Online Adressverwaltung: Alle Kontakte auf einen Blick

Bileico ist die ideale webbasierte Software für alle, die eine Vielzahl von Kontakten verwalten wollen. Das gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Vereine und Privatpersonen. Wenn das analoge Adressbuch nicht mehr reicht, wird es höchste Zeit für eine professionelle Kontaktverwaltung. Die Adressverwaltung mit Bileico ist nicht nur übersichtlich, sondern auch kinderleicht. Eine umfassende Eingabemaske sorgt dafür, dass Sie Kontakte in kürzester Zeit in die Adressdatenbank anlegen und immer wieder aktualisieren können.

Vom Adressbuch zur professionellen Adressverwaltung

Die wohl einfachste Form der Adressverwaltung ist das klassische Adressbuch in Papierform. Dieses kommt vor allem im privaten Bereich zum Einsatz und eignet sich für Leute, die nur eine überschaubare Anzahl von Kontakten verwalten will. Das Problem hierbei ist der statische Charakter der Einträge. Adressen, die sich immer wieder ändern und dementsprechend durchgestrichen werden, sorgen schnell für Unübersichtlichkeit im Adressbuch. Sowohl in der Unternehmens- als auch Vereinsverwaltung ist eine solche Praxis undenkbar. Hier muss mit einem professionelleren System zur Adressverwaltung gearbeitet werden. Doch welche Merkmale sind überhaupt notwendig, um von einem professionellen Kontaktmanagement sprechen zu können? Die folgende Auflistung liefert Antworten:

Digitalisierung der Adressen zur Vermeidung von einem „Zettel-Chaos“ in einer Kundendatenbank
cloudbasierte Verfügbarkeit, sodass die Adressen von verschiedenen Endgeräten abgerufen werden können
einfaches Anlegen und Aktualisieren mithilfe einer entsprechenden Eingabe-Maske
umfangreiche Filterfunktion, um bestimmte Kontakte gezielt zu finden
Möglichkeit, einen Status zu hinterlegen, um Kontakte in verschiedene Gruppen zu unterteilen
Intuitive Handhabung

Das A und O einer guten Adressverwaltung ist die Aktualität der einzelnen Kontakte. Die Verwaltung muss es ermöglichen, eine neue Adresse schnell und einfach einzupflegen, um mögliche Fehler oder Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem ist es von großer Wichtigkeit, dass die Änderung nicht nur für eine einzelne Person, sondern ein ganzes Team einsehbar ist. Hier wird der Vorteil von Bileico als cloudbasierte Websoftware im besonderen Maße deutlich. Hiermit können Sie Kontakte nämlich so anlegen, dass Sie auch von anderen Vereins- oder Teammitgliedern gesehen und unter Umständen auch bearbeitet werden können.

Die Adressverwaltung von Bileico

Wenn Sie mithilfe von Bileico Adressen verwalten wollen, müssen Sie den Menüpunkt „Kontakte“ anwählen. Hier stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Kontakte suchen

Im Laufe der Zeit kann es passieren, dass Sie eine wahre Flut an Kontakten in Ihrer Adressverwaltung anlegen. Dann ist es Gold wert, wenn Sie einzelne Vereinsmitglieder, Kunden oder Mitarbeiter gezielt suchen können. Bileico arbeitet hierfür mit einer umfangreichen Filterfunktion. Hier können Sie Kontakte mithilfe von Firmenname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, E-Mail, Webseite, Telefon, Handy oder Status suchen.

Kontakte anlegen

Ehe Sie Kontakte in Ihrer Adressverwaltung suchen können, müssen diese natürlich zunächst einmal angelegt werden. Für diese Aufgabe bietet Bileico ebenfalls eine übersichtliche und selbsterklärende Eingabemaske, die Platz für zahlreiche Angaben bietet. Die Maske ist unterteilt in die folgenden Felder: Adressdaten, Kommunikation, Geburtstag, individuelle Felder, Kontakt-Status und Notizen. Außerdem haben Sie Möglichkeit, Ihren neuangelegten Kontakt mit einem Profilbild auszustatten.

Tipp: Wenn Sie anfangen, Bileico für Ihre Adressverwaltung zu nutzen, können Sie zwischen den vorgegebenen Kontakt-Status-Optionen „Geschäftlicher Kontakt“, „Vereinsmitglied“ und „Privater Kontakt“ wählen. Über den Menü-Punkt „Extras“ haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Optionen zur besseren und individuellen Verwaltung anzulegen.

Kontakte importieren

Sie haben bereits eine CSV-Datei mit verschiedenen Kontakte und Adressen angelegt und wollen diese nun auch mithilfe von Bileico verwalten? Mit der Import-Funktion ist das absolut kein Problem. Schon nach wenigen Klicks werden alle Adressen an einem Ort vereint und können dort ideal verwaltet werden.

Kontakte exportieren

Das Ganze funktioniert auch in die andere Richtung. Nicht selten kommt es vor, dass Adresslisten beispielsweise in Papierform benötigt werden. Hier empfiehlt es sich, die einzelnen Kontakte als Excel-Tabelle zu exportieren. Diese können Sie im Anschluss entweder direkt ausdrucken beziehungsweise versenden oder erst einmal bearbeiten und an individuelle Wünsche anpassen.

Praxisfelder der Adressverwaltung

Wie wichtig die professionelle Adressverwaltung ist, wird deutlich, wenn man sich vor Augen führt, wer alles davon profitiert und welche konkreten Praxisfelder es gibt. Fakt ist nämlich: Egal ob Sie ein Verein oder ein Unternehmen sind – eine gute Adressverwaltung wird viele Ihrer Arbeitsschritte vereinfachen.

Zu den konkreten Praxisfeldern der Adressverwaltung gehören unter anderem:

Kunden-Akquise
Kundenverwaltung und -kommunikation
Mitgliederverwaltung
Vertriebssoftware
Firmensoftware
Kundenkartei
Mitarbeiter-Verwaltung
Newsletter-Versand und andere Mailing-Aktionen
Interne Kommunikation

Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter besser kennenlernen

Auch bei anderen Feldern kommunikativer Art können Adressverwaltung und Kontaktmanagement eine zentrale Rolle spielen. Wichtig ist, dass entsprechende Möglichkeiten immer voll ausgeschöpft und genutzt werden. Im Fall von Bileico bedeutet das unter anderem, dass Sie die individuellen Felder und Notizen unbedingt nutzen sollten, um ein paar ergänzende Anmerkungen festzuhalten. Das können zum Beispiel Hobbys, Interessen oder auch kulinarische Vorlieben sein, die nicht nur als Smalltalk-Thema geeignet sind, sondern auch die perfekte Inspiration für eine kleine Aufmerksamkeit zum Geburtstag oder Weihnachten sein können. Hier wird deutlich, dass die professionelle Adressverwaltung so viel mehr ist als das bloße Festhalten von Kontaktinformationen. Eine Software wie Bileico bietet Ihnen die Möglichkeit, ein umfassendes Profil einzelner Kontakte anzulegen und dieses immer wieder durch neue und aktuelle Informationen zu ergänzen.

Bis zu 10 Kontakte kostenlos verwalten

Mithilfe der browserbasierten Groupware können Sie bis zu 10 Kontakte anlegen und verwalten – und zwar dauerhaft kostenfrei. Wenn Ihnen diese Anzahl nicht ausreicht, können Sie Ihren Zugang kostenpflichtig upgraden und weitere Adressen einpflegen.

Die Flexibilität, die durch Bileico gewährt wird, führt dazu, dass Sie auf jeden Fall die perfekte Lösung für Ihre Adressverwaltung finden. Denn nicht nur kleine, mittelständische und große Unternehmen sowie Vereine profitieren von unserer Software. Auch Privatpersonen können hieraus durchaus Vorteile ziehen und sich die übersichtliche und einfache Handhabung zu Nutzen machen. Oder anders formuliert: Mithilfe von der Adressverwaltung von Bileico haben das Zettel-Chaos auf Ihrem Schreibtisch und das ewige Durchstreichen in Ihrem Adressbuch ein für alle Mal ein Ende. Stattdessen werden alle Adressen und Kontakte übersichtlich an einem digitalen Ort gebündelt und können dort jederzeit eingesehen und bearbeitet werden. Die cloudbasierte Software von Bileico sorgt sogar dafür, dass Ihre Arbeit nicht an ein bestimmtes Gerät wie Laptop oder Smartphone gebunden ist. Die Adressverwaltung ist mit allen Geräten, die über eine Internetverbindung verfügen, möglich.

Bileico kann noch mehr!

Neben der Adressverwaltung, bietet diese Software weitere Module, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dieser kurze Erklärfilm gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen, die Ihnen Bileico ebenfalls bietet:

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