideal nachzuverfolgen.
Mitgliederverwaltung: Ein anderer, ganz wesentlicher Bestandteil von Bileico ist die Möglichkeit, Mitglieder anzulegen und mit verschiedenen Informationen zu hinterlegen. So haben Sie alle Vereinsmitglieder (inklusive Adressverwaltung, Geburtsdatum, etc.) stets im Blick und können beispielsweise auch die Eingänge der Mitgliederbeiträge besser koordinieren.
Warum ist die Vereinsverwaltung wichtig?
Selbstverständlich ist es kein Muss, eine professionelle Vereinsverwaltungssoftware wie Bileico zu nutzen. Das bedeutet allerdings nicht, dass es nicht empfehlenswert wäre. Ab einer bestimmten Anzahl von Mitgliedern wird es einfach zunehmend schwerer, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen. Wer sich unzählige, wenig effektive Methoden ersparen will, sollte besser gleich auf die professionelle Vereinsverwaltung setzen und eine Verwaltungssoftware wie Bileico nutzen. Diese Vorgehensweise eröffnet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:
- Die Organisation und Planung innerhalb des Vereins wird an einem (virtuellen) Ort gebündelt
- Verschiedene Personen haben Zugriff auf die Vereinsverwaltung (Stichwort: cloudbasiertes Arbeiten)
- Aufgaben können direkt verteilt und Schritt für Schritt abgearbeitet werden
- Termine und Informationen gelangen direkt an die Mitglieder und können immer wieder abgerufen werden
- Die Gefahr, etwas zu vergessen, sinkt
- Förderung von Teamwork und einem Zusammengehörigkeitsgefühl
- Verringerung von Stress
Eine gute Vereinsverwaltung erleichtert also nicht nur viele verschiedene Arbeitsabläufe, sondern sorgt auch dafür, dass das Stresspotential verringert wird. Darüber hinaus ist auch festzuhalten, dass folgendes beobachtet werden kann: Vereine, die sich selbst gut verwalten, entwickeln ein ausgeprägtes Gruppengefühl. Wenn Aufgaben klar verteilt werden und die Mitglieder Einsicht in unterschiedliche Abläufe erhalten, ist das nicht nur ein Zeichen von Wertschätzung und Vertrauen, sondern unterstreicht auch die Wichtigkeit eines jeden Einzelnen.
Zu guter Letzt kann außerdem festgehalten werden: Die Zeiten, in denen die Vereinsverwaltung als unangenehmes Übel empfunden wurde, sind eindeutig vorbei. Inzwischen ist das Gegenteil der Fall. Wer sich die Zeit nimmt, seinen Verein zu strukturieren und zu organisieren, wird sehr schnell viel mehr Spaß am Ehrenamt und dem Vereinswesen haben. Das wiederum ist die beste Voraussetzung dafür, dass die persönliche Motivation steigt und die Vereine mit Leben und Aktivität erfüllt werden.
Dieser Film vermittelt einen Eindruck über die Vereinsverwaltungssoftware: